miércoles, 1 de octubre de 2008

EL QUE MUCHO ABARCA, POCO APRIETA

En el ámbito laboral hay que aprender a dosificarse y llevar al cabo del tiempo diversas tareas y conseguir, así, ser lo más productivos posible. Esto está muy bien, siempre y cuando tengáis claro que no sólo es cuestión de empezar nuevas tareas, sino de ir acabando también las que ya estaban comenzadas.

Pero la realidad es otra. Todos aceptamos muchas tareas, que empezamos pero no solemos terminar. Hay un dicho que dice… El que mucho abarca, poco aprieta. ¡Y qué razón tiene este refrán! La buena voluntad no os va a ayudar a ser eficientes.

Para evitar caer en el desastre, habrá que medirse las fuerzas y ser conscientes de que número de asuntos somos capaces de llevar al mismo tiempo siendo realistas. Para ello es necesario ser organizados.

Para los que no lo sean, os doy algún consejo: habrá que establecer un tiempo diario para cada asunto comenzado, que habrá que cumplir y os permitirá completar la tarea.

Es probable que se pueda comenzar un asunto con fuerzas y a la mínima ocasión que se presentan dificultades, dejarlo abandonado hasta que se requiera la solución.

Si no podéis resolver algún asunto, deberíais buscar alternativas que os ayuden a encontrar una solución.

Se suele caer en el estrés y agobiarse. Hay tiempo para todo; es cuestión de organizarnos, priorizando los asuntos y las tareas. Cada tarea tiene su momento; sólo debéis buscárselo.

El considerarse imprescindible no ayuda, ya que se abarcan muchas más tareas de las que se pueden resolver, incluso trabajando más horas. Debéis delegar tareas entre vuestros compañeros y/o subordinados en caso de tenerlos.

A veces se es reticente a repartir tareas por el “¿qué dirán?” No pasa nada por delegar. Demuestra que sois conscientes de vuestras limitaciones y que confiáis en vuestros compañeros de trabajo. Es más, el interés de las organizaciones es que todas las tareas de cada departamento o área sepan desempeñarlas varias personas del mismo para que si uno no puede hacerla, por carga de trabajo, lo pueda llevar a cabo otro.

Las personas no son imprescindibles sino las tareas o conocimientos que son necesarios para desempeñar ese trabajo. No es aceptable que pase esto y habrá que conseguir la delegación de funciones y el compartir conocimientos entre los miembros de vuestra organización.

No olvidéis que no sois mejores por hacer más tareas a la vez. Es preferible hacer solo dos cosas y bien que no cinco tareas mal ejecutadas. Obviamente, debemos marcarnos ritmos lógicos para cada tarea a desempeñar porque no podemos eternizarnos en una cosa que es sencilla.

Debéis ser eficientes y aplicados, demostrando que sois capaces de cumplir las expectativas puestas en vosotros desde un principio. Además, tendréis que ser metódicos y llevar mucho orden para tener todos los asuntos al tanto. Sino, cada vez que retoméis un asunto habréis de repasarlo, perdiendo un tiempo considerable.

8 comentarios:

Jose Miguel Bolivar dijo...

Parece que durante mucho tiempo el "multitasking" ha estado de moda.

Ahora se sabe que es ineficiente y que, como bien apuntas, es mucho mejor hacer una cosa detrás de otra en lugar de empezar muchas en paralelo y no acabar ninguna o acabarlas mal.

JM

Carol dijo...

Muy buenos consejos. Particularmente, me gusta hacer más de una cosa a la vez para que sea más ameno, pero sin pasarme, porque haciendo muchas tareas a la vez es cuando surgen los agobios.

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola JM,

El abarcar muchas tareas a la vez ha estado de moda aunque con malos resultados por su ineficiencia.

Hay que ir paso a paso empezando cosas pero sin olvidar acabarlas y bien.

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Carol,

Va bien tener varias cosas a la vez para estar entretenido pero siempre y cuando se pueda tener bajo control para evitar agobios evitables.

Pablo dijo...

Creo que con el afán de minimizar los "recursos humanos" con los que las empresas pretenden operar (para maximizar beneficios) se concentran día a día, en algunas empresas, más y más actividades en la misma cantidad limitada de personas.

Si bien considero que es cierto que los sistemas de trabajo se pueden mejorar y optimizar para poder hacer más con lo mismo, y que todos debemos desafiar permanentemente lo que hacemos para ver si existe una manera mas "económica" de hacerlo, esto tiene un límite.

Bastante a menudo escucho el mensaje "hay que focalizar en esto", y mañana "hay que focalizar en esto otro", y pasado "hay que focalizar en aquello", pero sin dejar de focalizar en lo que ya se focalizaba.

Considero que no se puede focalizar en todo; un "multi-foco" permite abarcar mas partes, pero a cambio de sacrificar calidad y a cambio de que las cosas no se hagan de la mejor manera. Esto no siempre es percibido y aceptado por quienes dirigen las empresas, y en muchos casos, plantear estas situaciones suele ser tomado como una resistencia a la corriente.

Soy un convencido de la sabiduría que hay detrás de este dicho "el que mucho abarca, poco aprieta".

Gracias por el artículo, muy claro y directo.

Pablo Giménez

http://UnMensajeParaTi.com.ar

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Pablo,

Gracias por pasarte y participar.

Hay que saber sacar partido a las personas que se tienen en la empresa. Sin embargo, no se puede cargar de muchas más tareas con el mismo personal porque llegara un momento en que se desborde el trabajo por razones obvias.

Muchas veces algunos responsables van cambiando de criterio al que debemos focalizarnos de un día para otro. De está forma estamos en todo y en nada, porque no podemos concluir ningún asunto y esto es caótico.

Hay que ser polivalente y poder focalizar nuestra atención en diversas tareas que permitan ser gestionadas por las personas con calidad objetiva.

Creo que el dicho como bien dices habla por si sólo. Hay que querer entender su verdadero significado.

Saludos,

Lucy Cordero dijo...

Excelente artículo, y creo q en esta vida hay q tener un equilibrio, no hay q desear querer tener todo, porque descuidaremos otros puntos importantes de la vida, yo creo q si podemos realizar diferentes cosas pero todo a su tiempo y dedicación, y no dejar a medias nada de lo q hagamos, saludos!!!

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola Lucy,

El equilibrio es vital en todas las facetas de nuestra vida.

Así que a cada cosa hay que dedicarle su tiempo y todo lo que se comienza hay que acabarlo.

Saludos,