ACTA REUNIÓN

Hoy en día, lo esencial es conseguir ser productivos y eficientes en nuestro tiempo de trabajo debido a que la pérdida del mismo genera muchos costes a nuestra organización, que bien gestionado, se podría convertir en beneficio.

Es muy habitual tener reuniones periódicas con diferentes miembros o departamentos de nuestra empresa, es decir, que destinamos mucho de nuestro tiempo de trabajo a estar reunidos con otras personas para tratar y resolver asuntos de importancia para nuestra organización. Y digo yo ¿es necesario estar tanto tiempo reunido? ¿Todo el tiempo que destinamos a estar reunidos es productivo? Mi respuesta a ambas preguntas es un claro NO. Esto se debe a que no organizamos bien las reuniones para que duren el tiempo imprescindible, ya que suele ser muy habitual acudir a gran número de reuniones sin saber el orden del día, sin olvidar los retrasos a las mismas por la falta de puntualidad de los asistentes (normalmente directivos).

Para aprovechar bien el tiempo de las reuniones tiene que estar establecido lo que se va tratar de antemano y el tiempo dedicado a cada tema, para que los asistentes, previamente, puedan preparar los puntos a tratar.

Otro error muy habitual es no redactar un acta de cada reunión en la que se recojan todos acuerdos a los que se han llegado sobre los diferentes temas tratados o compromisos adquiridos por cada parte. No realizar esto supone una perdida de tiempo y generación de costes para nuestra compañía.

Sin un acta de cada reunión no podemos avanzar nada y por otro lado hace que nos olvidemos de los pactos o compromisos adquiridos.

El acta nos permitirá hacer un seguimiento de lo que tiene que realizar cada parte en un tiempo determinado y sino lo hace, exigirle su cumplimiento a la persona que adquirió ese compromiso.

Lo más justo es que en cada reunión redacte el acta un asistente diferente y con posterioridad a la misma envíe una copia de la misma a todos los que acudieron para que lo tengan a mano y no lo olviden.

Si queremos ser efectivos, tendremos que avanzar en los diferentes temas profesionales, cumpliendo lo pactado en las diferentes reuniones para llegar a la siguiente con los asuntos adelantados, ya que no olvidemos que parte de nuestro trabajo es cumplir nuestros compromisos adquiridos.

¡Cuantas veces hemos acudido a una reunión en la que hemos tenido la sensación de estar perdiendo el tiempo o de estar hablando de cosas que ya se suponían resueltas!

Me gustaría lanzar un par de preguntas a contestar por todos vosotros ¿somos realmente productivos el tiempo que estamos reunidos? En caso de ser negativa la respuesta ¿cuál crees que es el motivo?