PROCEDIMIENTOS: DEBIDAMENTE PLANIFICADOS O NECESITADOS DE PARCHEOS

En todas las organizaciones, tarde o temprano, es necesario establecer procedimientos para que todo el mundo tenga claro qué hacer y lo hagan de la misma forma. El que cada uno haga las cosas como le parezca provoca situaciones caóticas que generan muchos conflictos.

Eso sí, procedimentar no es tan fácil como parece; hay que tener en cuenta muchas variables para que sean realmente útiles y el resultado sea lo que necesitan los usuarios.

Por ejemplo, vemos que a la hora de legislar, para sacar a la luz nuevas leyes, los encargados de crearlas ponen todo su empeño en contemplar todo. Sin embargo, vemos que hay muchos vacíos legales y muchos aspectos tocados de una forma demasiado generalista que no solucionan las necesidades reales de las personas sobre ese tema.

Y todos os preguntareis ¿Por qué pasa esto?

La respuesta va en la misma línea de siempre porque no se ha tenido en cuenta a la hora de elaborar los distintos procedimientos, leyes, etc. a los usuarios a los que van destinados. Debemos tenerlos en cuenta para conocer sus necesidades de primera mano y, así, poder ver cómo les podemos dar solución a nivel procedimental de la forma más ágil y práctica.

A nivel teórico, todo parece muy fácil; sin embargo, la realidad es mucho más complicada. Muchas veces, los encargados de elaborar los procedimientos ponen todo su empeño e intentan ponerse en el lugar de los usuarios. Aunque esto es imposible y la única manera de conocer sus necesidades y lo que necesitan es involucrándolos en el proceso de elaboración de los distintos procedimientos.

De esta manera, vamos a conseguir contemplar la gran mayoría de los supuestos que se producen en cada área a procedimentar, con las soluciones más eficaces. De esta forma, evitaremos muchos defectos de forma que no se ven a priori a nivel teórico si no se cuenta con los usuarios antes de ponerlos en marcha para que puedan plantear las carencias o defectos a nivel de operatividad con respecto a lo que precisan y esperan.

Quizás esto llevará más tiempo para elaborar los procedimientos aunque no tanto como os pensáis. Eso sí, os vais a ahorrar muchos quebraderos de cabeza porque os habréis anticipado a ellos gracias a las sinergias con todas las partes protagonistas en cada procedimiento.

Por el contrario, si no hacemos esto, nos damos cuenta de las “taras” de los procedimientos cuando los implementamos, produciéndose situaciones de colapso y caos por no haber hecho las cosas con su orden lógico para evitarlo.

Cuanto más preveamos y planifiquemos en la fase previa de procedimentar de una forma práctica contando con las partes necesarias, evitaremos tener que rehacer muchas partes de los procedimientos y tener que buscar soluciones aun montón de incidencias y supuestos que no se cubren con lo contemplado en los mismos.

Esto se puede extender a muchas otras áreas. Yo, por ejemplo, siempre hago referencia a los accesos a los polígonos industriales; se nota que los encargados de diseñarlos y construirlos, en primer lugar, nunca los van a usar porque sino se pondrían en la piel de usuario. Por otro lado, no han tenido en cuenta las necesidades de los usuarios finales de cara a darles alternativas adecuadas. Normalmente siempre hacen un único acceso a los polígonos, produciéndose retenciones y colapsos en horas punta, evitables si se hubiesen realizado varias entradas/salidas. Luego vienen los parcheos propios de una mala planificación.

Esto no se hace porque se limitan a hacer las cosas sin pensar en darle la máxima utilidad y eficiencia al proyecto; piensan que basta con hacerlo cuando no es así. Porque Lo que cuenta es hacerlo de la forma más eficiente que dé las alternativas más adecuadas a los usuarios y que les evite la gran mayoría de los inconvenientes o, al menos, los más grandes. No se logrará haciéndolo como se hacen la mayoría de obras o procedimientos en nuestro país.

Cada procedimiento tiene su forma y su momento ideal; sólo hace falta encontrárselo, teniendo en cuenta todas las facetas necesarias.

Así que debéis comenzar a procedimentar paso a paso, comenzando por los cimientos hasta llegar al tejado y no al revés.

Es muy típico finalizar un procedimiento, ley, obra, etc. y a los dos días tener que volver a cambiar, reformar o retocar por defectos que estaban ahí antes de ponerlos en marcha pero que no se tuvieron en cuenta porque nadie paró a pensarlos. A la hora de crear procedimientos hay que hacerlo con visión global que cubra la mayor parte de supuestos. De esta forma, se conseguirá que aquellos no contemplados puedan ser solucionados con un poco de lógica y sentido común. Nunca un procedimiento va a poder contemplar el 100% de los supuestos porque es imposible poderse ajustarse a la perfección. Sin embargo, teniendo en cuenta la realidad de las personas que los precisan y usándoles como “conejillos de indias” en su elaboración, podremos ajustarnos mucho más a contemplar todas las necesidades.

Para lograr esto, simplemente hay que tener intención de querer hacerlo y de estar dispuestos a escuchar a todas las partes que tienen algo que decir al respecto.

Las cosas, no por hacerlas más rápidas, se hacen mejor; es cuestión de hacerlas de la mejor forma posible aunque lleven un poco más de tiempo. Los parcheos no arreglan la situación, sino que la mejoran levemente, pero no dan la solución de los males. Normalmente, se pueden prever, si se hace un examen detallado de la situación.

Así que a los elaboradores de procedimientos en las organizaciones a nivel interno y externo os toca abrir vuestra mente y no intentar poneros en el lugar de los usuarios sino escucharles y dejarles que os enseñen el camino necesario para dar la cobertura adecuada. Que no tengan que venir otros a parchear vuestro trabajo.