DURACIÓN ACCIONES FORMATIVAS

Una vez detectada la necesidad real de realizar una determinada acción formativa habrá que planificarla al detalle para que el resultado sea positivo.

Una de las cosas más importantes de cada acción formativa es la previsión del tiempo necesario para la misma.

A cada aspecto hay que dedicarle el tiempo necesario para adquirir los conocimientos requeridos por el público potencial, ni más ni menos.

Entonces, para poder determinar esto, habrá que plantearse las siguientes preguntas:
¿Influye el tipo de asistentes en el tiempo de duración? Lógicamente sí que influye porque no es lo mismo tener un grupo homogéneo a nivel de conocimientos, que un grupo heterogéneo con diversos niveles de conocimientos de esa materia.

Así que debéis prestar atención a esto para evitar pillaros las manos en la planificación del tiempo. Si los grupos son muy reducidos y/o hay falta de presupuesto, será muy difícil que una acción formativa sea efectiva al mezclar diferentes niveles. Opciones son muchas, como por ejemplo, hacer la formación junto con alguna otra organización. También se podrán encontrar formaciones en el exterior, a las cuales poder enviar a nuestros compañeros.

¿Qué objetivos se pretende que alcancen los asistentes? El tener claro los objetivos será de vital importancia para obtener un resultado positivo. Además, en función del número de objetivos que se tengan que alcanzar, la formación deberá ser de mayor o menor duración.

¿Qué sistema formativo es el más adecuado? En función de la materia a impartir y del tipo de asistentes se establecerá un calendario más o menos. Las acciones formativas intensivas suelen ser más adecuadas para los perfiles más altos de las organizaciones que suelen tener una agenda muy apretada por lo que disponen de poco tiempo libre. A veces también engancha a los asistentes el distribuir determinada acción formativa en el tiempo para mantenerles expectantes y ver a si su progreso con el paso del tiempo.

¿Desde qué enfoque se plantea la acción formativa? Hoy en día, para tener éxito, hay que plantear las mismas desde un punto de vista eminentemente práctico, enfocando las materias a impartir desde el punto de vista de la utilidad para los asistentes y que sea trasladable a su trabajo diario.

Si seguimos empeñados en seguir con el enfoque teórico, no obtendremos el éxito. Todo lo teórico se puede aprender de un libro. La práctica es lo que se necesita experimentar, desarrollar, incluso fallar para aprender las consecuencias de hacer las cosas mal. En una formación, no es suficiente sólo con transmitir el conocimiento y contar como se usa, sino, que es más importante aprender a usar ese conocimiento nuevo de una forma más interactiva.

¿Qué personal va a impartir la acción formativa? No es suficiente con que domine una materia para que este garantizado el éxito. Más importante que esto es que el profesorado sepa transmitir los mensajes en un lenguaje que llegue a los asistentes. Igualmente los tutores tienen que saber hacer atractivas las materias a impartir y despertar, así, el interés de sus alumnos.

Por lo tanto, será importante saber estructurar muy bien el ritmo de la clase e ir variando en función de cómo vaya desarrollándose la estrategia. La improvisación, a veces, es imprescindible. No habrá que olvidar que si el encargado de impartir la acción formativa es un profesor novel, la previsión de tiempo debe ser mayor porque la experiencia es un grado.

¿Se tienen en cuenta los imprevistos? Un imprevisto, es… imprevisto. Pero aun así, hay que intentar identificar todo aquello que pueda surgir, para evitar pérdida de tiempo y desinterés entre los alumnos. Así pues, la preparación de la acción no consiste simplemente en “lanzar” la materia, sino en preparar también aquello que pudiera estar relacionado. Aun así, habrá cosas que no podamos prever.

Esto hay que tenerlo en cuenta para evitar quedarse cortos de tiempo o tener que dejar el tema a medias por acabarse el tiempo de la formación. Por ejemplo, a la hora de establecer el tiempo necesario completo para impartir la acción, debéis prever, no solo el tiempo previsto para impartir toda la materia, sino también, el tiempo necesario para descansos, resolución de dudas, imprevistos inesperados (baja del profesor, alumnos rebeldes, etc.).

¿Qué soportes didácticos vais a usar? Hay que saber elegir los soportes adecuados para complementar de forma adecuada la acción formativa. De esto va a depender muchos el avance adecuado con el tiempo. En la planificación del tiempo habrá que experimentar con las distintas herramientas posibles en función de las materias a impartir y quedarse con las que más ayuden a conseguir los objetivos necesarios.
Sobretodo, en cuanto a uso de aparatos electrónicos, tendremos que asegurarnos de conocer su funcionamiento. Sino, tendremos pérdidas de tiempo que, además, no darán buena imagen al formador.

No es bueno sobrecargarse de este tipo de herramientas porque entonces consiguen el efecto contrario. Simplemente hay que saber elegir las adecuadas para cada materia.

¿Cómo vais a comprobar que los alumnos han adquirido el nivel esperado con la acción formativa? No es suficiente con impartir la acción formativa y empezar a pensar en el siguiente grupo. Habrá que evaluar que han adquirido los conocimientos previstos y igualmente asegurarse de ello porque sino los han adquirido, algo ha fallado. Lo mejor es una evaluación continua en el tiempo que continué incluso después de la finalización de la misma.

Todas estas cosas, aunque no lo parezca, influyen para determinar de forma ajustada el número de horas total que es necesario para impartir adecuadamente una acción formativa.

Como siempre se dice, el tiempo es oro y hay que aprovechar hasta el último minuto del mismo sin desperdiciar nada porque este pasa muy rápido. En estos momentos invertimos el dinero en aprovechar el tiempo para no tener tiempos muertos que nos generarán pérdidas de todo tipo.

Hay veces que el éxito o el fracaso de una acción formativa la determina el tiempo previsto para la misma. Hay veces que determinada acción formativa se prevé impartirla en tres horas y se queda corta quedando muchas cosas por ver; claramente, esto es un error de planificación.

Igualmente hay acciones formativas en las que sobra tiempo por todos los sitios, sintiendo los alumnos que están perdiendo el tiempo; también aquí se hizo mal la planificación previa a impartir la acción. Un profesor experimentado, siempre tendrá actividades extra a las que poder recurrir en caso de ver que sobra tiempo.

La planificación habrá que comenzarla desde cero, no pasando por alto ningún detalle, por muy pequeño que pueda parecer. Aun así a veces falla alguna cosa.

Por eso, a la vez de hacer la planificación, habrá que plantearse los posibles imprevistos y buscarles soluciones para estar preparados.

Hay que engranar bien todas las piezas para que la acción formativa sea positiva. Obviamente, de los errores se aprende. Como conclusión final tengo que añadir que la preparación de las mismas es de vital importancia.

También, si fuera posible, hacer simulaciones de las mismas con hipotéticos alumnos para meterse en materia y poder encontrar todos los pros y contras de cada acción formativa.