ORGANIZANDO LA EXPO

Tras varios años de obras frenéticas, se ha inaugurado por todo lo alto, Expo Zaragoza 2008, que estará abierta desde el 14 de junio al 14 de septiembre.

La selección de todos los trabajadores que prestan servicio en la misma comenzó a principios del 2008 para que diese tiempo a encontrar a las personas que mejor encajasen con los perfiles necesarios.

Los trabajadores seleccionados, finalmente comenzaron a trabajar unas semanas antes de la apertura para recibir formación sobre su puesto y poder estar organizados y habituados al recinto para la apertura de la misma al publico.

He podido acudir al recinto en varias ocasiones para disfrutar de la infinidad de cosas que nos ofrece esta exposición internacional que trata sobre el agua.

Sin embargo, dejando a un lado los pabellones y la temática de la exposición, toca centrarme en la organización de Expoagua 2008 y la coordinación de todo el personal de la muestra que, francamente, las primeras conclusiones son muy negativas.

Supuestamente, los centros de información es el mejor lugar para recabar información sobre cualquier aspecto relacionado con la muestra pero la verdad es totalmente distinta.

Con el comienzo de la muestra se han implantado muchas líneas de autobús que dan servicio a la EXPO; por otro lado se han puesto servicios lanzaderas desde la estación de RENFE hasta el recinto, servidos por los típicos trenes "chuchú" y como apoyo, un autobús de hidrógeno, todos ellos gratuitos. Esta primera semana un grupo de turistas preguntaban en un punto de información por este servicio gratuito, primero probaron suerte en punto de información del water digital pavilion y las trabajadoras de allí no tenían ni idea una de ellas comento "será ese autobús que lleva dando vueltas toda la mañana" y les enviaron a uno de los centros de información de la EXPO.

Una vez allí una de las trabajadoras miró en su sistema y no encontró nada. Al lado, había una coordinadora llamando la atención a su equipo, delante de todas las personas que esperaban pacientemente ser atendidas. Les llamaba la atención, porque habían ayudado a otra compañera que tenía fila, mientras ellas estaban sin gente. Les dijo: "Cada una a su trabajo. Es muy fácil caer en la tentación de ayudar, pero no es lo que tenéis que hacer", sin comentarios... Al rato esta responsable atendió a estas personas para ayudarles en lo del servicio de autobuses gratuitos y lo único que esbozo fue "no sabía yo que Zaragoza tuviese autobuses de hidrógeno" y les quería enviar al punto de información del water digital pavilion de donde ya venían. Se fueron como habían venido, de camino hacia el recinto, preguntaron a un voluntario de la muestra y les dijo que no sabía nada, sin embargo, comento que lo iba a apuntar para consultarlo y así poder dar la información correcta la próxima vez que alguien se lo preguntase.

La verdad que es la respuesta más sensata. También comentar que estos turistas preguntaban algo no muy conocido, aun así, el servicio de información tiene que saber todo este tipo de cosas porque para eso están. Y más cuando es un servicio que la propia Expoagua había fletado.

Otro ejemplo de la "gran" organización es que al comienzo de la muestra se anuncio que para agilizar las filas de la pabellones se iba a establecer el sistema de reserva de entradas para evitar filas. Es el "Fast Pass" que permite coger hora para visitar los pabellones y espectáculos. Ayer por la tarde dentro del recinto se me ocurrió preguntar a unos trabajadores sobre este sistema para estar informado para cuando acudiese hoy saberlo manejar. Me respondieron que no tenían ni idea de que hubiese esto y que siguiese preguntando. Ciertamente esto no es una respuesta, sin embargo, la culpa no la tienen los trabajadores, sino la organización que es la encargada de formar y coordinar a los empleados que trabajan para ellos. Finalmente me fui sin saber como funcionaba este sistema ni si realmente estaba implantado para todo el recinto.

Hoy llegó el gran día de mi primera visita en condiciones y, a primera hora, acudía al recinto. Había, como era de esperar, muchísima gente agolpada a las entradas. Al acceder a la muestra el caos era lo que predominaba. Cientos de personas haciendo filas en los pabellones, otras tantas de un lado a otro, sin saber muy bien que tenían que hacer para poder visitar los pabellones y espectáculos.

Al rato algún trabajador desperdigado al que asediaba la multitud comentó que guardar fila no servía de nada para los pabellones y espectáculos más visitados (pabellón de España, acuario, pabellón de Aragón, espectáculo del Hombre Vertiente, etc.) sino se tenía ticket, con hora previa sacado en las maquinas del Fast Pass.

Mientras una trabajadora me estaba indicando dónde encontrar una maquina de fast pass llego su coordinador y nos interrumpió sin educación alguna requiriendo a la trabajadora que fuese con él sin que pudiese acabar de indicarme. Vamos vemos que la profesionalidad hizo acto de presencia, pero a muchos kilómetros de esta situación.

Tras varias vueltas detecté en la parte de arriba varias maquinas de fast pass en las que no había demasiada fila. Eso sí, no había ningún trabajador para informar cómo funcionaba y agilizar así los tiempos de espera. Enfrentarte a esta maquina es toda una experiencia religiosa porque no hay indicaciones. Varios trabajadores pasaban por allí sin prestar atención al caos que se estaba produciendo en las maquinas de fast pass. La gente les asediaba para que les diesen información de como funcionaba y les ayudasen. Hipotéticamente, he quitado el sonido y solo se veían brazos y gente poniendo caras de desesperación. No es justo.

Además, solo se puede sacar un ticket con hora por vez, es decir, que si quieres acudir al acuario y consigues hora a las 12 del mediodía, hasta que no finalices esta visita no puedes concertar ninguna visita más para los pabellones más concurridos. Eso significa que cuando vuelves al sistema de fast pass ya están agotadas las visitas a todos estos pabellones y espectáculos.

La gente, por desconocimiento, sacaba ticket en el sistema de fast pass para los pabellones que quedaban disponibles y cuando llegaban a su hora se encontraban con las sorpresa de que no había filas y que no era necesario este ticket.

A las 11 de la mañana, se agolpaba la gente en los puntos de información solicitando una hoja de reclamaciones para quejarse del mal funcionamiento de este sistema. Los trabajadores muy amables aguantaban el tipo como podían y reconocían la falta de información.

Quiero ser optimista aunque, siendo realista, no puedo, a día de hoy. Soy consciente de que la organización de un evento de esta envergadura no es fácil pero tampoco imposible. Hace una semana que se abrió al publico y veo que la desorganización/caos es lo que predomina en los profesionales que prestan servicio en la Expo.

Es lógico que haya fallos y carencias, sin embargo, si se les pone remedio no pasa nada porque es parte del proceso de aprendizaje. El gran culpable son los organizadores y no los trabajadores que siguen instrucciones de ellos. Ellos no pueden cambiar la desorganización si la organización Expoagua2008 no toma la iniciativa de hacerlo. Hasta ahora, creo que hacen la vista gorda y las quejas que pone la gente no les importan demasiado.

Tienen que darse cuenta que el éxito o fracaso de la muestra esta en que la gente que acude a la misma quede satisfecha. Porque aquellos que se vayan con mala sensación les puedo asegurar que no van a animar a su círculo más cercano a visitarnos. Y no olviden que no será por sitios para poderse ir de vacaciones.....

Sinceramente, creo que la formación ha brillado por su ausencia a los trabajadores durante las semanas previas a la apertura; si los trabajadores no tienen la información que les solicitamos los visitantes ¿quién la tiene?

Los trabajadores, en muchas ocasiones, van perdidos, estando muchas veces en los puntos donde no se les necesita y en aquellos sitios del recinto donde serían muy necesarios, brillan por su ausencia. Esto denota, que la organización no está controlando la situación.

¿Qué hacen sus coordinadores? Pienso que es parte de su trabajo distribuir a su equipo en aquellos puntos más necesarios.

Creo que a quien le corresponda, tiene que darse una vuelta por la muestra y ver esto que comento por si mismo. Aun quedan muchos días y espero que estos errores que comento se rectifiquen.

La organización tiene que ser el referente en la gestión de la gran multitud de trabajadores que trabajan en este tipo de eventos porque sino se está perdido. La coordinación también es de vital importancia para no duplicar esfuerzos pudiendo llegar a todo y a todos. La delegación de funciones es muy necesaria aquí, sobre todo en los puestos de responsabilidad, que tienen que dedicarse fundamentalmente a gestionar correctamente a las personas a sus cargos descargándose de tareas secundarias que pueden desempeñar otros.

Por favor, tomen nota de las quejas de los visitantes de cara a aprender porque ellos les van a ayudar a darse cuenta de aquellos errores que no son capaces de ver por si mismos. Hay que saber reconocer las cosas que son mejorables y ponerse manos a la obra para mejorarlo y evitar que se vuelvan a quejar de eso. No puedan controlar el que a una persona le guste o disguste un pabellón pero sí, depende de ustedes, que la gente se queje o no de la información, organización, etc.