DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

Todos, en más de una conversación informal con otros compañeros de trabajo habéis estado hablando sobre que funciones os tocan acometer en vuestro día a día, sin daros cuenta de que os estáis refiriendo a las descripciones de vuestros puestos de trabajo, en mayor o menor medida. Y partiendo de esto ¿Os habéis parado a pensar qué son las descripciones de puestos de trabajo?, ¿Para que sirven?

Para la gran mayoría de las personas, la descripción de puestos es saber qué es lo que tienen que hacer en sus puestos de trabajo, además de establecer dónde comienzan y acaban sus responsabilidades. Y ahora os pregunto yo ¿Cuántos de vosotros lo sabéis? Pues sinceramente de forma clara y adecuada, muy pocas personas.

Luego ya el para qué sirven, ni os lo habéis planteado porque no nos paramos a ir más allá de lo que son las cosas.

La descripción de puestos es de lo que todo el mundo habla en más de una ocasión pero que pocos saben en realidad en qué consiste y la utilidad que puede tener para todos vosotros.

Antes de comenzar la descripción de puestos de trabajo hay que proceder a realizar el análisis de los puestos de trabajo en función de su naturaleza y no de la personas o personas que vayan a o estén desempeñando esos puestos. Todos surgen de unas necesidades que tienen que cumplir. Por lo tanto, deberemos de observar las mismas y en función de las mismas, descubrir qué tiene que desarrollar cada puesto de trabajo en si para cumplir esas necesidades. Igualmente en el análisis hay que ver qué tienen que aportar los trabajadores que ocupen u ocupan esos puestos para cumplir con las tareas que exige ese puesto de trabajo.

Por resumir, podríamos definir el análisis de puestos de trabajo como la observación general de forma minuciosa y objetiva del contenido, aspecto y condiciones que rodean a cada puesto de trabajo que se verán reflejadas en la correspondiente descripción.

A continuación, entramos de lleno en las descripciones de puestos de trabajo en si, que son una herramienta que debe reflejar de forma detallada qué es cada puesto de trabajo, qué funciones tienen que acometer las personas que los desempeñen, cuáles son sus responsabilidades, de quiénes dependen y a los que tienen que reportar, herramientas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo, aptitudes, actitudes, competencias, formación que deben de tener los trabajadores que vayan a ocupar cada puesto de trabajo especifico, etc. En otras palabras, las descripciones de puestos de trabajo son los retratos de lo que hace cada puesto, para qué sirven estos y lo que se puede esperar de ellos.

Por supuesto, cuantos más datos tengamos podrán tener más utilidad dentro de la compañía. Las descripciones de puestos de trabajo ayudan mucho o deberían hacerlo, a los departamentos de personal y a las otras personas de las empresas involucradas en la selección de personal para saber qué deben cumplir los candidatos ideales y poder explicar de forma detallada lo que tendrán que desempeñar en el mismo. De la misma forma sirve para los procedimientos de promoción interna de la compañía. Son imprescindibles las descripciones de puestos de trabajo de cara a llevar a cabo las evaluaciones de los puestos de trabajo.

Las descripciones de puestos de trabajo sirven de la misma forma para elaborar el organigrama de la compañía porque ambos deben estar relacionados y no estar separados como pasa en muchas compañías.

El problema es que las descripciones de puestos suelen ser genéricas y sin valor que recogen unos cuantos datos de forma espontánea, sin un análisis previo.

Las descripciones de puestos de trabajo deben ser detalladas y ser revisadas constantemente para reflejar los cambios que se vayan introduciendo en cada puesto ya que debe ser una lectura actual de lo que son. En su elaboración deben estar implicados el departamento de personal, los responsables de cada departamento involucrado, la cúpula directiva y las personas de la compañía que fuesen precisas, porque es un trabajo de equipo, ya que no olvidemos que cuatro ojos ven más que dos y así sucesivamente.

De la misma manera las descripciones de puestos de trabajo deber ser conocidas por todos los miembros de las empresas para saber que deben hacer, que se espera de ellos, etc.

La descripción de puesto debe de comenzar por especificar el nombre del puesto, el departamento en el cual se integra, puesto o puestos de los que depende y su situación dentro del organigrama.

Luego deben especificarse las funciones que tienen que desempeñar las personas que ocupen cada puesto de una forma precisa y extensa. Por supuesto, no habrá que olvidar que una descripción de puestos es imposible que refleje al detalle el 100% del trabajo de cada profesional porque es una descripción del puesto en si y no de cada persona. A lo que me refiero, es que van a verse reflejadas grupos de tareas específicas. No por que no estén incluidas, no han de hacerse. Un puesto de trabajo puede suponer actividades extra que no estén especificadas en la descripción del puesto. Es lo que se entiende por flexibilidad.

También se deben especificar las metas a las que se quiere llegar. Es una forma de clarificar conceptos y evitar malos entendidos. Además, tiene que quedar claro a quien se debe reportar especificando el puesto de trabajo concreto al que acudir para evitar interpretaciones de ningún tipo.

Igualmente se deben de reflejar los requisitos que debe de cumplir cada trabajador que desempeñe ese puesto especifico a nivel de estudios, competencias, actitudes, aptitudes, etc. También deberían venir reflejados el nivel de conocimientos de determinados aplicaciones o herramientas técnicas que se requieran en cada puesto. De cara a poder justificar que las personas que ocupan esos puestos los tienen. Eso sí, las descripciones de puestos deben recoger todo aquello que realmente se precisa para el desempeño del mismo. Porque a veces se inflan las descripciones en las empresas con multitud de requisitos que nadie necesita para desempeñar esos puestos de trabajo.

De la misma manera, se deben recoger las herramientas precisas para poder ejecutar esas tareas, contemplando las condiciones del puesto de trabajo a nivel de ergonomía para evitar ubicaciones erróneas por no contemplarlo. Sin olvidar, por supuesto, la relación de riesgos que puede conllevar cada puesto en caso de haberlos.

Una vez que tenemos la descripción de puestos es de obligada necesidad que cada vez que se incorpore un nuevo trabajador a la compañía o se cambie a alguien de puesto, se le entregue y explique la descripción del nuevo puesto de trabajo para que todo quede claro y en caso de que pueda tener dudas el trabajador pregunte para despejarle los interrogantes que pueda tener. Y esta descripción de puestos ya se la queda el.

Para finalizar, me gustaría pedir que las empresas se conciencien de la importancia que tienen las descripciones de puestos de trabajo y le saquen el verdadero partido que pueden tener a pesar de lleve un gran trabajo detrás que luego se vera recompensado. De esta forma dejaremos de verlo como algo residual. Eso si, habrá merecido la pena porque todos los trabajadores sabrán que tienen que hacer y a quien acudir y pregunto yo ¿Pasa esto ahora en vuestras empresas? De esta forma se ahorra mucho tiempo que se invierte en cosas productivas y sino hacer la prueba.

EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN

Hay muchas personas que se dedican a impartir formación o a la gestión de la misma, que se piensan que una vez finalizada, se acaba todo su trabajo; en realidad es entonces cuando debería comenzar el trabajo más importante: comprobar la utilidad de esa acción formativa.

Esto la vamos a conseguir mediante la evaluación de cada acción formativa de forma pormenorizada, parándonos a valorar todos los detalles, por muy pequeños que parezcan. Habrá que asegurarse que no ha habido descontento entre los participantes y que realmente se hayan cumplido sus expectativas. Todo es mejorable, qué duda cabe. Por ello, habrá que tener mentalidad de avanzar y progresar constantemente.

Hay que analizar todos los aspectos (temarios, material didáctico, método usado, profesorado, aulas, tiempo dedicado, utilidad, etc.) desde el punto de vista externo de los alumnos y del punto de vista interno de los encargados de diseñar e impartir las acciones formativas concretas. Deben de influir ambas a la hora de sacar las conclusiones.

A los alumnos, si la acción formativa es de larga duración, es conveniente hacerles un par de evaluaciones de todos estos aspectos a la mitad y al final de la acción formativa y poder, así, hacer una comparativa que permitirá darse cuenta de cuando comienzan a ir las cosas mal o bien. Al principio nunca merece la pena hacer las evaluaciones porque los alumnos no van a ser objetivos ni tendrán criterio. En las acciones formativas cortas valdría con una evaluación global de todos estos aspectos al final de la misma.

Lógicamente, para contar con la colaboración objetiva de los alumnos que recibieron la formación, habrá que explicarles muy bien para qué se solicita conocer su opinión. Porque no se conseguirá nada positivo si marcan todo con la máxima puntuación sino es lo que realmente piensan. Habrá que conseguir su opinión veraz, para darse cuenta en qué punto se necesita mejorar la próxima ocasión que se imparta esa acción.

Para ello, será imprescindible la preparación de un cuestionario tipo que englobe todos aquellos aspectos que se consideren relevantes. Además, habrá que modificarlo regularmente en función del tipo de acción formativa a evaluar, quitando o añadiendo apartados según se precise.

Pero ninguna encuesta es válida si no se hace un seguimiento exhaustivo de un número de alumnos para ver la utilidad real que tienen las materias impartidas en el día a día de su puesto de trabajo. Lo mejor es hacer un par de evaluaciones prolongadas en el tiempo, tras finalizar la formación, para poder contrastar resultados.

Esto requiere invertir mucho tiempo y trabajo, sin embargo, merece la pena porque los resultados suelen ser bastantes veraces y permiten sacar conclusiones categóricas sobre la utilidad real o no de esa acción formativa. En caso de que las conclusiones sean negativas, será necesario analizar qué ha fallado y hacer las pertinentes modificaciones hasta conseguir los resultados esperados.

Hay veces que determinadas acciones formativas se quedan obsoletas y hay que ir renovando en función de las necesidades de las personas que permitan seguir avanzando profesionalmente. Pero esto, se debe de identificar antes de comenzar una formación.

También no hay que olvidar que cada acción formativa, para que sea adecuada, hay que adaptarla a las especificaciones de cada organización, teniendo en cuenta variables concretas.

Normalmente, se acude a la subcontratación de los servicios de formación. Serán los centros encargados de gestionar e impartir las acciones formativas los que debieran también hacer un seguimiento continuo de todos los aspectos de esa acción, para hacer el pertinente informe interno a la espera de conocer la opinión de los alumnos que hará que podamos sacar conclusiones.

Hay veces que un profesor no es adecuado. Es común que los alumnos, para evitar confrontaciones, evalúen al profesor alto. Tendremos que analizar las ausencias repetidas de los alumnos, incluso, preguntar uno a uno de forma informal, qué piensan del profesor.

Será también nuestro deber, como organizadores de estas acciones, el supervisar todo para evitar sorpresas negativas más adelante. Si el profesor no lo hace bien hay que sustituirle porque se le paga para enseñar de forma correcta la materia.

A veces no será el profesor el problema, sino el horario, o la duración de la clase, o el método utilizado, o la falta de medios, o incluso, la ubicación de la formación. Sea cual fuere el problema, ha de identificarse, para poder mejorarlo.

Así pues, cuando se pide una opinión, es eso lo que se pide. Una opinión. No una respuesta amable y poco fidedigna. Se trata de una inversión en formación, que como responsables de su organización, tendremos que asegurar se está llevando en condiciones y los propios alumnos, deberán ser conscientes del tiempo que le dedican ha de ser efectivo y no una pérdida de tiempo. A nadie le gusta perder el tiempo. Hoy en día, el tiempo es lo una de las cosas que nos falta a todos.

Al dar vuestra opinión, no se está haciendo nada malo sino todo lo contrario, ayudar a detectar las carencias o fallos que a veces desde fuera no se perciben. Esto es una crítica constructiva que debe ayudar a cambiar las cosas. Obviamente, habrá que evitar las críticas destructivas.

Las evaluaciones de todos los aspectos de las acciones formativas no son negativas sino que nos abren los ojos para mejorar. Hay que tener la mente abierta y saber aceptar las críticas constructivas que conocemos a través de las opiniones de los demás. Si coinciden, por algo será.

Si la misma acción formativa falla una y otra vez es por algo y no por fruto de la casualidad. Simplemente habrá que detectar qué hace que falle y ponerle remedio de forma correcta.