PREPARACIÓN REUNIONES

El éxito de una reunión está en una buena preparación. ¿Cuántas veces hemos visto gente en reuniones que no está preparada para una reunión?

Para causar una buena imagen e impresión hay que llevar preparado el orden del día , para poder resolver diferentes in situ cuestiones profesionales y así encontrar una solución consensuada entre todos, sin tener que esperar a la siguiente reunión para poder llegar a acuerdos.

Vivimos en una sociedad limitada de tiempo, pero desgraciadamente, la única manera de alcanzar los resultados esperados es con la preparación previa para ir con el trabajo hecho y poder estar preparados antes situaciones imprevistas.

En nuestras reuniones nos encontramos a gente que ante una pregunta un poco profunda en un tema concreto se queda con cara de sorpresa, empieza a sudar y se excusa durante un tiempo reducido para llamar por teléfono a sus colegas o con el pretexto de un breve receso, poder sacar del sistema datos que ya debería haber preparado.

Esto da una imagen lamentable sobre todo si nos reunimos con gente de fuera de la organización. El acudir sin haberse mirado ni preparado el orden del día de una sesión de trabajo, además de incumplir las obligaciones de tu trabajo, supone una falta de respeto al resto de profesionales que acuden a esa misma cita.

Por lo tanto, antes de todo, tiene que estar nuestra dignidad profesional. Sino hemos podido preparar la sesión de forma adecuada hay que posponer la misma para permitirnos ponernos al día y hacer bien nuestro trabajo.

No tenemos que olvidar, que es importante el tiempo de todos los profesionales que forman una organización cualquiera que sea el puesto que ocupen.

Mi consejo personal, antes de acudir a una reunión, hay que realizar una serie de acciones fundamentales:

- Conocer los asuntos a tratar.
- Preparar los temas a debatir.
- Ponernos en el lugar de la otra parte para analizar sus planteamientos y puntos de vista antes de la sesión de trabajo que nos va a permitir ir más preparados.
- Disponer de forma previa las ideas a exponer para estar seguros que transmitimos el mensaje de forma correcta.
- Y si somos nosotros los que organizamos la reunión, y tenemos que hacer una exposición, aconsejaría practicarla.

Esto nos va a permitir tener la satisfacción personal de hacer nuestro trabajo con profesionalidad que es lo principal.