Para conseguir tener un buen plan de comunicación en una empresa es cuestión, en primer lugar, de tener claro desde la cúpula de la empresa que su implantación es de vital necesidad. Desgraciadamente, todas las organizaciones no le prestan esta atención a la comunicación. Sin este apoyo, no merece la pena seguir adelante.
Pero teniendo en cuenta una organización que cree en la comunicación, un segundo paso reside en tener una estrategia para ir haciendo partícipes a todos los miembros de la compañía de la necesidad y utilidad de este plan. Por lo tanto, lo mejor para conseguir esto, es contar con la opinión de todos en el proceso de elaboración del mismo.
Habrá que instaurar unos correctos procedimientos de comunicación ascendente (de los trabajadores a la dirección) y descendente (de dirección a los trabajadores). Sin olvidar, por su puesto, en ambas tipos, el nivel vertical (entre personas de diferente escalafón) y el horizontal (entre personas del mismo nivel profesional).
Los mayores errores de comunicación se producen en la descendente; los responsables de las compañías tienen que ser conscientes de la importancia que tiene la forma de comunicar las diferentes políticas, estrategias, etc.; a sus integrantes para lograr el éxito de las mismas.
Errores habituales en las comunicaciones a cualquier nivel dentro de las empresas de cualquier rincón del mundo:
1.- Dar las cosas por sabidas sin estar seguros de ello.
2.- Improvisar sin preparación algunos comunicados de cualquier tipo que generen que muchas veces se comunique un mensaje diferente al que se quiere enviar.
3.- Caer una y otra vez en el mismo error a pesar de ser conscientes de que nuestros comunicados no son claros.
4.- Ser reticentes a los cambios en la forma de hacer la comunicación por la inseguridad que esto produce.
5.- Abusar de la comunicación escrita sin motivo entre departamentos erradicados al lado tuyo. Cuando por todos es sabido que la comunicación directa cara a cara es mucho más fructífera todos los niveles.
6.- Tomar con una ofensa personal aquellas críticas constructivas que puedan hacer al desempeño de tu trabajo.
7.- Hacer que escuchamos al otro interlocutor cuando realmente simplemente estas oyendo su voz pensando en nuestra cosas personales sin prestarle la más mínima atención.
8.- Interrumpir de forma habitual a la persona que está hablando sin dejarle terminar su argumentación.
9.- Cuando no conseguimos llamar la atención de nuestros interlocutores alzamos la voz pensando que eso lo va a conseguir.
10.- Ponernos a realizar otras tareas cuando estamos manteniendo una conversación con otros compañeros.
11.- Juzgar al emisor del mensaje sin ningún tipo de piedad.
12.- Elegir al azar sin estudiarlo previamente los canales de comunicación a utilizar para diferentes tipos de mensaje.
13.- Comunicar el mensaje a los receptores equivocados por no parar a pensar quién es necesario que reciba y quién no esa información.
14.- Entrometernos en el trabajo de otros compañeros por pensar que esto era competencia tuya sin dialogar previamente sobre ello.
15.- Realizar comunicaciones innecesarias sobre temas sin sustancia y omitir comunicaciones de vital importancia.
16.- Hacer del rumor el medio de comunicación oficial.
17.- Desdecirse de lo dicho por no contrastar la información a transmitir.
18.- Dar información no veraz a los receptores para quitártelos de encima o conseguir contar con ellos. Es preferible decir que no tienes esa información antes que mentir porque, al fin y al cabo, cuando comunicamos, estamos transmitiendo al receptor una imagen de empresa positiva o negativa.
19.- No prestar atención con posterioridad a realizar la oportuna comunicación para verificar que se percibió el mensaje de forma correcta por las personas precisas.
Me gustaría saber cuál de estos errores es el más habitual y grave desde vuestro punto de vista. A parte de poder añadir alguno que creáis que no haya sido mencionado, ya que no olvidemos que esto no es una lista exclusiva y excluyente.
El comunicar no consiste en soltar el mensaje por nuestra boca e irnos con nuestra música a otra parte. El comunicar es una arte que requiere dedicación por parte de los mortales que la usamos habitualmente para poder dominarla y disfrutar con ella.
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