¡HORROR! EL LUNES AUDITORÍA

Desde hace unos años, las organizaciones necesitan realizar una auditoría interna o externa. La auditoría la podemos definir como la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a vuestra empresa en todos sus aspectos. Igualmente, constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de disciplina en la organización y permite descubrir fallos en vuestras estructuras o vulnerabilidades existentes en vuestro sistema organizativo. Las auditorías se hacen con la idea de controlar que hay un hábito organizativo en vuestra compañía que hace que todo funcione correctamente consiguiendo, por ello, ser más eficientes a todos los niveles. Además, de esta forma se consigue estar en constante búsqueda de alternativas de mejora que permitan ser más competitivos.

Todas las organizaciones establecen un sistema integrado de calidad que engloba a toda la estructura, disponiendo de procedimientos que nos llevarán a una mejora continua. Además, las empresas obtienen a cambio determinadas certificaciones tipo ISO o de otro tipo, CMMI, que les da determinado prestigio o pueden acceder a una subvención económica. Nada se hace porque sí.

Pero centrémonos en la revolución que origina. Cuando llega, cunde el pánico en todos los departamentos. Normalmente, el día a día, nos aleja de dejar todas las cosas como habría para que la auditoría fuese favorable. También es cierto que muchas veces, los diferentes departamentos, nos ponemos indicadores y objetivos difíciles de llevar a cabo, o al menos, dejar testimonio de los pasos que tomamos. Así pues, llega el tiempo y hay que hacer los deberes pendientes para superar esta prueba en un tiempo límite.

Como he dicho al principio, a nivel general, hay dos grandes tipos de auditorías: Internas y Externas

Las auditorías internas son las que menos estrés causan, pues las llevan a cabo personas de nuestra organización que identifican aquellas cosas que no llegan al nivel esperado. Nuestros compañeros son “estrictos” porque quieren obtener resultados positivos en la siguiente etapa, pero también nos guiarán para hacer dichos cambios de la forma más lógica y menos costosa para nosotros. A este nivel, no hay riesgo alguno, pues, como digo, es simplemente una prueba a nivel interno que no tiene relevancia exterior, pero sí que nos ayuda a encauzar el bien hacer para que cuando la auditoría externa llegue, esté todo preparado y en condiciones. Será entonces cuando nos la juguemos, poniendo en peligro, de no resolver estos puntos, cosas importantes para la empresa.

Sin embargo, de nada sirve si una vez descubiertos los fallos o errores no se ponen remedio de forma definitiva para que no vuelvan a ocurrir. En la mayoría de las organizaciones se aplican “parches” para salir del paso y pasar la auditoría, pero no mejoran el día a día.

Los días previos a una auditoría externa, son caóticos. Se palpa la tensión y la ansiedad en el ambiente. Toca cuadrar datos, haciendo lo que sea para ello. La “productividad administrativa” de estos días previos es muy elevada. Hay que el preparar documentos de todo, justificantes varios que demuestren que hacemos las cosas como decimos que las hacemos e indicadores de que, si hacemos mal las cosas, tenemos medidas correctivas.

Por ello, la inventiva e imaginación van a tener estos días una gran demanda. Hay que preparar, inventar y organizar todo, para dar buena imagen. No es raro durante los días previos solicitar a todas las personas de vuestra organización que rellenen determinados documentos que ya deberían de estar completados aunque casualmente no lo están.

Después, toca ponerse de acuerdo para conseguir ser convincentes en la presentación de esos datos a los auditores y tener suerte de que nos toquen los “benévolos”. Estos van a solicitar que se les presente determinada documentación y que se les demuestre el funcionamiento, mediante registros u otro tipo de evidencias objetivas. Es fundamental que todos los departamentos implicados estén coordinados para seguir la misma línea de acción.

Una vez este “parcheo” de falta de planificación puede salir bien pero no siempre porque, tarde o temprano, todo se descubre.

Debe existir una concienciación a todos los niveles de la compañía para llegar al nivel de organización esperado de forma definitiva para llegar a donde ya podíais haber llegado en caso de haberlo echo antes. Habrá quienes digan “Esto es más trabajo y ya no llego con lo que hago normalmente”. Obviamente, estos sólo verán el día a día y no los mejores resultados que a corto y medio plazo la empresa puede obtener. Al fin y al cabo, el trabajo organizado es beneficioso para todos.

Para alcanzar cotas organizativas óptimas a nivel global de vuestra organización hace falta un trabajo constante en el tiempo a todos los niveles internos para llegar al máximo potencial. Es más, esta forma de actuar no se puede hacer para superar determinadas auditorías sino por alcanzar cotas necesarias de calidad empresarial en aras de seguir mejorando día a día. El manipular los datos, engaña posiblemente a los auditores, pero no nos engaña a nosotros.

Si las cosas están bien hechas en los días previos a una auditoría no debería cundir el pánico ni se debería estar agobiado porque todo estaría al día porque la organización es la clave de vuestra compañía.

La mejora continua requiere concienciación y voluntad de querer conseguirlo por parte de vuestra organización. Si vosotros no veis las carencias de nada sirve intentaros hacer ver que debéis cambiar.

Como dijo Irvine Welsh “Solo se aprende a través del fracaso y lo que se aprende es la importancia de la previsión”.

¿RESPETAMOS O ABUSAMOS DE NUESTROS DERECHOS?

El derecho a la intimidad se nos debe respetar en todos los ámbitos de nuestra vida. Donde más problemas y malentendidos suelen surgir con el respeto a la intimidad suele ser en el ámbito laboral. El tema se complica porque es un entorno en el cual hay intereses contrapuestos; están los de la persona física trabajadora y los de la persona física o jurídica del empresario.

Lógicamente, a todos los trabajadores, en nuestros puestos de trabajo se nos debe respetar/garantizar el derecho a nuestra intimidad y privacidad.

Eso sí, el trabajador no debe olvidar el lugar donde se encuentra y el motivo por el que esta allí, evitando confusiones que le pueden conllevar problemas.

Por otro lado, el empresario, para actuar con respecto a la legalidad, tiene que avisar a los trabajadores cuando comienzan su relación laboral en la compañía que las herramientas de trabajo deben usarse únicamente para estos fines. También debe indicar el empresario a sus trabajadores (en caso de que se produzca) que se pueden revisar el uso que los trabajadores hacen de estas herramientas. Y avisarles en el momento que se produzcan para evitar infringir sus derechos.

Si en la empresa existen zonas de video vigilancia, habrá que comunicarselo a todos los integrantes de la plantilla, indicándoles en qué zonas y dónde se encuentran, de cara a mantenerlos informados y cumplir, así, con la normativa legal vigente en esta materia.

Hasta aquí todos de acuerdo. El problema se produce cuando los trabajadores, a pesar de haberles avisado, hacen oídos sordos y dedican parte de su tiempo efectivo de trabajo a usar las herramientas de trabajo para fines particulares que nada tienen que ver con sus tareas de trabajo.

Siempre hay que saber interpretar las normativas vigentes en esta materia, usando el sentido común, es decir, no pasa nada porque en un momento puntual, un trabajador haga una llamada particular desde el teléfono de la empresa en horario de trabajo o visite un día en Internet de forma puntual una Web para buscar información para fines personales.

Otra cosa muy diferente es usar habitualmente las herramientas de trabajo para fines particulares dentro del horario laboral.

Después hay que ser conscientes de las consecuencias que pueden traernos el realizar este tipo de acciones en el puesto de trabajo. Tenemos que actuar con lógica y saber cuando obramos mal en nuestro puesto de trabajo. Por lo tanto, antes de actuar sin pensar, hay que recapacitar y meditar sobre ello.

Siempre va a estar en nuestra mano el decidir si hacer lo correcto o lo incorrecto con las herramientas de trabajo.

Por otro lado, no hay que olvidar las molestias que podemos ocasionar al resto de trabajadores de la empresa por usar herramientas de trabajo para fines particulares. Por ejemplo, usar la red en el trabajo para descargarse películas o música hace que esta funcione muy lenta. No es admisible que el resto de los compañeros tengan que sufrir el mal funcionamiento de la red, cuando hay alguien que no la usa adecuadamente y perjudica al resto.

Al llamarle la atención, este tipo de trabajadores suelen negar las evidencias cuando son pillados o plantan cara diciendo que se están violando sus derechos, como si se tratase de una travesura propia de un colegial. Y yo me pregunto, ¿Piensan ellos en las obligaciones laborales que están vulnerando? ¿Qué pasa con los derechos del empresario que están siendo olvidados?

A estos trabajadores se les esta pagando por trabajar y esto engloba el utilizar todo su tiempo efectivo de trabajo en ser productivos sin contar, por supuesto, los tiempos que la legislación les marca de descansos durante la jornada laboral.

Obviamente, el empresario es consciente de que a lo largo de las jornadas de trabajo los trabajadores pasan por diferentes períodos en los que se es más productivo que en otros, dependiendo de diferentes circunstancias.

Este tipo de trabajadores caradura, afortunadamente, minoritarios, hacen que paguen sus consecuencias la totalidad de los trabajadores. Por ejemplo, en muchas compañías que se permitía el acceso a Internet se ha restringido su uso por el abuso que se realizaba del mismo para fines no laborales. Así, solo se deja acceder a Internet a los trabajadores que lo precisan por su trabajo o solo se permite el acceso a las paginas que se precisan.

Este tipo de medidas no son la solución, sin embargo, muchas veces no queda otro remedio que tomarlas para cortar de cuajo, este tipo de conductas. Los trabajadores tienen que saber hacer un uso adecuado y responsable de las herramientas de trabajo.

Deberíais haceros la siguiente pregunta : ¿Qué coste suponen para los empresarios el tiempo de trabajo en el que usáis las herramientas de trabajo para fines personales?

Por otro lado, no olvidéis que prolongar este tipo de comportamientos en vuestro puesto de trabajo os puede conllevar diferentes penalizaciones, que pueden ir desde leves hasta graves. Se os puede suspender de empleo y sueldo durante un tiempo por estas conductas. También se puede proceder a despediros por estos actos cuando son muy graves o muy habituales.

El trabajador tiene que ponerse en el lugar del empresario y éste en el del trabajador para encontrar el punto de equilibrio. Hablando, todas las partes, se entienden. Ambas partes han de poner empeño para conseguirlo. ¿Cómo os sentaría a vosotros que un mes se os pague menos salario del que os corresponde? Por supuesto, muy mal y menos, sino se os avisa previamente dándoos una explicación.

Ahora, imaginaros cómo le sentaría al empresario que os llevaseis herramientas del trabajo a vuestro domicilio sin avisarle de ello y sin darle las correspondientes explicaciones.

Nuestro derecho a la intimidad se debe respetar siempre y cuando no estemos vulnerando los derechos de las otras partes.

PUNTUALIDAD

La puntualidad es algo más importante de lo que nos imaginamos, ya que no hay que olvidar que el tiempo es fundamental en la sociedad del siglo XXI. Además a nadie nos gusta perder nuestro tiempo ni que nos lo hagan perder, por lo tanto no podemos olvidar que tampoco se lo tenemos que hacer perder a los demás por respeto a ellos.

Los avances de la sociedad avanzada de hoy en en día, están haciendo que se pierdan valores vitales entre las personas, que hace unos años eran cumplidos a raja tabla por todas las personas, como la puntualidad.

Quien no se siente identificado a nivel profesional con alguna de estas situaciones que voy a pasar a comentar y que no hacen perder muchísimo tiempo y dinero a las organizaciones:

- Reuniones convocadas a una hora fija que comienzan mucho más tarde del horario fijado por la impuntualidad de alguno de los asistentes.

- Personas que se presentan en tu despacho sin estar convocados con temas no demasiado importantes que nos hacen dejar lo realmente importante.

- Tener gente citada para una entrevista que no aparece y todavía peor ni se molesta en avisar para que puedas reajustar tu agenda.

- Estar convocado a un entrevista o reunión por alguien y que esa persona finalmente no aparezca por temas de ultima hora, siendo avisado mientras esperas por su secretaria/o

- Trabajadores que incumplen repetidamente sus horarios de trabajo aprovechando estar en puestos de responsabilidad, cuando son los primeros que tiene que dar ejemplo a sus subordinados.

Si nos paramos a contabilizar todas estas situaciones que provocan una perdida valiosa de tiempo al personal y a la compañía que representan, nos asustaríamos de la cantidad de horas perdidas que salen.

La falta de puntualidad no tiene justificación alguna a nivel profesional. Las personas que constantemente incumplen los horarios de sus agendas tienen una falta de profesionalidad absoluta.


Señores tenemos que recapacitar porque se están perdiendo valores cruciales para seguir progresando como profesionales.

Por lo tanto si en algún momento somos impuntuales, que menos que avisar a las personas a las que vamos a causar un perjuicio en su agenda y una vez que llegamos pedir disculpas por el retraso. Antes de nada hay que tener respeto hacia los demás y tener la suficiente dignidad para saber quedar bien porque el mundo es más pequeño de los que nos creemos.

Sin embargo en esto muchos profesionales están suspendidos por no dar importancia a una serie de detalles que dicen mucho de cada persona.

Hacia donde nos esta llevando el progreso, debido a que estamos caminando de manera firme hacia delante en conseguir recursos de todo tipo y por otro lado estamos eliminando de nuestras conductas muchos valores imprescindibles para la supervivencia adecuada de la totalidad de las personas.

DESMOTIVACIÓN

Observando a nuestro alrededor con detenimiento, vemos a una gran cantidad de individuos con diferentes situaciones y estados de ánimo por similares circunstancias que les ocurren en su vida personal y profesional.

Cada persona tiene una forma muy diferente de asimilar las diferentes situaciones (positivas y negativas) que le ocurren en su vida profesional.

En el actual panorama profesional es normal que la gente vaya cambiando de trabajo para ir alcanzando sus diferentes metas. En el recuerdo queda ya aquella situación de nuestros antepasados que comenzaban y terminaban su carrera profesional en la misma organización.

Los hábitos van cambiando de generación en generación en todos los aspectos de la vida, porque la vida es cambiante y va evolucionado, estos cambios no son mejores ni peores, sino diferentes.

Lo más preocupante para las organizaciones hoy en día tiene que ser la desmotivación del personal que tiene trabajando para ellos.

No hay cosa más frustrante que ver a trabajadores sin motivación por el trabajo que desempeña cuando además ese puesto de trabajo es el que les gusta. Esto es más habitual de lo que nos pensamos y gran culpa de esto parte de la dirección de la empresa.

Un trabajador al que le gusta su trabajo puede acabar desmotivado por falta de reconocimiento de su trabajo, por falta de comunicación interna, por falta de organización interna, por tener unos superiores incompetentes, por carga de trabajo, por no tener una progresión profesional acorde al trabajo efectuado.

Cuando tenemos a un trabajador desmotivado es muy difícil reorientar la situación porque llega un momento que esta totalmente frustrado y que la única salida que le deja su organización es cambiar de trabajo. Porque durante mucho tiempo sus responsables, si son lo suficiente competentes, han estado percibiendo esa falta de interés y no han echo nada para cambiar la situación. De no haberlo percibido, parte del problema está claro.

Los responsables de las empresas se tienen que preocupar por el desarrollo de todos los miembros de su plantilla y mostrar interés porque todos estén contentos dentro de lo posible.

No es justo que nos preocupemos más por unos departamentos que por otros, ya que no hay que olvidar que todas las secciones de una empresa son importantes por diferentes razones que en su conjunto producen la buena marcha de la organización.

La dirección se da cuenta de la valía o importancia de algunas áreas de su empresa cuando esos profesionales han decidido abandonar su puesto de trabajo.

Desgraciadamente para demostrar interés por los miembros de una empresa no es suficiente con buenas palabras sino que se tienen que producir hechos y acciones que avalen esas buenas intenciones, porque sino se esta produciendo una gran contradicción.

Si queremos conseguir que los trabajadores vean nuestra empresa como un lugar para continuar su carrera profesional tenemos que preocuparnos de sus inquietudes, desarrollo y evolución.

Es muy fácil para el empresario achacar la rotación al mercado cambiante del sector profesional de su organización. La rotación es evitable cuando hay interés por parte de la dirección de poner fin a la misma.

Tenemos que investigar los motivos que impulsan a un trabajador a cambiar de trabajo, para evitar que otros profesionales se vayan por las mismas razones. Las razones son de lo más variado y sorprendente.

¿QUÉ OCURRE CUANDO LA DIRECCIÓN NO ALIMENTA LA ESTIMA?

Cuando a los trabajadores que trabajan en una organización no se les elogia nunca, no se les hace ningún cumplido y se les critica por sistema, siempre se van a producir resultados muy negativos.

Tenemos que considerar estos hechos:

1.- En las tiendas de venta al por menor , sus empleados roban más mercancía que los propios clientes. ¿Por qué? La razón fundamental es que estos trabajadores están molestos con su jefe, tienen necesidad de saldar cuentas por el mal trato recibido por su parte y lo hacen robando.

2.- Los empleados que se sienten rechazados enferman mucho más a menudo que aquellos otros que reciban constantes muestras de aprecio por parte de sus responsables.

3.- El cambio de trabajo entre los trabajadores que no reciben una adecuada motivación moral por el trabajo realizado (solamente un ingreso a fin de mes) es mucho más frecuente que entre los trabajadores de una empresa en la que se hace verdadero hincapié en la motivación anímica de sus empleados.

Recordemos que el sabotaje y el terrorismo psicológico no tiene lugar solo en las tiendas al por menor, en las oficinas y en las fábricas. Los profesionales que trabajan en hospitales, empresas de ordenadores, compañías aéreas, universidades, etc., también saldan cuentas cuando no perciben aprecio por el trabajo desempeñado, sino que notan como les explotan para conseguir más beneficio de su esfuerzo y además se arriesgan a recibir maltrato psicológico por parte de sus empleadores.

En cualquier empresa competitiva, el director o alguno de sus responsables, puede conseguir que dimitan 5 de sus mejores profesionales, no por motivos económicos, sino por no reconocer suficientemente el valor de su trabajo, por controlar excesivamente sus tareas y de utilizar el maltrato verbal como instrumento de estímulo.

Los peores conflictos laborables se producen en las empresas en las que sus responsables no ven a sus trabajadores como personas necesitadas de grandes dosis de estima personal.

Normalmente estos responsables no prestan mayor atención a sus subordinados, que a las mercancías o materiales necesarios para poder producir.

Y sorprendentemente, las huelgas se suelen producir en aquellos sectores en que los salarios son altos, lo cual tiene que hacernos pensar, que la principal causa de estos parones en la actividad, no es el por el dinero percibido a final de mes, sino por el desprecio del sentimiento de propia estima de sus trabajadores.

Por lo tanto sirva como reflexión, que el salario, no es la principal razón, por la que se produce rotación en ciertas organizaciones.

Para finalizar lanzo una pregunta para abrir el debate:

¿Cual es la principal causa que impulsa a un trabajador a cambiar de trabajo?

ACEPTAR LOS RIESGOS

La mejor forma de medir la confianza en nosotros mismos y en el resto de personas, es ver nuestra disposición y la suya a aceptar los diferentes riesgos personales y profesionales. Nuestro miedo queda reflejado en el grado en el que procedemos a evitar cualquier riesgo.

No olvidemos el viejo dicho " quien nada arriesga, ni gana ni pierde ", siempre será valido pero poco efectivo. El riesgo, que nos implica la posibilidad de perder, es igual de necesario para triunfar, como lo es el de respirar para poder vivir.. Imaginemos los que nos ocurriría si todos nosotros decidiésemos vivir libres de todo riesgo:

- Ningún agricultor sembraría, porque podría ocurrir que lloviera mucho o nada y arruinase las cosechas.

- Ninguno emprenderíamos negocios, ya que la brutal competencia podría hacer que fracasásemos.

- Los artistas y autores de cualquier tipo y sector dejarían de trabajar, por que su público podría rechazar o no apoyar alguna de sus obras o proyectos.

Para estar completamente seguros, tendríamos que sacar todos nuestros ahorros del banco (porque pueden ir a la quiebra), almacenar alimentos de todo tipo en nuestras casas (por los posible conflictos bélicos), evitar el conducir nuestros vehículos (por el riesgo de sufrir un accidente), y así en multitud de actos de la vida diaria.

Tenemos que darnos cuenta, que tener como objetivo el conseguir una seguridad absoluta de éxito, en todo aquello que realizamos, es imposible, porque se perdería la verdadera esencia del triunfo.

Si queremos evitar por completo el riesgo, ninguno aceptaríamos un empleo (por el riesgo a perderlo), ni hablaríamos en una reunión de trabajo (podrían mofarse de nosotros), y así con todo en los diferentes ámbitos de nuestra vida.

Algo muy importante: las personas que nos orientamos hacia el éxito asumimos riesgos, y hay que tener claro que los riesgos algunas veces nos llevan al fracaso. Pero no olvidemos que el que no asume riesgos no triunfa ni fracasa, eso si no evoluciona y por lo tanto queda estancado, que es igual o peor que fracasar.

Todos los profesionales de cualquier ámbito a pesar de sus exitosas carreras, también se equivocan o fracasan en algunas ocasiones. La clave esta en como reaccionamos antes estos fracasos.

Ya que hay momentos en los que a todos nos gustaría tirar la toalla. Y si no tenemos cuidado terminaremos por abandonar. Tener en cuenta que la presión de algunos compañeros para que nos rindamos puede ser muy fuerte, ya que nuestro fracaso es su triunfo.

Estas personas que nos rodean a menudo se ponen felices de ver como nos rendimos en nuestros retos profesionales o personales. No tienen el valor de hacer algo por si mimos.

Como reflexión final hay que tener en cuenta que en esta vida nos tenemos que arrepentir de lo que no hemos hecho por miedo a fracasar, pero no de los que hicimos a pesar de haber triunfado o no en ello.

Ya que muchas veces los verdaderos éxitos bien después de estrepitosos fracasos, igual que los grandes fracasos vienes después de los éxitos poco luchados o trabajados por sus protagonistas.

CULTURA DE ELOGIAR

En esta sociedad de hoy en día lo mas normal es que a las personas se nos critique mucho más a menudo que elogiarnos o felicitarnos.

Ante esto pensamos que para lograr resultados hay que ser critico en todos los aspectos.

Ya que equivocadamente, desde mi modesto punto de vista, hay toda una serie de bulos relativos a que no se debe elogiar o felicitar a la gente por el buen desempeño de su trabajo, y aunque pensemos que no, influyen en nuestra forma de pensar mas de lo que creemos.

Parémonos a pensar en ellos y nos vamos a dar cuenta lo poco lógicos que resultan.

Pero si fulano no me elogia a mí, ¿por qué debo hacerle yo cumplidos?

Porque tú eres un profesional que tiene éxito y, obviamente, tu compañero no.

Recuerda que necesitas la ayuda de ese compañero. Nos tenemos que intentar plantear, como regla general, hacer cinco veces más elogios, que los que vamos a recibir. Es cierto que todos queremos que nos feliciten, pero no debemos esperarlo.

Pensamos que hay personas que no tienen nada en lo que destacar y que por lo tanto no merecen ningún tipo de elogio. Enorme error. Todas las personas tenemos alguna buena cualidad; simplemente hay que tener voluntad de querer verlas y mostrar un agradecimiento por ellas.

Ningún ser humano es perfecto, ni totalmente imperfecto.

Muchas veces nos engañamos diciendo que estamos elogiando mucho a las personas que nos rodean, y si preguntamos a miles de personas, si se han sentido psicológicamente hartas de recibir demasiadas felicitaciones, me juego lo que queráis a que no encontramos ninguna, por que todos nosotros estamos con hambre de alimento para nuestro ego personal.

Otras veces nos escudamos diciendo que si elogias mucho a otras personas, cada día se esforzaran menos - NO ES VERDAD - tenéis que hacer la prueba de felicitar a cualquier compañero por tener un rendimiento excelente en su trabajo diario y os vais a sorprender por que esta persona cada nuevo día se va a esforzar mucho mas.

Lo que pasa es que hoy en día no estamos dispuestos a dar nada positivo sin esperar nada a cambio del mismo estilo, y esto no puede ser así, ya que los reconocimientos se tienen que hacer de forma voluntaria y sincera, no hacer un elogio al minuto de haber recibido otro, por que esto no tiene mas que un nombre FALSEDAD/HIPOCRESÍA.

Así que señores maduremos y no nos comportemos como niños, ya que la madurez hay que demostrarla día a día, sabiendo qué es adecuado y qué no, porque muchas veces nos dedicamos a criticar las acciones del prójimo, sin dar importancia a las nuestras propias, y esto es equivocado.

PREVENCIÓN DEL ESTRÉS LABORAL

Al igual que las causas del estrés son múltiples, no existe para reducir el estrés una única medida preventiva, sin embargo se ha de contar con la elaboración de estrategias dirigidas a la situación de trabajo y a la persona:

- Eliminar o modificar la situación productora del estrés.

- Adaptar el trabajo a la persona.

- Vigilancia de la salud.

Se pueden establecer las siguientes medidas preventivas en los lugares de trabajo:

Horario de trabajo: diseñar los horarios de trabajo de manera que eviten conflictos con las exigencias y responsabilidades externas del trabajo. Los horarios de los turnos rotatorios deben ser estables y predecibles.

Participación/control: dejar que los trabajadores aporten ideas a las decisiones o acciones que afecten a su trabajo.

Carga de trabajo: comprobar que las exigencias de trabajo sean compatibles con las capacidades y recursos del trabajador y permitir su recuperación después de tareas físicas o mentales particularmente exigentes.

Contenido: diseñar las tareas de forma que confieran sentido, estimulo, sensación de plenitud y la oportunidad de hacer uso de las capacitaciones.

Papeles: definir claramente los papeles y responsabilidades en el trabajo.

Entorno social: crear oportunidades para la interacción social, incluidos el apoyo moral y la ayuda directamente relacionados con el trabajo.

Futuro: evitar la ambigüedad en temas de estabilidad laboral y fomentar el desarrollo de la carrera profesional.

Para prevenir el estrés se ha de empezar a intervenir en la fase de diseño, teniendo en cuenta todos los elementos del puesto, integrando el entorno físico y social y sus posibles repercusiones para la salud.

La prevención del estrés laboral ha de pasar por la intervención a nivel organizacional; la intervención de tipo clínico a nivel individual de reducción del estrés o sus consecuencias, puede ser útil en algunos caos, pero no siempre es la solución más eficaz y adecuada para prevenirlo.

Las intervenciones pueden y deben dirigirse hacia la estructura de la organización, estilo de comunicación, procesos de formulación de decisiones, funciones de trabajo, ambiente físico y métodos para capacitar a los trabajadores.

La base para reducir el estrés consiste en mejorar las comunicaciones, aumentar la participación de los trabajadores en las decisiones respecto al trabajo y mejorar las condiciones ambientales; también debe considerarse la variedad y estimulación en las tareas de trabajo.

Un aspecto muy importante para la prevención del estrés es el aumento del apoyo social en las organizaciones, favoreciendo la cohesión de los grupos de trabajo y formando a los supervisores para que adopten una actitud de ayuda con lo subordinados, ya que el apoyo social, no sólo reduce la vulnerabilidad al estrés sino también sus efectos negativos.

Por lo tanto es necesaria una estrategia integrada de promoción de la salud teniendo por objeto responder a las necesidades de los trabajadores y por tanto de la organización en la que se encuentran inmersos.

El estrés negativo no es de ninguna utilidad y no comporta ninguna ventaja. De ahí que toda estrategia global de la salud en el medio de trabajo debe tender a reducirle.

Un aspecto importante a tener en cuenta es que la inversión en prevención del estrés es mínima en comparación con el ahorro de costes y fuente de ingresos que todo esto supone, situándose las organizaciones en una situación ventajosa frente a la competencia. Pero las empresas parecen no estar preocupadas por este apartado.