PLANIFICACIÓN TIEMPO FORMACIÓN

El tema sobre el que voy a tratar hoy es algo muy importante en las formaciones y no es otras cosa que el tiempo dedicado a las mismas. Hoy dependemos al 100% del tiempo para conseguir el éxito.

Por lo tanto a la hora de organizar y preparar una actividad formativa específica sobre cualquier materia tenemos que preguntarnos estas dos cosas de vital importancia:

¿De cuánto tiempo disponemos para la acción formativa?

¿Cómo podemos distribuir ese tiempo?

Las respuestas acertadas a estas preguntas son múltiples ya que va a depender mucho de las personas encargadas de impartir las diferentes acciones formativas.

Para conseguir el éxito de todas las actividades que componen una acción formativa específica, tenemos que tener en cuenta que en el tiempo dedicado a cada una de ellas tiene que ser el suficiente para:

- Conseguir el objetivo propuesto con cada una de ellas y poder obtener la valoración de los participantes de que se ha conseguido.

- Descontar del tiempo total con el que contamos, el periodo dedicado a descansos y pausas, para saber con exactitud del tiempo del que disponemos y evitar retrasos que muestran desorganización por parte del formador

- No agotar a los asistentes y que consigan guardar fuerzas suficientes para seguir participar con atención en el resto de actividades planificadas por el formador.

La organización del tiempo previsto para la totalidad de los contenidos de la acción formativa y para conseguir que los participantes alcancen los objetivos previstos para la misma va a estar basado fundamentalmente en el conocimiento del formador de las materias a impartir y por otro lado del ritmo de los diferentes participantes.

Por ello a la hora de distribuir el tiempo dedicado a cada materia a impartir en una acción formativa tenemos que prestar atención a los siguientes aspectos:

- Establecer una escala de importancia de cada uno de los objetivos que pretendemos conseguir con esa acción formativa específica, es decir, dedicar más tiempo a los de mayor importancia y menos a los que son más secundarios.

- Prever que temas de los que se van a tocar en la acción formativa pueden conllevar problemas o resistencia por parte de la mayoría de los participantes. Así nos permite preparar la estrategia para plantear esos temas de forma adecuada.

- Estar preparados ante las posibles complicaciones de algunos de los participantes para comprender alguna de las materias a impartir en esa acción formativa.

- Saber el número de asistentes a la misma. Ya que no es los mismo que sean 5 o 15 los participantes.

- Conocer la cantidad de recursos materiales con los que contamos para el desarrollo de la acción formativa, porque su distribución, va a depender totalmente del número de asistentes.

- No olvidar tener en cuenta las variaciones que sufre la atención de los individuos a lo largo de la jornada. Habitualmente a primera hora de la mañana, después de la comida y al final del día tenemos que programar actividades apetecibles y dejar para otro momento aquellas actividades complicadas.

Una vez establecido que fracción de tiempo dedicamos a cada actividad, debemos prestar atención a que diálogos son claves y necesarios para alcanzar el objetivo propuesto y así evitar que la charla tome una dirección diferente a la establecida.

Si tenemos previsto que la totalidad de una acción formativa va a ser 3 horas, recomiendo finalizar todas las actividades en 2 horas y media, ya que los últimos 30 minutos conviene dejarlos para preguntas y dudas de los diferentes asistentes.

Como pasemos por alto estos detalles en la planificación del tiempo de las acciones formativas nos vamos a encontrar con la desagradable realidad de que nos falta o sobra mucho tiempo para cada actividad prevista. Esto da una muy mala imagen en una sociedad en la que el tiempo es oro.