Y NOS DIERON LOS DOS Y LAS TRES….

La verdad es que la duración de los procesos de selección en algunas organizaciones es un cachondeo; se sabe cuando comienzan pero no cuando acaban.

Muchos de vosotros habréis experimentado en alguna ocasión el inscribiros a una oferta de empleo de vuestro interés en la que, a priori, cumplís el perfil. Sin embargo, van pasando las semanas y al no recibir comunicación alguna, os olvidáis; dais por hecho que no erais el perfil buscado. Sorprendentemente, al tiempo, os llaman para entrevista, habiendo pasado varios meses desde que os inscribierais.

Vuestra reacción dependerá de si estáis todavía en búsqueda de trabajo o no. No obstante, a pesar de mostraros receptivos, vais a estar con la mosca detrás de la oreja porque no es ni medio normal.

Las razones pueden ser varias: en primer lugar que la selección se llevara a cabo, pero el candidato seleccionado haya rechazado la oferta por diferentes circunstancias y que los demás candidatos entrevistados no terminasen de encajarles; así pues, necesitan tirar de nuevo de los perfiles inscritos e inicialmente desechados.

Otra opción es una descoordinación entre el departamento que solicita este recurso y el departamento de personal. A veces los solicitantes ponen en su boca la palabra “recurso urgente” y a la vuelta de dos días esa urgencia se convierte en necesidad previsible, lo que hace que el proceso puesto en marcha deje de tener sentido, siendo una pérdida de tiempo para la empresa y los candidatos inscritos. Si por cualquier circunstancia, se suspende el proceso hay que avisar a los candidatos que cumplan el perfil para informarles de esta circunstancia y dar una buena imagen de empresa, indicándoles que cuando se vuelva poner en marcha, os pondréis en contacto con ellos para preguntarles si aun están interesados.

Antes de poner en marcha un proceso de selección externo hay que justificar adecuadamente la necesidad real del mismo. Habiendo explotado al máximo la opción de cubrir esa vacante a través de promoción interna, para permitir, primero el desarrollo profesional del potencial que ya esta en vuestra organización. No sería la primera vez que se cubre una vacante con un perfil externo teniendo en la organización alguien válido para ocuparlo; sin embargo, nadie cayó en contar con él porque se actúa sobre la marcha, sin preocuparnos por incentivar la promoción interna. Luego, no os sorprendáis de que la gente interna se queje porque perciben que se da más importancia a la gente de fuera que a la que ya forma parte de la organización.

Eso sí, cualquier persona interna no vale para ocupar los puestos de nueva creación; hay ocasiones que se cubre con alguien interno porque no había nadie mejor y esto también es un error. ¿En cuántas organizaciones hay personas ocupando puestos para los que no encajan porque las decisiones se tomaron a la brava?

También hay que barajar la opción de cubrir esa vacante reubicando recursos de ese perfil de otros equipos que por falta de carga de trabajo suficiente están disponibles en estos momentos. Hay que prestar atención a esto; sino podéis encontraros con la paradoja de tener mal distribuidos los recursos en vuestra organización, es decir, tener exceso o defecto de personal por falta de previsión, que os traerá verdaderos problemas.

El departamento de Recursos Humanos tiene que ser tajante y si no se justifica adecuadamente la necesidad de incorporar un nuevo recurso de forma objetiva por la parte solicitante, debe denegar la puesta en marcha de ese proceso de selección hasta nueva orden. Igualmente, a parte de justificar su necesidad real, el solicitante interno debe de completar el perfil requerido, con toda la información, para ponernos a buscar el candidato que se ajuste a lo necesitado y, así, evitar incoherencias entre lo pedido y lo buscado, ocasionado por una mala comunicación entre ambas partes.

Es más, si a Recursos Humanos nos falta algún dato del perfil, tendremos que negarnos a comenzar su búsqueda hasta contar con la información precisa y, así, hacer bien nuestro trabajo.

Debe de haber correlación entre los requisitos buscados por la empresa en los candidatos y lo ofrecido para ocupar ese puesto. En más de una ocasión, os vais a encontrar ofertas en las que se solicita candidatos con 2 años de experiencia como mínimo en el puesto y a la vez se exige como requisito imprescindible el haber finalizado recientemente sus estudios superiores. ¿Tiene sentido?

O en otras ocasiones, se piden para cubrir determinados puestos, determinada experiencia y conocimientos en materias específicas que, ni las personas que ocupan ese puesto en vuestra organización lo cumplen. Hay que ser coherente y realista con los requisitos pedidos. Si las personas que ya ocupan ese puesto no los cumplen ¿Cómo podemos pedirlos para ese mismo puesto de nueva creación?

Tampoco hay que olvidar que para exigir tendremos que ofrecer unas condiciones acordes a lo aportado. A veces, queremos incorporar un perfil senior con un salario de júnior; no hay correlación entre una cosa y otra. El departamento de recursos humanos no puede hacer milagros. Lo bueno, bonito y barato no suele abundar fácilmente en el mercado.

Una vez que se han puesto en claro todas estas circunstancias motivadoras de conflicto interno hay que ponerse manos a la obra con rapidez. Porque el tiempo es oro y para la mayoría de los perfiles a buscar hoy en día hay que estar veloz y anticiparse al resto de la competencia. El mayor número de candidatos inscritos se producen en la primera semana de inserción de la oferta. Tampoco olvidéis que los candidatos que están embarcados en busca activa de empleo no se limitan solo a vuestra oferta y diversifican su atención en varias ofertas de perfil similar y tener más opciones de éxito.

Por lo tanto, las cribas iniciales recomiendo hacerlas al instante, procediendo a citar a los candidatos que encajan en el perfil para una entrevista y poder cubrir la vacante lo antes posible. El tiempo máximo de duración del proceso de selección, si hay la coordinación entre las partes involucradas en la selección no debería ser superior a las 3 semanas como máximo, a pesar de que el proceso de selección sea en una provincia distinta a la de ubicación física del departamento de recursos humanos. No podéis insertar una oferta de trabajo y tardar más de una semana en comenzar a citar a los candidatos para las entrevistas porque, en muchos procesos, el desperdiciar un día es algo que se paga caro. Debéis planificaros y organizaros para alcanzar el éxito.

Toda demora que vaya más allá de este plazo no tiene lógica. Cuando ocurre, algo ha fallado a la hora de preparar la puesta en marcha del proceso. Recordad que el fracaso de un proceso de selección supone una perdida importante de tiempo y dinero para vuestra organización e incluso, del candidato óptimo. Igualmente, supone duplicar esfuerzos y costes porque habrá que volver a comenzar desde el principio para cubrir esa vacante; al haber pasado tanto tiempo, la mayoría de los candidatos inscritos a la oferta anterior ya no estarán interesados, por haberse vinculado ya con otra organización.

Pero no solo eso. La mala imagen de empresa que se da al ver la misma oferta publicada de nuevo tras haber permanecido la anterior el máximo plazo posible en el mercado de trabajo. Los candidatos sacan sus propias conclusiones, porque ellos no conocen las verdaderas circunstancias que os han llevado a esta situación.

Muchas veces, los candidatos tienen la sensación de que una oferta que está constantemente insertada alternando diferentes periodos de tiempo se debe a que la empresa ofrece malas condiciones que provocan una alta rotación en el puesto. A veces es cierto y otras no. Sin embargo, es muy complicado eliminar la mala imagen que puede provocar vuestra organización entre los posibles candidatos aunque no sea veraz. Los rumores hacen mucho daño así que cuidado con este tipo de cosas.

Por lo tanto, las organizaciones tenéis que planificaros y coordinaros adecuadamente para evitar estos errores. No es tan complicado ponerse de acuerdo entre los diferentes departamentos para un proceso de selección. Las cosas hay que prepararlas con tiempo, teniendo todos claro lo que se busca al mismo tiempo que evitar incoherencias. Aparte, debéis exigir coherencia interna y hacer ver a los demás que, para hacer bien vuestro trabajo de búsqueda de nuevos recursos, se os debe avisar con tiempo suficiente para hacerlo bien, tendiendo también en cuenta la dificultad de encontrar ese perfil en el mercado. Hay veces que nos solicitan tres recursos de un día para otro y esto es intolerable. Por eso existe algo que se llama “previsiones de personal”.

Así que si se producen estos errores en vuestra organización, aun estáis a tiempo de solucionarlos, buscando qué es lo que falla para esta falta de organización y planificación interna para que funcione la selección a la perfección. Así que ya sabéis, con ganas de hacerlo, todo tiene remedio.