NECESIDADES FORMATIVAS

A la hora de poner en marcha un plan formativo en cualquier organización para el nuevo año hay que realizar un gran trabajo previo meses antes.

Antes de nada, hay que detectar las necesidades formativas reales de las diferentes personas de la compañía. Tienen que trabajar en conjunto para esta detección el departamento encargado de la formación y los responsables de cada equipo de trabajo.

A lo largo de todo el año se ha tenido que realizar el seguimiento de los componentes de la organización. Las personas más adecuadas para realizar esta labor, son los mandos intermedios, que están en el día a día de sus personas asignadas, viendo en que áreas tiene más carencias cada persona.

Lo mejor es reunirse con cada persona para ver cuales son sus inquietudes formativas y llegar, así, a un acuerdo sobre qué área es la más prioritaria para formar el próximo año. Hay que tener claro que las personas también deber ser realistas y solicitar formaciones que tengan relación con sus tareas o, al menos, con la actividad de sus compañías.

En ocasiones, también es positivo que personas de la compañía diversifiquen sus conocimientos formativos y aprenden otro tipo de áreas de las que puedan sacar partido ambas partes.

No hay que olvidar que la formación se tiene que distribuir de forma equitativa. Es decir, hay que mirar qué personas fueron las que a lo largo del año recibieron más formación. No podemos concentrar la formación siempre en las mismas personas, así que será necesario contar con todos a la hora de repartir el presupuesto de formación previsto.

Una vez detectadas las necesidades formativas, antes de concretar las acciones específicas de cara a proceder a su aprobación final, tenemos que tener muy presente cuál es el presupuesto con el que contamos.

Cada necesidad formativa materializada en una acción concreta tendrá un coste aproximado. Si todas las necesidades formativas suman un coste total inferior al presupuesto formativo anual total podremos respirar tranquilos y buscar nuevas áreas donde invertir lo que sobre.

El problema real llega cuando el coste de todas las acciones formativas previstas para el siguiente año excede del presupuesto total previsto. Aunque la formación haya que verla como inversión de futuro, se debe hacer con cabeza para garantizar la buena salud económica de la compañía. Todas las formaciones son positivas lo único es que todas no se pueden hacer a la vez.

Esto es lo que se suele producir en la gran mayoría de las compañías. En este caso, tocará priorizar cuáles de todas las previstas son más necesarias. Partiremos del hecho de que se han debido justificar previamente y contar con el visto bueno inicial para ser incluidas en el borrador de plan de formación. A la hora de decidir que acciones formativas son más necesarias que otras, se debe mirar el número de personas a las que afecta cada una, además de los recursos humanos, materiales y económicos necesarios.

Tampoco podemos olvidar la necesidad real de cada una, es decir, calcular lo que cada persona aporta antes de recibir la formación y lo que podría aportar tras recibirla.

Una vez que tenemos el plan formativo aprobado con las necesidades a cubrir en el siguiente ejercicio, debe comenzar el trabajo de planificar cada necesidad materializada en la correspondiente acción formativa que debe recoger los objetivos a conseguir por las personas que recibirán esa acción.

No habrá que pasar por alto también las posibles desviaciones que tendrá todo plan formativo anual. Por desviación, entendemos desajustes entre lo previsto en el plan inicial y lo finalmente acontecido en el mismo.

Por ejemplo, puede darse el caso de que alguna necesidad formativa prevista y aprobada no se pueda realizar por distintas circunstancias. Y luego necesidades que no estén previstas que surjan a lo largo del año y sean necesarias realizarlas por motivos más que probados de forma clara.

Tienen que haber una coordinación en todas estas fases para conseguir que el plan formativo anual sea una realidad. Luego hay que cumplir con lo pactado y aprobado cumpliendo cada parte de la organización el cometido que tenga asignado para que todo funcione a la perfección. En caso de que puedan surgir imprevistos hay que estar preparados para reaccionar y a esto ayuda el haberlos previsto por si acaso.

En los momentos actuales en los que la recesión económica está con nosotros sería muy fácil cancelar todas las formaciones y así el gasto. Pero debemos continuar con la labor formativa, siendo muy rigurosos y selectivos, ajustando los presupuestos al máximo. La congelación de las partidas destinadas a formación no es la decisión acertada porque hay que seguir reforzando a vuestros trabajadores para saber aprovechar las oportunidades que surjan en estos tiempos.

Es cuestión de buscar fórmulas que se adapten a las necesidades formativas de cada compañía y al presupuesto que se puede invertir para ello. La adaptación es la clave del éxito para poder tener planes formativos anuales atractivos y ajustados a la realidad en estos tiempos de crisis económica.

Con planificación y anticipación estaremos ganando terreno de cara a conseguir el triunfo: hacer que vuestras compañías sigan siendo día a día competitivas a nivel interno y externo.