martes, 9 de septiembre de 2008

¡HORROR! EL LUNES AUDITORÍA

Desde hace unos años, las organizaciones necesitan realizar una auditoría interna o externa. La auditoría la podemos definir como la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a vuestra empresa en todos sus aspectos. Igualmente, constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de disciplina en la organización y permite descubrir fallos en vuestras estructuras o vulnerabilidades existentes en vuestro sistema organizativo. Las auditorías se hacen con la idea de controlar que hay un hábito organizativo en vuestra compañía que hace que todo funcione correctamente consiguiendo, por ello, ser más eficientes a todos los niveles. Además, de esta forma se consigue estar en constante búsqueda de alternativas de mejora que permitan ser más competitivos.

Todas las organizaciones establecen un sistema integrado de calidad que engloba a toda la estructura, disponiendo de procedimientos que nos llevarán a una mejora continua. Además, las empresas obtienen a cambio determinadas certificaciones tipo ISO o de otro tipo, CMMI, que les da determinado prestigio o pueden acceder a una subvención económica. Nada se hace porque sí.

Pero centrémonos en la revolución que origina. Cuando llega, cunde el pánico en todos los departamentos. Normalmente, el día a día, nos aleja de dejar todas las cosas como habría para que la auditoría fuese favorable. También es cierto que muchas veces, los diferentes departamentos, nos ponemos indicadores y objetivos difíciles de llevar a cabo, o al menos, dejar testimonio de los pasos que tomamos. Así pues, llega el tiempo y hay que hacer los deberes pendientes para superar esta prueba en un tiempo límite.

Como he dicho al principio, a nivel general, hay dos grandes tipos de auditorías: Internas y Externas

Las auditorías internas son las que menos estrés causan, pues las llevan a cabo personas de nuestra organización que identifican aquellas cosas que no llegan al nivel esperado. Nuestros compañeros son “estrictos” porque quieren obtener resultados positivos en la siguiente etapa, pero también nos guiarán para hacer dichos cambios de la forma más lógica y menos costosa para nosotros. A este nivel, no hay riesgo alguno, pues, como digo, es simplemente una prueba a nivel interno que no tiene relevancia exterior, pero sí que nos ayuda a encauzar el bien hacer para que cuando la auditoría externa llegue, esté todo preparado y en condiciones. Será entonces cuando nos la juguemos, poniendo en peligro, de no resolver estos puntos, cosas importantes para la empresa.

Sin embargo, de nada sirve si una vez descubiertos los fallos o errores no se ponen remedio de forma definitiva para que no vuelvan a ocurrir. En la mayoría de las organizaciones se aplican “parches” para salir del paso y pasar la auditoría, pero no mejoran el día a día.

Los días previos a una auditoría externa, son caóticos. Se palpa la tensión y la ansiedad en el ambiente. Toca cuadrar datos, haciendo lo que sea para ello. La “productividad administrativa” de estos días previos es muy elevada. Hay que el preparar documentos de todo, justificantes varios que demuestren que hacemos las cosas como decimos que las hacemos e indicadores de que, si hacemos mal las cosas, tenemos medidas correctivas.

Por ello, la inventiva e imaginación van a tener estos días una gran demanda. Hay que preparar, inventar y organizar todo, para dar buena imagen. No es raro durante los días previos solicitar a todas las personas de vuestra organización que rellenen determinados documentos que ya deberían de estar completados aunque casualmente no lo están.

Después, toca ponerse de acuerdo para conseguir ser convincentes en la presentación de esos datos a los auditores y tener suerte de que nos toquen los “benévolos”. Estos van a solicitar que se les presente determinada documentación y que se les demuestre el funcionamiento, mediante registros u otro tipo de evidencias objetivas. Es fundamental que todos los departamentos implicados estén coordinados para seguir la misma línea de acción.

Una vez este “parcheo” de falta de planificación puede salir bien pero no siempre porque, tarde o temprano, todo se descubre.

Debe existir una concienciación a todos los niveles de la compañía para llegar al nivel de organización esperado de forma definitiva para llegar a donde ya podíais haber llegado en caso de haberlo echo antes. Habrá quienes digan “Esto es más trabajo y ya no llego con lo que hago normalmente”. Obviamente, estos sólo verán el día a día y no los mejores resultados que a corto y medio plazo la empresa puede obtener. Al fin y al cabo, el trabajo organizado es beneficioso para todos.

Para alcanzar cotas organizativas óptimas a nivel global de vuestra organización hace falta un trabajo constante en el tiempo a todos los niveles internos para llegar al máximo potencial.
Es más, esta forma de actuar no se puede hacer para superar determinadas auditorías sino por alcanzar cotas necesarias de calidad empresarial en aras de seguir mejorando día a día. El manipular los datos, engaña posiblemente a los auditores, pero no nos engaña a nosotros.

Si las cosas están bien hechas en los días previos a una auditoría no debería cundir el pánico ni se debería estar agobiado porque todo estaría al día porque la organización es la clave de vuestra compañía.

La mejora continua requiere concienciación y voluntad de querer conseguirlo por parte de vuestra organización. Si vosotros no veis las carencias de nada sirve intentaros hacer ver que debéis cambiar.

Como dijo Irvine Welsh “Solo se aprende a través del fracaso y lo que se aprende es la importancia de la previsión”.

6 comentarios:

Jose Miguel Bolivar dijo...

Lo que comentas es digno de reflexión.

¿Por qué todo el mundo se apresura a hacer que las cosas parezcan lo que no son en los días anteriores a la auditoría?

Como indicas, la auditoría simplemente pretende ayudarnos a mejorar.

No parece tener mucho sentido llevar a cabo auditorías que sólo sirven para que las organizaciones hagan esfuerzos puntuales en maquillar datos, ¿no?.

JM

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola JM,

Porque parece como que todo tiene que estar perfecto y es un hábito adquirido por todas las organizaciones.

No pasa nada porque se detecten cosas a mejorar porque todos siempre tenemos cosas por mejorar.

Al fin y al cabo maquillar e inventar datos no sirve para nada porque a la hora de la verdad no mejora nada y hace que nos engañemos a nosotros mismos.

Saludos,

Senior Manager dijo...

Bueno, ahora imagina que tu empresa es una de aquellas que recinó el coletazo del caso Enron por haber estado auditada por la gente de Arthur Andersen y ahora debe arrodillarse ante las Ley Sarbanes-Oxley y ser escrutinada hasta la saciedad por varias audotorías sorpresa durante el año...¿Lo visualizas?, bueno, eso que te pedí imaginar es parte de mi vida cotidiana y sin contar con los auditores internos...A quienes les tenemos un dicho... "Son los que luego de que termina la batalla, llegan para patear a los heridos y hacer prisioneros a los que quedaron vivos"

Slds
SM

Vicentico dijo...

Sé que no tiene mucha relación pero lo dejo aquí dicho para que conste.

La universidad debería recibir auditorías externas a patadas. Vale, iba a quedarse temblando todo el sistema universitario español, pero por lo menos quedaría claro como la mediocridad es fuerza bruta en algunos sectores.

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola SM,

Me lo puedo imaginar y no tiene que ser agradable aunque ya te habrás acostumbrado.

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Vicentico,

Gracias por pasarte y participar.

Efectivamente la burocracia universitaria es un mundo a parte que el día que toque poner orden ahí va a salir de todo. La desorganización y dosificación de esfuerzos es lo habitual a la hora de hacer cualquier trámite universitario.

Si hubiese aquí más auditorias externas las cosas serian muy distintas o se tendrían que dar mal para hacer que lo pareciesen.

Saludos,