TODO EL MUNDO SABE DE RECURSOS HUMANOS EN LAS EMPRESAS

Sí, seguro que os habéis encontrado con gente que dice saber de todo en vuestras empresas, y sobretodo, de Recursos Humanos. Vamos, que estáis en ese puesto por su buena voluntad, pero seleccionar un par de personas en dos meses, tampoco es para tanto.

¡Listillos! Son los que lo saben todo, sin necesidad de profundizar en ninguna temática y discuten hasta los más reputados expertos y estudiosos sobre cualquier materia. El sabio refranero español dice “dime de que presumes y te diré de que careces”. Además en la gran mayoría de las ocasiones, los consejos de este tipo de personajes suelen ser lo contrario de lo que te indican.

Hoy les dedico un capítulo a estos “profesionales” presentes en casi todas las empresas, que osan opinar y debatir sobre las disciplinas de otros departamentos incluso, claro está, del área de recursos humanos.

Esto pasa en primer lugar porque es una materia o disciplina muy general en la que abundan profesionales de los perfiles más variopintos. Al no existir una formación académica universitaria específica, son diversas las carreras que tratan parcialmente el tema de los recursos humanos. Curiosamente, sí que hay postgrados específicos y másteres que tratan con detenimiento la gestión de personas, sin embargo, siempre desde un punto de vista teórico/práctico, no real.

Como ocurre en la mayoría de las carreras universitarias, la experiencia profesional debería aportar unos conocimientos sobre la gestión de personas a todo aquel con perfil medio o alto que tengan equipos de personas a su cargo. Pero la práctica es totalmente distinta: los responsables de equipos, especialmente aquellos que han promocionado recientemente, tienen que aprender sobre la marcha a seleccionar a sus equipos, a solucionar conflictos, a supervisar el trabajo, a comunicarse, a motivar, etc. No reciben una formación homogénea y depende mucho de la organización de la que formen parte y de los responsables que tengan.

Por otro lado, aquellos que llevan mucho tiempo gestionando equipos se creen “dioses” sin pararse a pensar si gestionan y motivan adecuadamente a sus personas y tampoco se molestan en conocer la opinión de sus equipos porque lo dan por hecho. Eso sí, cuando sus equipos pecan de mucha rotación, de bastantes conflictos internos, etc.; ellos se lavan las manos diciendo que eso pasa en todas partes, sin hacer autocrítica y preguntarse ¿Por qué eso no pasa en todos los equipos de trabajo de su organización? o ¿Qué hacen los otros gestores de equipo que no hagan ellos?

También existen los burócratas de los departamentos de recursos humanos que se piensan que desde sus “urnas de cristal” pueden gestionar a las personas adecuadamente, olvidándose que necesitan tener un contacto directo en cuanto a comunicación con los gestores de equipos para poder anticiparse y aportar soluciones o alternativas adecuadas a las diversas controversias que se presenten. Los departamentos de recursos humanos tienen amplios conocimientos teóricos sobre procesos de selección, planes de carrera, sistemas de evaluación del desempeño, técnicas de motivación, etc. que conocen de forma general y les falta conocimiento con detalle la globalidad del sector y puestos de su organización para conocer todas sus especificaciones y, a partir de ahí, poder trabajar de forma específica y práctica con conocimiento de causa. Para ello, es fundamental que los miembros de los departamentos de recursos humanos observen el día a día de sus organizaciones e interactúen con todos sus miembros.

Además, los gestores de equipos de personas deben recibir ayuda para poder evaluar cómo desempeñan su labor de gestión de personas con la colaboración de los profesionales de recursos humanos.

El problema fundamental hoy en día es que los gestores de equipos ven a los departamentos de recursos humanos de sus empresas en otra dimensión a la que viven ellos, cuando en el fondo, están en el mismo plano escénico; lo único es que se deben de complementar, escuchar, comprender y aceptar tal y como son unos y otros.

Para ello, se debe de reconsiderar el papel de los departamentos de recursos humanos para que sean estratégicos y para ello, deben ser independientes, sin recibir presiones de la cúpula directiva ni de los trabajadores que les influyan, pero integrados en la unidad. Son un departamento interno que debe buscar el consenso y la mejor solución en cada asunto, sabiendo qué opción debe defender, teniendo en su punto de mira el bien de la empresa y el de los trabajadores al mismo tiempo.

Desgraciadamente, muchas organizaciones no están preparadas porque siguen viendo a las personas como un número más, sin considerarles parte fundamental, por lo que no hay que contar con su opinión. Gran error.

Pero visto desde fuera, el departamento de recursos humanos suele verse como prescindibles o fácilmente cuestionable por el resto de los miembros de sus compañías porque no se ve qué valor aporta a la empresa, sobretodo, cuando todos los departamentos tienen alguna labor común.

Llevar a cabo una entrevista, no consiste en invitar a alguien y hablar por hablar... ¿Cuántas personas en una organización saben realizar una entrevista por competencias para seleccionar a profesionales de cualquier campo? Me atrevería a afirmar que muy pocos. Muchas veces se hacen entrevistas dando importancia a cosas que no la tienen, pasando por alto sus valores competenciales existentes y potenciales.

Mientras los profesionales de recursos humanos no nos unamos por buscar una especialización y homogeneidad en los procedimientos de gestión de personas, seguiremos malviviendo y haciendo labores administrativas y de personal que se hacen de cualquier forma y por ello las pueden efectuar cualquiera porque no las consideran importantes.

¿No es importante saber retener a las personas con talento en cada empresa? Yo creo que sí pues son muchos aquellos que todavía piensan que el que no esté contento ya sabe donde esta la puerta y otros se piensan que sólo es cuestión de pagar más o de prometer cosas generales para que se calmen. Pero retener a una persona supone más que llevar a cabo acciones. Esto requiere un seguimiento de los trabajadores para saber cómo se encuentran en cada momento mediante un plan empresarial de personas coordinado.

¿Qué opináis?

A SEGUIR INTENTÁNDOLO

El quedarse sin trabajo es algo muy usual en este momento en el que vivimos y, por supuesto, inicialmente da miedo; sin embargo, la vida sigue y es una experiencia de la que se aprende mucho y permite ver las cosas desde otro punto de vista.

Cuando buscamos trabajo, lo único que nos alivia a todos es llegar hasta el final de los procesos de selección de nuestro interés y conseguir el puesto de trabajo. Lo demás, poco importa.

Este año hablaba con una amiga que había llegado hasta el final en dos procesos de selección y se había quedado en las puertas de conseguirlo al optar la empresa por otro candidato. Por supuesto, estaba desolada y decía que era una gran faena. El llegar hasta el final del proceso supone que encajas para el puesto y que tu currículum consigue impactar y llamar la atención para conseguir las entrevistas. Cuando a uno le llaman para las entrevistas es porque tienen interés inicial en ti. Yo le dije que cuántas personas válidas se habrían inscrito a esas ofertas y ni siquiera habrían sido llamadas para ninguna entrevista, tirando por tierra sus esperanzas. Hoy en día se inscriben en ofertas 300 candidatos donde antes se inscribían 100 y todos con mucho que aportar a la empresa. Uno puede cumplir los requisitos previos de la oferta y no ser llamado a las entrevistas por múltiples factores.

Por supuesto, con esto no quiero decir que las personas que llegan al final de proceso de selección y no obtienen el puesto tengan que estar más contentas que unas castañuelas, sin embargo, tienen que seguir adelante con ánimo porque van por el buen camino hacia la meta de su particular carrera de fondo.

No olvidéis que cuando uno llega al final de proceso de selección en el que quedan de 3 a 5 candidatos, todos son igual de validos para las compañías y va a depender la decisión final de impresiones, aspectos subjetivos y globales. Los responsables de esa selección sopesan y ven cual encaja mejor en la totalidad de los aspectos. También tendrá un factor importante en la decisión la intuición de los futuros responsables directos de esa persona. Tampoco no olvidemos que la selección de personal no es una ciencia exacta, ni tampoco es justa al 100% y que las interpretaciones subjetivas siempre aparecen en mayor o menor medida. Y a veces, la decisión es la errónea.

A lo que voy es que el quedarse con la miel en los labios a todo el mundo le pasa alguna vez o más en un proceso de selección, oposición y en la vida misma en la que competimos con otras personas por diversas cosas. Es preferible que lo tengáis asumido y sepáis sacarle partido para ser más fuertes. Gustarle a todo el mundo es imposible y eso no significa que no valgáis ni tengáis infinidad de cosas que aportar.

Hay muchos peces en el mar y menos mayoristas y minoristas de pescado interesados en pescaros a todos, sin embargo, tarde o temprano os tocará a vosotros. Es cuestión de tener paciencia y de saber quién os conviene más.

COSAS QUE NO SE APRENDEN EN LOS CURSOS DE BÚSQUEDA DE EMPLEO

Desde siempre, y ahora incluso más, hay infinidad de cursos de búsqueda de empleo , impartidos por múltiples organizaciones y gurus que parecen ser la panacea y que por el simple hecho de asistir, van a proporcionar un puesto de trabajo a todo asistente o les van a dotar de la idea mágica para conseguirlo lo antes posible.

Pero, para que los cursos de búsqueda de empleo tengan éxito, se requerirá un trabajo previo, simultáneo y posterior a la realización del mismo.

A continuación, trataré de reflejar las cosas que no aprenden los asistentes a los cursos de búsqueda de empleo pero que son vitales para sobrevivir en la jungla en la que se está convirtiendo esto.

Para empezar, nadie dijo que la búsqueda de trabajo personal fuese fácil y que va a requerir mucho esfuerzo por parte del que está en el proceso, que supondrá tardar a veces más tiempo del esperado para obtener resultados.

Siempre se puede mejorar la estrategia y las técnicas de búsqueda de empleo. De nada sirven que se os den las pautas esenciales sobre el tamaño del currículum o sobre el adecuado orden de sus secciones si vosotros no estáis dispuestos a cambiarlo. Un perfil profesional de 8 hojas está genial, sin embargo, ¿no creéis que tal se pueda concretar más? Y no me vale que me digáis que todo es importante porque puede que lo sea para una biografía, pero no para un currículum.

Los asistentes a este tipo de formaciones suelen caer en el típico autoengaño del “no tengo tiempo” y que todas las herramientas de búsqueda ya están bien sin intentar aplicar lo expuesto. No es que os falte tiempo sino que os da pereza poneros a modificar todo vuestro currículum y a replantearos la forma de buscar trabajo; el ser humano es cómodo por naturaleza y cuanto menos activos se está más vagancia hay en el cuerpo. Será necesario ponerse manos a la obra y hacer lo que más ayude a encontrar un trabajo.

No hay que dejarse llevar por el pesimismo extremo que tienen algunos diciendo “como las cosas están muy mal, nos quedamos en casa a que me digan cuando mejoran las cosas”. Es decir, os quedáis estáticos, sin avanzar. Esto es lícito, sin embargo, todas las acciones tienen sus consecuencias y ese vacío será un lastre imposible de cubrir. Igualmente, el positivismo extremo, pensando que “como sois maravillosos os irán a buscar a casa y que en un abrir y cerrar de ojos, estaréis colocados” no es la realidad actual. Hoy en día hay grandes profesionales buscando trabajo, igual de potentes y capaces que vosotros. Así que, ante todo, humildad.

Las nuevas herramientas de búsqueda de empleo que se os enseñen no son ni mejores ni peores que las que ya usáis sino una más que debéis conocer, probar y aplicarla a vuestra “cruzada personal” de forma adecuada. Muchas asistentes a estos cursos tienen miedo a cambiar sus hábitos y, por ejemplo, sin probar las redes profesionales ya dicen que no van con ellos. Y pregunto yo ¿Cómo podéis decir esto si no las habéis probado? Luego para conocer una nueva herramienta y aprender a sacarle partido, hay que dedicarle tiempo para observar lo positivo y negativo que puede tener para vosotros en la adaptación. Y no considero tiempo a 5 minutos o 1 hora en que lo miráis por encima y ahí se queda, despotricando encima luego sobre herramientas que no conocéis y que quizás no tuvisteis éxito con ellas por un uso erróneo.

Debéis aprender a ver más allá de lo que se os enseña. Quiero decir que debéis tener iniciativa y ser imaginativos porque hoy en día todo vale para buscar trabajo. Es decir, debéis estar receptivos porque nunca se sabe cuando saldrá la oportunidad que estabais esperando.

Voy a contar una anécdota que creo que refleja muy bien lo que comento. El otro día iba en el transporte público de mi ciudad en una de sus líneas que, al ser hora punta, iba bastante repleto de personas y una de ellas se puso a hablar por el teléfono móvil, sin darse cuenta que los demás podíamos escucharle. Esta persona estaba hablando con otra de que no encontraba a nadie para un puesto de trabajo específico y que ya no sabía que hacer. Finalmente, la comunicación finalizó y tras unos minutos de silencio, una chica que iba en ese autobús se acercó para indicarle que no había podido evitar escucharle y que, si no tenía inconveniente, ella podría estar interesada en el puesto y que le podía dar su número de teléfono o email para enviarle su currículum. Ésta aceptó la propuesta. Obviamente hay personas que pensarán que está bien lo que hizo, otros que mal, sin embargo, solamente vio una oportunidad y sin pensarlo dos veces fue a por ella. Que los demás no usen determinadas técnicas o artes de búsqueda de empleo no quiere decir que no sean buenas.

Igualmente, las personas que buscáis trabajo tenéis que tener objetivos medibles y alcanzables que os ayuden a conseguir el trabajo en el área o sector especifico en el que buscáis. Si queréis que cambien las cosas respecto a vuestra situación laboral, deberéis de replantearos vuestros hábitos para seguir avanzando porque si hacéis lo mismo de siempre, que no ha dado sus resultados, seguiréis así por los siglos de los siglos.

En la búsqueda de empleo vais a recibir más de un “no” y bastantes decepciones y eso no quiere decir que no valgáis sino que debéis seguir intentándolo con más fuerzas aun.

De la misma forma debéis asumir que los procesos de selección no son justos y que muchas veces los candidatos más adecuados se quedan fuera por diversas razones, sin embargo, las cosas son así y hay que asumirlas. La vida no es justa en muchas ocasiones y no por ello vais a dejar de vivir.

El conseguir un trabajo hoy en día requiere esfuerzo por vuestra parte; esfuerzo y más esfuerzo para finalizar la carrera de fondo. Todos los días cuentan y supone que debéis de practicar y buscar nuevos frentes a los que atacar.

Muchas veces, las personas de vuestro entorno cercano os van a decir lo que queréis oír y no lo que piensan en realidad sobre vuestra estrategia de búsqueda de empleo por miedo a vuestra reacción. Todos tenemos cosas que mejorar porque la perfección no existe. Tenéis que aprender a asumir vuestras carencias para ser más competitivos.

¿Qué otras cosas no aprenden las personas en los cursos de búsqueda de empleo? ¿Qué tenéis que decir sobre este tema?

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

Todos, en más de una conversación informal con otros compañeros de trabajo habéis estado hablando sobre que funciones os tocan acometer en vuestro día a día, sin daros cuenta de que os estáis refiriendo a las descripciones de vuestros puestos de trabajo, en mayor o menor medida. Y partiendo de esto ¿Os habéis parado a pensar qué son las descripciones de puestos de trabajo?, ¿Para que sirven?

Para la gran mayoría de las personas, la descripción de puestos es saber qué es lo que tienen que hacer en sus puestos de trabajo, además de establecer dónde comienzan y acaban sus responsabilidades. Y ahora os pregunto yo ¿Cuántos de vosotros lo sabéis? Pues sinceramente de forma clara y adecuada, muy pocas personas.

Luego ya el para qué sirven, ni os lo habéis planteado porque no nos paramos a ir más allá de lo que son las cosas.

La descripción de puestos es de lo que todo el mundo habla en más de una ocasión pero que pocos saben en realidad en qué consiste y la utilidad que puede tener para todos vosotros.

Antes de comenzar la descripción de puestos de trabajo hay que proceder a realizar el análisis de los puestos de trabajo en función de su naturaleza y no de la personas o personas que vayan a o estén desempeñando esos puestos. Todos surgen de unas necesidades que tienen que cumplir. Por lo tanto, deberemos de observar las mismas y en función de las mismas, descubrir qué tiene que desarrollar cada puesto de trabajo en si para cumplir esas necesidades. Igualmente en el análisis hay que ver qué tienen que aportar los trabajadores que ocupen u ocupan esos puestos para cumplir con las tareas que exige ese puesto de trabajo.

Por resumir, podríamos definir el análisis de puestos de trabajo como la observación general de forma minuciosa y objetiva del contenido, aspecto y condiciones que rodean a cada puesto de trabajo que se verán reflejadas en la correspondiente descripción.

A continuación, entramos de lleno en las descripciones de puestos de trabajo en si, que son una herramienta que debe reflejar de forma detallada qué es cada puesto de trabajo, qué funciones tienen que acometer las personas que los desempeñen, cuáles son sus responsabilidades, de quiénes dependen y a los que tienen que reportar, herramientas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo, aptitudes, actitudes, competencias, formación que deben de tener los trabajadores que vayan a ocupar cada puesto de trabajo especifico, etc. En otras palabras, las descripciones de puestos de trabajo son los retratos de lo que hace cada puesto, para qué sirven estos y lo que se puede esperar de ellos.

Por supuesto, cuantos más datos tengamos podrán tener más utilidad dentro de la compañía. Las descripciones de puestos de trabajo ayudan mucho o deberían hacerlo, a los departamentos de personal y a las otras personas de las empresas involucradas en la selección de personal para saber qué deben cumplir los candidatos ideales y poder explicar de forma detallada lo que tendrán que desempeñar en el mismo. De la misma forma sirve para los procedimientos de promoción interna de la compañía. Son imprescindibles las descripciones de puestos de trabajo de cara a llevar a cabo las evaluaciones de los puestos de trabajo.

Las descripciones de puestos de trabajo sirven de la misma forma para elaborar el organigrama de la compañía porque ambos deben estar relacionados y no estar separados como pasa en muchas compañías.

El problema es que las descripciones de puestos suelen ser genéricas y sin valor que recogen unos cuantos datos de forma espontánea, sin un análisis previo.

Las descripciones de puestos de trabajo deben ser detalladas y ser revisadas constantemente para reflejar los cambios que se vayan introduciendo en cada puesto ya que debe ser una lectura actual de lo que son. En su elaboración deben estar implicados el departamento de personal, los responsables de cada departamento involucrado, la cúpula directiva y las personas de la compañía que fuesen precisas, porque es un trabajo de equipo, ya que no olvidemos que cuatro ojos ven más que dos y así sucesivamente.

De la misma manera las descripciones de puestos de trabajo deber ser conocidas por todos los miembros de las empresas para saber que deben hacer, que se espera de ellos, etc.

La descripción de puesto debe de comenzar por especificar el nombre del puesto, el departamento en el cual se integra, puesto o puestos de los que depende y su situación dentro del organigrama.

Luego deben especificarse las funciones que tienen que desempeñar las personas que ocupen cada puesto de una forma precisa y extensa. Por supuesto, no habrá que olvidar que una descripción de puestos es imposible que refleje al detalle el 100% del trabajo de cada profesional porque es una descripción del puesto en si y no de cada persona. A lo que me refiero, es que van a verse reflejadas grupos de tareas específicas. No por que no estén incluidas, no han de hacerse. Un puesto de trabajo puede suponer actividades extra que no estén especificadas en la descripción del puesto. Es lo que se entiende por flexibilidad.

También se deben especificar las metas a las que se quiere llegar. Es una forma de clarificar conceptos y evitar malos entendidos. Además, tiene que quedar claro a quien se debe reportar especificando el puesto de trabajo concreto al que acudir para evitar interpretaciones de ningún tipo.

Igualmente se deben de reflejar los requisitos que debe de cumplir cada trabajador que desempeñe ese puesto especifico a nivel de estudios, competencias, actitudes, aptitudes, etc. También deberían venir reflejados el nivel de conocimientos de determinados aplicaciones o herramientas técnicas que se requieran en cada puesto. De cara a poder justificar que las personas que ocupan esos puestos los tienen. Eso sí, las descripciones de puestos deben recoger todo aquello que realmente se precisa para el desempeño del mismo. Porque a veces se inflan las descripciones en las empresas con multitud de requisitos que nadie necesita para desempeñar esos puestos de trabajo.

De la misma manera, se deben recoger las herramientas precisas para poder ejecutar esas tareas, contemplando las condiciones del puesto de trabajo a nivel de ergonomía para evitar ubicaciones erróneas por no contemplarlo. Sin olvidar, por supuesto, la relación de riesgos que puede conllevar cada puesto en caso de haberlos.

Una vez que tenemos la descripción de puestos es de obligada necesidad que cada vez que se incorpore un nuevo trabajador a la compañía o se cambie a alguien de puesto, se le entregue y explique la descripción del nuevo puesto de trabajo para que todo quede claro y en caso de que pueda tener dudas el trabajador pregunte para despejarle los interrogantes que pueda tener. Y esta descripción de puestos ya se la queda el.

Para finalizar, me gustaría pedir que las empresas se conciencien de la importancia que tienen las descripciones de puestos de trabajo y le saquen el verdadero partido que pueden tener a pesar de lleve un gran trabajo detrás que luego se vera recompensado. De esta forma dejaremos de verlo como algo residual. Eso si, habrá merecido la pena porque todos los trabajadores sabrán que tienen que hacer y a quien acudir y pregunto yo ¿Pasa esto ahora en vuestras empresas? De esta forma se ahorra mucho tiempo que se invierte en cosas productivas y sino hacer la prueba.

FASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Antes de poner en marcha un proceso de selección, se han tenido que tener en cuenta muchas cosas para garantizar su éxito. La preparación, planificación y coordinación son fundamentales para conseguir encontrar al candidato más adecuado.

En primer lugar, se ha de producir la detección de la necesidad de cubrir una nueva vacante que no va a ser posible cubrir por otros medios como promoción interna o reestructuración de personas de otros equipos. Debemos darnos cuenta de que el coste que conlleva incorporar a una o varias personas debe ser cubiertos con creces con la ganancias que van a aportar a medio plazo.

Igualmente, debemos asegurar cuanto tiempo van a ser precisas esas nuevas personas. En función de esto, las alternativas a aplicar serán distintas. A la hora de ofertar una vacante habrá que dejar claro el tiempo que esa incorporación será necesaria y evitar, así, crear falsas esperanzas a los posibles candidatos.

Por esta razón, antes de poner en marcha un proceso de selección, se debe estar seguro que realmente es preciso cubrir esa necesidad y que hay un acuerdo entre todas las partes de la compañía involucradas en la cobertura de esa vacante. Esto es crucial para evitar dosificar esfuerzos y para evitar pérdida de tiempo productivo en cosas que no son precisas.

Por lo tanto, la comunicación es fundamental para zanjar todas las dudas que se puedan tener sobre la necesidad o no de ese proceso y para poner encima de la mesa todas las alternativas posibles.

Es de vital importancia, que el departamento que solicita un puesto de nueva creación justifique la necesidad objetiva. Un pico puntual de trabajo no justifica el incorporar un nuevo recurso como alternativa principal. Sólo conlleva que posiblemente a corto plazo, todas las tareas estén realizadas y las personas estén de brazos cruzados.

Una vez solucionado esto hay que elaborar de forma consensuada el perfil del puesto, determinando de forma detallada las competencias requeridas a todos los niveles. Cuanto más se afine y se concrete, más posibilidades de acertar habrá.

La parte que necesita cubrir esa plaza y la encargada de buscarla deben ponerse de acuerdo. La primera debe saber explicar lo que necesita y la segunda entender lo que la otra quiere transmitirle. No se debe sobrentender nada ni dar nada por hecho. Ante cualquier tipo de duda, será mejor preguntar antes de poner en marcha el proceso.

Una vez determinado el perfil es hora de insertar la oferta de trabajo y difundirla en los canales adecuados para que llegue al público objetivo al que se pretende llegar. Lo mejor es optar por insertar la oferta en varios medios a la vez para tener más probabilidades de éxito. A cuanta más gente lleguemos más posibilidades tenemos de encontrar a potenciales candidatos que cumplan, a priori, el perfil que buscamos. Hoy en día, el canal que mejor suele funcionar es insertar las ofertas de trabajo en la red, en una o varias de las Webs de empleo especializadas.

Igualmente, las redes profesionales son un buen canal donde publicar las ofertas de vuestras compañías. No olvidéis insertar las ofertas también en las universidades o colegios profesionales en función del perfil a cubrir.

Las que cada vez tienen menor demanda son las inserciones de las ofertas de trabajo en prensa escrita especializada porque para el coste que tienen los resultados son bastantes pobres en comparación con las otras herramientas que he comentado.

Una vez insertada la oferta lo normal es dejar un plazo de una semana a 10 días para la recepción de las candidaturas antes de comenzar las pruebas selectivas. Al empezar a recibir los CV deberemos establecer los filtros adecuadas para cribar los candidatos que nos lleguen en función de diversos criterios. Lo más recomendable es establecer 3 grupos de candidatos e irlos agrupando. En el primer grupo podemos poner a los que cumplen todos los requisitos y se cuenta con ellos para las distintas pruebas selectivas.

En el segundo grupo, ponemos a los candidatos que no cumplen todos los requisitos necesarios, sin embargo, pueden ser necesarios si fallan los del primer grupo.

Por último, en el tercer grupo están los candidatos que no encajan para el puesto buscado pero que pueden ser interesantes en un futuro para otro tipo de necesidades y que vienen bien guardarlos en vuestra base de datos.

A pesar de que siempre nos quejamos de la falta de tiempo, es muy recomendable notificar a todos los candidatos que nos hicieron llegar su candidatura si encajan con el perfil o no, agradeciéndoles el interés por formar parte de vuestras compañías.

Es algo que cuesta poco y que causa una buena impresión a los candidatos. No olvidéis que estamos tratando con personas y que quieren ser tratados como tales. Las empresas no son nada sin las personas. Así pues, debemos cumplir las expectativas de los candidatos. Con un mensaje estándar es más que suficiente. Lo que cuenta es la intención y los pequeños detalles, a la larga, cuentan.

Una vez clasificados todos los CV, debemos comenzar las pruebas selectivas con los candidatos que cumplan el perfil. Las cribas se van haciendo progresivamente, conforme se vayan recibiendo CV para no hacerlas de golpe.

Las pruebas a realizar van a depender mucho del tipo de puesto a cubrir, del número de vacantes, de los conocimientos requeridos, etc.

Yo siempre recomiendo realizar una pequeña entrevista telefónica para contrastar que los candidatos preseleccionados cumplen los requisitos y así no hacernos perder el tiempo. En una conversación de unos pocos minutos se comprueba sin problema.

Si se requiere tener determinados conocimientos específicos es fundamental realizar pruebas técnicas de esos conocimientos a los candidatos. Es una comprobación necesaria para evitar la picaresca de la mentira del CV. Este tipo de pruebas no dejan lugar a dudas. Aquel candidato que alegue nervios, no estar preparado y se niegue a realizar la prueba, quedará automáticamente desechado, para esta y otra prueba, por que claramente, ha mentido en su carta de presentación y sólo ante la presión ha decidido decir la verdad. No es el candidato adecuado para nuestra empresa.

Para finalizar, lo más adecuado es realizar una entrevista en profundidad para poder prestar atención a toda la trayectoria de los candidatos más completos hasta ese punto, que han ido superando las anteriores pruebas.

Hay distintos tipos de entrevistas que analizaremos otro día. Lo más aconsejable es realizar una combinación de todas, adaptándolas a cada candidato en función de lo que sea más adecuado averiguar o contrastar de cada uno. Debemos saber sacar de cada candidato lo que necesitemos saber. Sobre todo, se debe incidir más en aquello que nos genera duda o que no nos queda claro.

Da muy buenos resultados la entrevista por competencias en las que se preguntan cosas relacionadas directamente con las capacidades concretas que se requieren para ese puesto de trabajo. Cada candidato es un mundo a parte que los seleccionadores debemos saber descifrar para encontrar la combinación que a veces no nos quieren dar pero que tenemos que conseguir que lo hagan.

Cuando hemos realizado las entrevistas en detalle y dudamos entre varios candidatos porque todos pueden encajar, va muy bien, para sacar conclusiones aclaratorias, el realizar dinámicas grupales para ver como interactúan entre ellos y ver qué rol adquiere cada uno dentro del grupo en la resolución de un supuesto práctico que tienen que resolver entre todos.

Aquí, la observación es vital y es igual de importante lo que dicen como lo que no dicen. Esto nos puede decir con bastante seguridad cómo se comportará cada candidato con sus compañeros de trabajo ante este tipo de situaciones.

Los test psicotécnicos también se pueden usar para realizar la selección para evaluar el potencial de los candidatos con respecto a determinadas aptitudes que, sin estar ligadas a un conocimiento concreto del puesto, pueden contribuir a un buen rendimiento en el mismo. Estas se suelen usar como pruebas eliminatorias en las que hay un volumen elevado de potenciales candidatos.

Aquí se establece un baremo de corte necesario para pasar a las siguientes pruebas. Los test psicotécnicos se pueden superar con práctica, cogerles el truco a las distintas baterías de test (numéricos, de razonamiento abstracto, de capacidad verbal, de inteligencia general, etc.). Este tipo de pruebas suelen dejar a candidatos adecuados para el puesto en el camino, sin embargo, esto se sabe y se asume como un mal necesario. Es una prueba que permite eliminar candidatos rápidamente y avanzar con rapidez en el proceso de selección.

Lo mejor para llevar un orden y control es establecer un informe de cada candidato finalista para plasmar en el mismo los resultados de cada prueba y las conclusiones generales con la recomendación final.

Lo mejor es presentar a varios candidatos idóneos para que el departamento de personal y el responsable del departamento para el que se selecciona, decidan cuál es el que mejor encaja en todos los aspectos. Es muy importante que realicen el proceso de selección de forma conjunta, para ir poniendo puntos en común y que, así, la decisión final sea más fácil.

Debemos tener en cuenta, a parte de que sea la persona que mejor encaje con el perfil, que también sea una persona que encaje con la compañía y con el resto de las personas que conforman el departamento al que se integraría. Una vez tomada la decisión, no acaba el proceso de selección sino que continúa en otra fase. Se ha de pasar a hacer el seguimiento de la persona seleccionada para ver que realmente cumple con las expectativas depositadas en él. De la misma forma, debemos ayudarle a que su integración sea la adecuada, ayudándole a superar las adversidades iniciales.

Como veis, un proceso de selección es mucho más que insertar una oferta y realizar cuatro entrevistas. Hay que dedicarle tiempo. La preparación es la clave del éxito.

Las fases del proceso de selección son como las piezas de un rompecabezas que sólo tienen una posición válida que habrá que saberla encontrar rápidamente, teniendo en cuenta muchos factores que están ahí y que debemos saber identificar.

En la selección, todas las partes tienen que trabajar en equipo hacia el fin común que no es otro que encontrar a los candidatos idóneos para el puesto y la compañía.

Y NOS DIERON LOS DOS Y LAS TRES….

La verdad es que la duración de los procesos de selección en algunas organizaciones es un cachondeo; se sabe cuando comienzan pero no cuando acaban.

Muchos de vosotros habréis experimentado en alguna ocasión el inscribiros a una oferta de empleo de vuestro interés en la que, a priori, cumplís el perfil. Sin embargo, van pasando las semanas y al no recibir comunicación alguna, os olvidáis; dais por hecho que no erais el perfil buscado. Sorprendentemente, al tiempo, os llaman para entrevista, habiendo pasado varios meses desde que os inscribierais.

Vuestra reacción dependerá de si estáis todavía en búsqueda de trabajo o no. No obstante, a pesar de mostraros receptivos, vais a estar con la mosca detrás de la oreja porque no es ni medio normal.

Las razones pueden ser varias: en primer lugar que la selección se llevara a cabo, pero el candidato seleccionado haya rechazado la oferta por diferentes circunstancias y que los demás candidatos entrevistados no terminasen de encajarles; así pues, necesitan tirar de nuevo de los perfiles inscritos e inicialmente desechados.

Otra opción es una descoordinación entre el departamento que solicita este recurso y el departamento de personal. A veces los solicitantes ponen en su boca la palabra “recurso urgente” y a la vuelta de dos días esa urgencia se convierte en necesidad previsible, lo que hace que el proceso puesto en marcha deje de tener sentido, siendo una pérdida de tiempo para la empresa y los candidatos inscritos. Si por cualquier circunstancia, se suspende el proceso hay que avisar a los candidatos que cumplan el perfil para informarles de esta circunstancia y dar una buena imagen de empresa, indicándoles que cuando se vuelva poner en marcha, os pondréis en contacto con ellos para preguntarles si aun están interesados.

Antes de poner en marcha un proceso de selección externo hay que justificar adecuadamente la necesidad real del mismo. Habiendo explotado al máximo la opción de cubrir esa vacante a través de promoción interna, para permitir, primero el desarrollo profesional del potencial que ya esta en vuestra organización. No sería la primera vez que se cubre una vacante con un perfil externo teniendo en la organización alguien válido para ocuparlo; sin embargo, nadie cayó en contar con él porque se actúa sobre la marcha, sin preocuparnos por incentivar la promoción interna. Luego, no os sorprendáis de que la gente interna se queje porque perciben que se da más importancia a la gente de fuera que a la que ya forma parte de la organización.

Eso sí, cualquier persona interna no vale para ocupar los puestos de nueva creación; hay ocasiones que se cubre con alguien interno porque no había nadie mejor y esto también es un error. ¿En cuántas organizaciones hay personas ocupando puestos para los que no encajan porque las decisiones se tomaron a la brava?

También hay que barajar la opción de cubrir esa vacante reubicando recursos de ese perfil de otros equipos que por falta de carga de trabajo suficiente están disponibles en estos momentos. Hay que prestar atención a esto; sino podéis encontraros con la paradoja de tener mal distribuidos los recursos en vuestra organización, es decir, tener exceso o defecto de personal por falta de previsión, que os traerá verdaderos problemas.

El departamento de Recursos Humanos tiene que ser tajante y si no se justifica adecuadamente la necesidad de incorporar un nuevo recurso de forma objetiva por la parte solicitante, debe denegar la puesta en marcha de ese proceso de selección hasta nueva orden. Igualmente, a parte de justificar su necesidad real, el solicitante interno debe de completar el perfil requerido, con toda la información, para ponernos a buscar el candidato que se ajuste a lo necesitado y, así, evitar incoherencias entre lo pedido y lo buscado, ocasionado por una mala comunicación entre ambas partes.

Es más, si a Recursos Humanos nos falta algún dato del perfil, tendremos que negarnos a comenzar su búsqueda hasta contar con la información precisa y, así, hacer bien nuestro trabajo.

Debe de haber correlación entre los requisitos buscados por la empresa en los candidatos y lo ofrecido para ocupar ese puesto. En más de una ocasión, os vais a encontrar ofertas en las que se solicita candidatos con 2 años de experiencia como mínimo en el puesto y a la vez se exige como requisito imprescindible el haber finalizado recientemente sus estudios superiores. ¿Tiene sentido?

O en otras ocasiones, se piden para cubrir determinados puestos, determinada experiencia y conocimientos en materias específicas que, ni las personas que ocupan ese puesto en vuestra organización lo cumplen. Hay que ser coherente y realista con los requisitos pedidos. Si las personas que ya ocupan ese puesto no los cumplen ¿Cómo podemos pedirlos para ese mismo puesto de nueva creación?

Tampoco hay que olvidar que para exigir tendremos que ofrecer unas condiciones acordes a lo aportado. A veces, queremos incorporar un perfil senior con un salario de júnior; no hay correlación entre una cosa y otra. El departamento de recursos humanos no puede hacer milagros. Lo bueno, bonito y barato no suele abundar fácilmente en el mercado.

Una vez que se han puesto en claro todas estas circunstancias motivadoras de conflicto interno hay que ponerse manos a la obra con rapidez. Porque el tiempo es oro y para la mayoría de los perfiles a buscar hoy en día hay que estar veloz y anticiparse al resto de la competencia. El mayor número de candidatos inscritos se producen en la primera semana de inserción de la oferta. Tampoco olvidéis que los candidatos que están embarcados en busca activa de empleo no se limitan solo a vuestra oferta y diversifican su atención en varias ofertas de perfil similar y tener más opciones de éxito.

Por lo tanto, las cribas iniciales recomiendo hacerlas al instante, procediendo a citar a los candidatos que encajan en el perfil para una entrevista y poder cubrir la vacante lo antes posible. El tiempo máximo de duración del proceso de selección, si hay la coordinación entre las partes involucradas en la selección no debería ser superior a las 3 semanas como máximo, a pesar de que el proceso de selección sea en una provincia distinta a la de ubicación física del departamento de recursos humanos. No podéis insertar una oferta de trabajo y tardar más de una semana en comenzar a citar a los candidatos para las entrevistas porque, en muchos procesos, el desperdiciar un día es algo que se paga caro. Debéis planificaros y organizaros para alcanzar el éxito.

Toda demora que vaya más allá de este plazo no tiene lógica. Cuando ocurre, algo ha fallado a la hora de preparar la puesta en marcha del proceso. Recordad que el fracaso de un proceso de selección supone una perdida importante de tiempo y dinero para vuestra organización e incluso, del candidato óptimo. Igualmente, supone duplicar esfuerzos y costes porque habrá que volver a comenzar desde el principio para cubrir esa vacante; al haber pasado tanto tiempo, la mayoría de los candidatos inscritos a la oferta anterior ya no estarán interesados, por haberse vinculado ya con otra organización.

Pero no solo eso. La mala imagen de empresa que se da al ver la misma oferta publicada de nuevo tras haber permanecido la anterior el máximo plazo posible en el mercado de trabajo. Los candidatos sacan sus propias conclusiones, porque ellos no conocen las verdaderas circunstancias que os han llevado a esta situación.

Muchas veces, los candidatos tienen la sensación de que una oferta que está constantemente insertada alternando diferentes periodos de tiempo se debe a que la empresa ofrece malas condiciones que provocan una alta rotación en el puesto. A veces es cierto y otras no. Sin embargo, es muy complicado eliminar la mala imagen que puede provocar vuestra organización entre los posibles candidatos aunque no sea veraz. Los rumores hacen mucho daño así que cuidado con este tipo de cosas.

Por lo tanto, las organizaciones tenéis que planificaros y coordinaros adecuadamente para evitar estos errores. No es tan complicado ponerse de acuerdo entre los diferentes departamentos para un proceso de selección. Las cosas hay que prepararlas con tiempo, teniendo todos claro lo que se busca al mismo tiempo que evitar incoherencias. Aparte, debéis exigir coherencia interna y hacer ver a los demás que, para hacer bien vuestro trabajo de búsqueda de nuevos recursos, se os debe avisar con tiempo suficiente para hacerlo bien, tendiendo también en cuenta la dificultad de encontrar ese perfil en el mercado. Hay veces que nos solicitan tres recursos de un día para otro y esto es intolerable. Por eso existe algo que se llama “previsiones de personal”.

Así que si se producen estos errores en vuestra organización, aun estáis a tiempo de solucionarlos, buscando qué es lo que falla para esta falta de organización y planificación interna para que funcione la selección a la perfección. Así que ya sabéis, con ganas de hacerlo, todo tiene remedio.