REUNIONES... O PÉRDIDA DE TIEMPO

¿Quién no tiene hoy en día innumerables reuniones a las que asistir?

En el mundo profesional el tiempo cada vez es más importante y hay que saberlo gestionar muy bien para sacarle el máximo partido. No nos podemos permitir el lujo de desperdiciar ningún minuto de nuestra jornada en tareas innecesarias.

Hasta aquí, todos de acuerdo, sin embargo, ¿cuánto tiempo imprescindible de muchos trabajadores de perfiles medios/altos se desperdicia en largas reuniones a las que no haría falta que acudiesen?

A las reuniones tienen que acudir aquellas personas que tengan algo que aportar en la misma o a las que les afecten las cosas a tratar. Los profesionales que tengan que enterarse de lo tratado en las mismas no es necesario que acudan ya que para eso debe existir un resumen de los acuerdos a los que se han llegado en las mismas.

Luego lanzo una pregunta ¿Las reuniones de trabajo duran el tiempo necesario? En la mayoría de las ocasiones duran más de lo necesario por no llevar algunos asistentes los temas preparados, por no ceñirse a los temas del orden del día, por no concretar en lo realmente importante, por no cumplir los horarios estipulados y por otras tantas cosas que se pasan por alto porque se consideran males necesarios. Un clásico de pérdida de tiempo en reuniones en España, consiste en conducir la reunión a un tema fuera del orden del día con el objetivo claro de colgarse medallas...

Todos estos casos y alguno más, que seguro que todos padecemos, claramente demuestran una mala gestión del tiempo y falta de organización. En muchas ocasiones, una solución vendría dada por que quien convoque la reunión haga de moderador o nombre a alguien que lo sea, que controle tiempos y orden del día de la reunión, evitando así que nos vayamos por "los cerros de Úbeda".

Todo ese tiempo perdido por nuestros profesionales en reuniones a las que no era necesaria su asistencia es un coste y no una inversión; las reuniones son necesarias, por supuesto, pero en su justa medida. Así que antes de convocar una reunión hay que plantearse una serie de cuestiones a resolverse antes de su celebración:

• ¿Finalidad de la misma?
• ¿Asistentes realmente necesarios?
• ¿Orden del día?
• ¿Calcular el tiempo necesario para cada tema?
• ¿Quién va a elaborar el resumen de la misma?
• ¿Temas que es necesario dejar zanjados en la reunión?

Otro gran problema que se genera de la mala organización de las reuniones, es el seguimiento de los acuerdos.

Tras una reunión, debe quedar bien claro QUIÉN debe hacer QUÉ y CUÁNDO debe estar el tema resuelto, para así, de ser necesaria una reunión de seguimiento, poder ir a ella debidamente preparado el que tenga que hacer las diferentes labores y aquellos afectados, sepan a qué atenerse.

Estamos en España, es cierto. Pero eso no es excusa para no saber resolver las reuniones.