martes, 10 de noviembre de 2009

CASO PRÁCTICO 6: REUNIONES DE TRABAJO

En una empresa de tamaño medio del sector legal, con sede en Madrid es habitual celebrar muchas reuniones semanalmente que no ayudan para nada a bajar la carga de trabajo.

Las reuniones son siempre de 25 personas mínimo, porque se convoca a muchos asistentespor si acasosus responsables no van puedan ir ellos. Se envía un orden del día con un par de días antes de la celebración, si hay suerte. Así que el personal tiene poco tiempo de preparar los temas de las reuniones. Estas se prolongan en el tiempo, durando entre 4 ó 5 horas en las que se suele hablar de todos los temas menos de los previstos en el orden del día.

La concreción sobre los diferentes temas es mínima. Se intenta avanzar pero siempre quedan puntos pendientes para la siguiente reunión que impide sacar conclusiones ni acciones a seguir. Pasan los días y esos pactos verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a celebrar una reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros van perdidos.

La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal esta muy presionado y quemado porque para poder sacar su trabajo adelante tienen que hacer jornadas interminables de 8 de la mañana a 22 de la noche. No es algo puntual sino que pasa a ser lo habitual. Todo el personal se pasa medio día reunido en persona o por teléfono, sin determinar ni concretar y esto produce que se solapen temas, haciendo en más de una ocasión varias personas las mismas tareas y en otros momentos se quedaron temas sin tratar porque unos se pensaron que los harían otros. Al final, nadie lo gestiona.

¿Qué problemas ves aquí? ¿Suele ocurrir esto en las organizaciones? ¿Cómo se puede mejorar la comunicación y la gestión del tiempo de las reuniones? ¿Qué opinas de la productividad? ¿Tiene solución?

8 comentarios:

José Miguel Bolívar dijo...

Es una sarta de despropósitos :-)
Hay que convocar con tiempo (varias semanas, no dos días), sólo a quien es indispensable que asista, con una agenda clara, sin demasiados puntos a tratar y adelantando la información de respaldo, hay que respetar escrupulosamente los tiempos marcados en la agenda. Es esencial que haya un acta de la reunión (2.0 no 1.0) y que se haga seguimiento de los compromisos adquiridos. Hay algo positivo: sólo pueden mejorar :-)

Economía Sencilla dijo...

Estoy de acuerdo con José Miguel Bolívar, lo único positivo es que a poco que cambien, mejorarán, porque es un sarta de despropósitos: convocan con un orden del día previo (parece que hacen algo bien), pero no lo siguen, avisan con un par de días (con antelación, pero parece que insuficiente), llaman a demasiada gente "por si acaso", no tienen una duración predeterminada, ni recogen un acta con conclusiones, responsables y plazos.

Pues aunque parezca raro, no es tan infrecuente el caso que comentas, yo he trabajado en alguna empresa que lamentablemente funcionaba así...

Un saludo
Pablo Rodríguez

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola JM,

Gracias por participar.

La verdad que es un buen ejemplo de cómo no se deben hacer las reuniones de trabajo.

El problema principal es que muchas personas convocan reuniones sin un objetivo claro y con total falta de preparación del trabajo previo.

Esta claro que en este caso a poco que hagan mejoran porque la cantidad de tiempo que pierden.

Saludos,

Juan

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Pablo,

Aquí van de error en error. Porque como bien dices no se gestiona bien el tiempo ni el orden del día. El tema de los asistentes es aleatorio y dentro de poco invitaran a todo el que quiera ir para pasar el rato. No hay acta de los pactos acordados y de sus responsables para poder hacer seguimiento.

Esto aunque parezca irreal pasa en más empresas de las que nos creemos porque las personas que i integran esas compañías no tienen ningún interes en hacer las cosas de otra forma.

Saludos,

Juan

Anónimo dijo...

Buenos días Juan:

Al hilo de este ejercicio práctico me gustaría proponerte uno. ¿A dónde te lo puedo enviar para que lo consideres?

Bilbao

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Anónimo,

Gracias por pasarte y participar.

Me puedes enviar lo que estimes oportuno para poderlo considerar a mi dirección de correo electrónico que es juwatdv@gmail.com

Saludos,

Juan

Germán Gijón dijo...

Creo que la mayoría de las reuniones de trabajo se están convirtiendo en improductivas, porque se mantiene la cultura del "a ver, teníamos que hablar de...". Pienso que la clave (tras lo mencionado en cuanto a la necesaria concreción) está en los seguimientos y en sancionar gravemente a quien no cumpla las conclusiones, porque la forma de convertir una reunión en productiva es obtener rendimiento derivado de las mismas. De otra forma, no sirven absolutamente para nada y sólo se convierten en un pérdida de tiempo.
Un saludo.

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Germán,

Las reuniones se deben ceñir expresamente a los temas del orden del día que no deben ser más de 3 o 4.

El seguimiento de los pactos o desarrollos acordados de cada tema son vitales. De igual forma el ser humano de la única forma que aprende la lección es cuando sale perjudicado por su falta de cumplimiento. Así que en el reglamento interno de la compañía de be establecerse sanciones para este tipo de incumplimientos. Sino de nada sirve.

Saludos,

Juan