¿HACEMOS BIEN LAS REUNIONES?

Es muy habitual en el ámbito laboral oír decir a muchos compañeros “no tengo tiempo” “el día no tiene suficientes horas para todas las tareas que debo realizar”; sin embargo olvidan que al organizarnos, planificarnos y priorizar las tareas, se puede llegar a todo.

El tiempo es oro aunque no lo parezca y, como decía Séneca, “nuestro tiempo, en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda los perdemos sin darnos cuenta”.

Muchas veces se nos pasa la jornada laboral sin saber muy bien cómo ha pasado porque hicimos muchas cosas pero no las más prioritarias para nuestro trabajo porque te robaron tu tiempo o mejor diría yo que te lo dejaste robar.

Uno de los ladrones de tiempo más perniciosos son las reuniones de trabajo. Siempre he dicho que son la forma más “eficiente” de perder tiempo y dinero para las organizaciones. Suelen ser muchas, largas e inútiles. Debemos saber para qué nos reunimos teniendo un objetivo claro. Mark Twain dijo: “cuando hemos perdido de vista definitivamente nuestro objetivo es entonces cuando redoblamos nuestro esfuerzo”. Dedicamos el doble de tiempo cuando no tenemos claro qué hacer, debemos focalizarnos hacia las metas que previamente hemos identificado.

REUNIONES QUE NO DEBERÍAN LLEVARSE A CABO:

1. LAS REUNIONES “MISTERIOSAS” o sin orden del día: son totalmente improvisadas, en las que uno no sabe si se hablará de los resultados económicos, de la enésima victoria de Nadal, de la interminable crisis o de qué. En el momento de comenzar se lanza el tema elegido que coge a los asistentes por sorpresa, sin datos, sin información... que conllevará una segunda reunión, donde cada uno de los integrantes podrá defender su área. También se habla y habla sin dirección alguna y aunque se traten los temas que el organizador de la misma tuviera en su cabeza, se tarda en llegar a esos temas o simplemente, hace que la reunión sea interminable.

2. LAS REUNIONES “HASTA CUANDO SEA”. Son reuniones sin hora de finalización y son peores que una maratón non-stop de películas pastelonas. No puede ser que duren tanto porque no se está resolviendo el fin del mundo. Debemos aprender a resumir e intentar ser breves. Tampoco es aceptable una subespecie. LAS REUNIONES “AHORA VOY” o “EMPEZAD SIN MÍ”. Suele pasar que quien convoca la reunión no acude a la hora, o deja a sus invitados que empiecen sin él... ¿De qué querrá que se hable si quien la convoca no está? Hay que ser metódicos e intentar, por todos los medios, seguir el horario establecido en el orden del día. Cada tema debe tener su espacio de tiempo y evitar por todos los medios saltar de tema en tema sin orden lógico. Este tipo de reuniones consiguen que sus asistentes se descentren, o saquen a relucir las diferencias con otros compañeros/departamentos, sin venir al caso.

3. LAS REUNIONES “PER TUTTI”. Las reuniones con miles de asistentes que parecen más una quedada de antiguos alumnos del colegio o de la universidad de tu promoción porque hay algunos que no sabes quienes son y te preguntas a ti mismo ¿estos trabajan aquí? A las reuniones deben asistir las personas estrictamente necesarias porque a mayor número de personas se duplica el tiempo de la reunión para no llegar a nada. Hay personas en las empresas que les encanta coleccionar su asistencia a reuniones porque así pasan el rato. Cuantas veces os habéis planteado la pregunta ¿son necesarios todos los que están en la reunión? Incluso... ¿Y a mí, para qué me han convocado, si esto no va conmigo?

4. LAS REUNIONES “ME COMPROMETO A... NO HACER NADA”. Se suele llegar a acuerdos o reparto de tareas con muchas ganas en la misma reunión, pero a los días, todo el mundo se olvida de lo pactado y de las tareas que tienen que hacer porque, al final, nadie lo va a controlar. Eso sí, igual en un mes la reunión vuelve a convocarse, para hablar de lo mismo y comprometerse a... hacer nada.

5. LAS REUNIONES “BATALLA CAMPAL”. Como ya he comentado en el punto uno, las reuniones sin agenda suelen terminar en reproches interdepartamentales o entre compañeros. La cuestión es buscar culpables que no sean uno mismo. Sólo se escuchan excusas baratas y argumentos que vuelven hacia atrás en vez de avanzar. No podemos llevar las reuniones a lo personal porque, naturalmente, cada uno defenderá su postura. Una reunión de este tipo no es como la camorra aunque a veces lo parece y más de uno si pudiese………

6. LAS REUNIONES “OTELO”. Se trata de una reunión monólogo donde suele haber más gente, sin embargo, hay determinadas personas que toman la palabra y ya no la sueltan, hablando y hablando, sin dejar meter baza e incluso, contradiciéndose. Estas personas se equivocaron de carrera y deberían plantearse la faceta teatral para ir de gira.

7. LAS REUNIONES “SÍ, SÍ, QUÉ BONITO ES TODO”: Quizás sean las más peligrosas, pues demuestran la gran hipocresía que existe dentro de las empresas. Todos los asistentes parecen estar de acuerdo con todo lo debatido, pero tras abandonar la reunión les falta tiempo para empezar a despotricar: “¡Fíjate lo que me han hecho! O ¡no me han dejado hablar!... El momento para haber protestado y defendido la postura propia era antes. Nuestro sabio refranero español ya lo dice claro: “habla ahora o calla para siempre”.

8. LAS REUNIONES “AL FINAL DEL HORARIO LABORAL”.Todos tenemos muchas cosas que hacer. Pero si la jornada termina a las 6, no es lógico poner una reunión a las 6. Los asistentes llevan todo el día trabajando por lo que el nivel de atención bajará. Si además, sumamos esta a una reunión “misteriosa”, “hasta cuando sea” y “empezad sin mí”, “per tutti” “batalla campal” “Otelo”... puede llevar a una catástrofe.

Podríamos continuar con más y más tipos, haciendo una lista interminable. Pero me quedo con estos 8 tipos, como pincelada anecdótica. Quiero mostrar con todo esto que las reuniones tienen que ser provechosas para todos, centrándose en los temas a tratar, con la preparación suficiente, el tiempo controlado y los asistentes necesarios. Sólo así, tendremos reuniones eficaces.

¿Qué otro tipo de reunión pérdida de tiempo añadiríais vosotros?