¿SEGUIMOS DE CERCA A NUESTRAS PLANTILLAS?

El departamento de recursos humanos tiene que ser el encargado fundamental de gestionar adecuadamente a las personas que trabajan en su organización. No olvidemos que los “clientes” internos de este departamento son todos los empleados y como tales, tenemos que preocuparnos por ellos, además de tener un contacto directo para estar al tanto de sus problemas, necesidades, etc., para intentar ayudarles a ellos y a la organización.

De esta forma, los trabajadores se van a sentir parte importante de la organización viendo que se les valora teniendo en cuenta su opinión. Esto repercute positivamente en la empresa que va retener el talento para ella y va a tener un índice de rotación muy bajo.

El departamento de personal tiene que ser el nexo de unión entre la dirección de la empresa y los trabajadores. Ha de tener una labor mediadora importante ayudando en todo momento a resolver los conflictos de diversa índole que se puedan producir entre ambas partes. Tiene que escuchar a las dos partes.

Por supuesto, los miembros del departamento de personal tienen que cumplir las directrices de la dirección de la empresa; sin embargo, hay veces que tenemos que hacer ver a la cúpula, qué decisiones son las más acertadas para mantener a las personas de la organización contentas.

Debemos asesorar qué tipo de medidas son las más acertadas en cada momento para gestionar correctamente a las personas que forman parte de la organización.

Lógicamente cuando las personas se incorporan a la organización, el departamento de recursos humanos tiene que hacerles una acogida correcta y, posteriormente, seguir de cerca la evolución mediante un seguimiento especial hasta que superen el período de prueba y la integración en el equipo de trabajo sea plena.

Sin embargo, recursos humanos tiene que estar cercano a los trabajadores en todo momento. No solo hay que seguirles de cerca durante los primeros meses sino durante todo el tiempo que permanezcan el la organización.

Tenemos que estar disponibles para lo que puedan necesitar. Por lo tanto, tenemos que estar accesibles a ellos para que puedan vernos como un departamento en el que puedan confiar en caso de que tengan un problema o incidencia, para poder comenzar la labor resolutiva de cara a encontrar una solución que beneficie a todos.

Hay veces que nos enteramos de conflictos, problemas, malentendidos, esfuerzos, decepciones de los miembros de la empresa cuando ya es demasiado tarde para encontrar una solución debido a que la labor mediadora ya no sirve de nada por que las posturas drásticas de las partes implicadas han llevado a tomar decisiones poco beneficiosas para la organización.

Está claro que habrá veces que, aunque ejerzamos una labor mediadora, no podremos conseguir una solución que contente a todas las partes y que el trabajador pueda decidir abandonar la organización; eso si, al menos se ha intentado y ese trabajador no podrá decir que la empresa no se ha preocupado por él hasta el ultimo instante.

Así que es muy beneficioso que, varias veces al año, el departamento de recursos humanos mantenga entrevista de seguimiento con todos los miembros de la organización, independientemente del puesto que ocupen para, así, poder conocer el sentir de la totalidad y poder detectar posibles problemas o incidencias que pueden estar activas en ese momento.

Para contar con la colaboración de toda la plantilla hay que explicar detalladamente los motivos de estas entrevistas. Igualmente, hay que garantizar la confidencialidad de la información que nos faciliten. Hay que indicarles qué se va a hacer con los resultados globales obtenidos, para que tengan toda la información.

La idea de estas entrevistas es obtener resultados globales sobre las diferentes políticas y procedimientos de la organización para ver si las valoraciones totales son positivas o negativas y, en función de ello, presentarle un informe detallado a la dirección con medidas concretas que puedan ayudar a mejorar los aspectos necesarios.

También sirven estas charlas individuales con todos los empleados para conocer cómo se encuentra cada trabajador a nivel individual dentro de su equipo y dentro de la organización. Ver sus aspiraciones, necesidades, problemas… Es decir, preocuparnos por nuestros “clientes” internos para intentar ayudarles dentro de lo posible.

Se trata de escucharles porque ellos son el termómetro que nos va a marcar la temperatura de la organización indicándonos si la salud de la misma es saludable o si, por el contrario, corre grave peligro.

Normalmente, esto no se realiza desde los departamentos de personal poniendo como excusa la falta de tiempo u otro tipo de excusas. Está claro que lleva una inversión de nuestro tiempo de trabajo importante pero de vital importancia. Somos los encargados de la gestión de las personas y, como tal, tenemos que saber en todo momento como se encuentran buscando distintas alternativas que nos den esta información. Esto es inversión de tiempo y no perdida del mismo para recursos humanos.

No olvidemos que tenemos que anticiparnos, dentro de lo posible, a los problemas. Tenemos que saber percibir cuando se avecina una tormenta en la organización para tener las alternativas precisas para dar una solución a la misma.

En poco tiempo, vamos a ver los resultados positivos de esta dedicación a las personas. Veremos como la plantilla está más contenta a nivel general porque se sienten escuchados y valorados. Esto va a traducirse en menos índice de rotación y de absentismo laboral. Por otro lado, a parte de captar nuevo talento vamos a mantener el que ya tenemos porque van a ver a tu organización como un buen sitio para trabajar y desarrollar su carrera.

Por supuesto, el tener un dialogo constante con toda la plantilla no quiere decir que estemos de acuerdo con todas sus opiniones o que siempre tengan razón. No se trata de esto, sino de conocer los diferentes puntos de vista sobre las políticas, decisiones, etc., para, de esta forma, buscar una solución lo más consensuada posible. Hay que escuchar más.

El departamento de personal, en muchas ocasiones, se apoya en los mandos intermedios para conocer, a través de ellos, cómo se encuentran los trabajadores a su cargo. Esto está bien siempre que sea una herramienta complementaria de apoyo o ayuda a su labor de contacto directo con todos los trabajadores.

Es un error el usar exclusivamente el contacto con los mandos superiores o intermedios para conocer de primera mano como están las personas de nuestra empresa. Recursos humanos es un ente independiente que tiene que conocer cómo se encuentran las personas de primera mano, por ellos mismos y no por la percepción de terceras personas que nos pueden ocultar situaciones que no les convienen que salgan a la luz.

Desgraciadamente, en España aun estamos muy lejos de esto porque muchos departamentos de recursos humanos dedican más del 60% de su tiempo a labores de personal de diversa índole administrativa de mayor o menor importancia, dedicando menos de un 15% a la gestión directa de las personas. La dirección de las empresas tiene la última palabra para conseguir que esto cambie. Tienen que dar poder de decisión a recursos humanos. Como colaborador directo, la cúpula directiva tiene su feedback en las decisiones estratégicas de gestión de personas.

En un futuro, lo que va a marcar la diferencia de unas y otras organizaciones van a ser las políticas de gestión de personas. Así que hay que cambiar de mentalidad, haciendo políticas activas y no reactivas en la gestión de recursos.

¿QUÉ CUALIDADES O HABILIDADES BUSCAMOS EN NUESTROS EMPLEADOS?

¿Qué cualidades o habilidades buscamos en nuestros empleados? A veces, las cualidades las poseen de forma innata; otras, hay que formarles en ellas de forma adecuada.

Respondiendo a la pregunta inicial, lo más apreciado hoy en día y para según qué puesto, son el liderazgo, la comunicación y el trabajo en equipo.

El liderazgo, como todas las habilidades, es algo que se puede adquirir y habrá que ver qué tipo de liderazgo es el más adecuado para cada situación y equipo de trabajo.

El liderar supone integrase en un equipo, pero siendo quien marque las directrices para conseguir los objetivos. Hay gente que por liderar entiende dar órdenes "porque lo digo yo que tengo el mando". Incluso hay quien piensa que gritando se es mejor líder y ahí está equivocado.

Aquel que tiene capacidad de liderar suele llegar a ocupar puestos de responsabilidad. Desgraciadamente, no todos los que ocupan puestos de responsabilidad tienen capacidad de liderar de forma adecuada, ni todos los que tienen la habilidad de liderar ocupan puestos importantes dentro de la organización. El llegar a los puestos de responsabilidad depende de muchos factores y no sólo de la valía de cada trabajador.

Para poder adquirir la habilidad de liderar hay que tener actitud para conseguirlo, teniendo en todo momento los pies sobre la tierra, para no ir hacia terreno peligroso.

La comunicación es algo que cada vez adquiere mayor relevancia en el mundo empresarial. En ella, intervienen siempre dos partes: el emisor y el receptor. Y para que interactúen, la comunicación debe ser eficaz. No consiste en soltar una serie de palabras.

La comunicación es algo que ocurre a lo largo del día. El hacerlo correctamente va a evitar problemas más adelante. Por ello, hay que ser claro, conciso y , en todo momento, adaptarse al entorno. No sólo en lo que a la comunicación oral se refiere. También en la escrita, e incluso, en la no verbal.

Hay quien piensa que el que conoce un cierto campo en profundidad es el que mejor puede, hablar, opinar... Pero a veces, nos encontramos con expertos con graves problemas de comunicación.

El trabajo en equipo supone que tenemos que interactuar con un colectivo. Todos trabajamos con otras personas y cada ser humano por naturaleza somos distintos.

Esto hace que el congeniar con nuestros compañeros de trabajo o responsables no sea fácil. Cada uno tenemos una forma de hacer las cosas que no es ni mejor ni peor sino nuestra manera de hacerlas.

Creo que ya he comentado en alguna ocasión, que al integrarse en un grupo ya establecido se suscitan muchas suspicacias, sobre el nuevo: "viene a quitarme mi trabajo" suele ser una idea que ronda a algunos "compañeros". Obviamente, quien piensa así, no es buen trabajador de grupo. Además de rasgos propiamente laborales, el trabajo en equipo lleva implícitos ciertos rasgos sociales; habilidades transferibles que debemos aplicar en el equipo, para amoldarse y adaptarse a los demás buscando el punto de equilibrio entre todos los miembros del equipo de forma que seamos un maquinaria compacta haciendo que todo funcione a la perfección. Un buen equipo, además, será consciente de los puntos débiles y fuertes de cada uno y trabajará aprovechando esta información para ser exitoso.

Según recientes estudios estas son las habilidades más demandadas por las organizaciones. Yo, además añadiría otras cualidades igualmente importantes:

- Saber escuchar. (aunque es una extensión de la comunicación) Toda opinión ha de ser escuchada, para poder opinar. Debemos ponernos más en el lugar de los otros. Esto no quiere decir que estemos de acuerdo con lo que dice. Escuchando obtenemos la información necesaria para interactuar correctamente con nuestro entorno.

- Capacidad de delegación. (aunque también puede considerarse como una extensión de liderazgo). Todos tenemos muchas labores que realizar y muchas veces, no llegamos a todo. Si hablamos de un equipo, todos los integrantes deberían ser capaces de delegar ciertas tareas. Esto va a ser útil para evitar el tradicional papel de "imprescindible". Si todo el equipo es capaz de hacer todo, evitando, así, que si alguien es el que suele hacer una tarea, el día que falte al trabajo (enfermedad, vacaciones) alguien pueda sustituirlo adecuadamente.

- Capacidad de reconocer los errores. No hay nadie perfecto. Todos nos equivocamos. Hay que evitarlos, está claro, pero si pasan, tenemos que saber asumir nuestra responsabilidad. El reconocer los errores también supone buscar las medidas necesarias para que no vuelvan a ocurrir. Pero también nos encontramos con los trabajadores inmaduros que jamás van a reconocer que se equivocaron. Todo comentario les hiere, como si un error fuera en detrimento de su persona. Volvemos a "saber escuchar". Esto esta directamente relacionado con la humildad de cada persona.

- Tolerancia y paciencia. Todos somos humanos y bajo presión es posible que podamos perder los nervios en alguna ocasión. No obstante, eso es algo que tenemos que evitar, "inyectándonos" una de dosis de paciencia y tolerancia. Siempre encontraremos en nuestro equipo compañeros que argumentan nuestras decisiones y opiniones. Todas las posturas, dentro de un equipo deben ser tomadas en cuenta. A veces, nuestros compañeros se plantan en una posición radical. Con paciencia y tolerancia, usando, la buena comunicación, tenemos que avanzar, a veces, aceptando la postura del otro. Perder los nervios, no nos va a ayudar a dar pasos adelante. No olvidemos que no por gritar más o por perder la compostura, los problemas o la carga de trabajo, van a desaparecer; sino todos chillaríamos.

Debemos saber tomarnos las cosas de forma constructiva. También hay que saber tolerar todo tipo de ideas y de actitudes de las diferentes personas con las que tenemos que trabajar, por mucho que nos cueste.

- La capacidad de gestión. La jornada de trabajo tiene las horas que tiene y en ellas tenemos que hacer todo lo que nos marquemos para esa jornada. El distraernos es fácil. Hay que concentrarse. También están los compañeros que son "monotarea" que no pueden empezar algo nuevo sin haber terminado lo que estaban haciendo anteriormente.

Desgraciadamente, hoy en día, a veces, tenemos varios frentes abiertos, que tendremos que ir controlando y cerrando así como podamos. Por lo tanto, hay que aprender a ser buenos gestores de nuestro tiempo, sabiendo diferenciar las tareas a las cuales hay que darles una solución ya y las que pueden esperar, haciéndoselo ver a los que las solicitan. Esta habilidad está directamente relacionada con la capacidad de organización; una cosa tras otra. Tenemos que ir cerrando temas porque sino vamos a tener 50 tareas empezadas y ninguna acabada y nos va a generar mucho caos.

- Creatividad. Cada vez más se solicita a los trabajadores que sean creativos. Es algo que podemos y debemos potenciar porque, en muchas ocasiones, tenemos que echar imaginación para buscar alternativas que nos ayuden a sacar nuestro trabajo adelante. Hay que pensar y pensar para que se nos ocurran las ideas. Está claro que es más fácil tirar la toalla y ahogarnos en la pena, sin embargo, esto no es nada útil.

Como he dicho al principio, no todos los trabajadores tienen estas de forma innata. Hay que formarles. Las empresas, cada vez invierten más en formar a sus plantillas en habilidades para conseguir que, en función del puesto de trabajo que ocupen, potencien más unas u otras en función de lo que requiera. Esto es un valor al alza que hace que los trabajadores que reciben este tipo de formaciones noten los cambios desde el primer día. Formar en habilidades es invertir en las personas que van a saber sacar mayor partido de si mismos y va a ser reflejado directamente en un mejor desempeño de su trabajo que, a la que más beneficia, es a su organización.

Estas habilidades son muy importantes tenerlas o potenciarlas; eso sí, de nada nos sirven sino sabemos utilizarlas de forma profesional y eficiente. Porque podemos formarnos, desarrollando estas habilidades, sin embargo, tendremos que ser nosotros los que, aplicando el sentido común, sepamos cuándo se pueden usar y por qué. A veces, las personas usan este tipo de habilidades sin saber hacerlo y esto no lo da la formación.

Debemos desarrollar todas estas habilidades, bien sea aquellas que tenemos de forma innata, así como aquellas habilidades que necesitemos aprender. Esto conllevará que llevaremos a cabo nuestro trabajo de una forma más efectiva y al mismo tiempo, nos ayudará a progresar dentro de la empresa y por qué no, nuestra vida.