¿DELEGAR O NO DELEGAR?

Muchos, por el cargo que ocupan, tienen un volumen elevado de funciones y tareas de los que estar al tanto. No siempre es fácil o factible acometer todas ellos mismos. Aun así, hay quienes insisten en controlar todo, generando un cuello de botella en sus personas insostenible e inoperativo en todos los sentidos.

Así que precisan confiar determinadas funciones en otras personas de sus equipos mediante la delegación, sin dejar de asumir, por ello, la responsabilidad por las mismas.

La delegación es vital para que funcionen los diferentes equipos de trabajo. De esta forma, los buenos responsables utilizan todo el potencial de sus colaboradores para permitirles llegar al máximo rendimiento posible mediante una correcta organización y asignación de tareas a cada uno de ellos.

La delegación es beneficiosa se mire por donde se mire. Las personas que delegan se descargan de los funciones que pueden desempeñar otros de su equipo para centrarse en lo realmente importante que es lo que aporta valor a sus puestos de cara a planificar, gestionar, dirigir, controlar y asistir que es lo que más compete a los puestos de responsabilidad.

Las personas en las que se delega pueden demostrar lo que realmente valen ya que supone una oportunidad para ellos; sienten que se confía en ellos y esto hará que se sientan más integrados y que rindan a mayor nivel del esperado porque cada vez se encuentran más satisfechos con su trabajo.

No olvidemos que el delegar no supone para los responsables desentenderse de esas funciones que siguen siendo suyas sino que deben de ejercer un control adecuado de forma que les den a las personas en las que delegan autonomía para poder tomar decisiones de cara a llevar a cabo esas tareas. Y a la vez, debe controlarse que se van cumpliendo los objetivos de esa tarea. Siempre será necesario dar cuentas. Lo más importante es el resultado conseguido, prestando atención a lo más global de la delegación, sin tener que controlar cada detalle. De hacerlo, se denotará una falta de confianza y al tener que estar encima de cada paso, iría en contra del significado de lo que es delegación.

Por supuesto, los responsables de equipos o personas que tienen que delegar tienen que saber que no todas las tareas se pueden delegar; además, todo lo que deleguen tienen que saber ejecutarlo ellos para poder asistir o ayudar en un momento dado a las personas en las que se delega.

Las tareas que nunca se pueden delegar en otros son aquellas que están incluidas en áreas clave como, aspectos globales de la gestión de vuestros equipos, los temas de personal, etc. De todas formas, antes de decidir qué funciones delegar, será conveniente analizar detalladamente las tareas que realizáis regularmente, el tiempo que invertís, motivos por los cuales realizáis vosotros mismos esas tareas o funciones... Una vez visto esto, habrá que preguntarse y responder de una forma objetiva a las siguientes preguntas:

¿Pueden realizar estas funciones otras personas?
¿Se debería de formar a esas personas para acometer esas funciones?
¿En quién delegar esas funciones?

El responsable siempre debería estar al cargo de aquello que genera valor añadido porque muchas veces dedicamos la mayor parte del tiempo a tareas urgentes pero no importantes que pueden acometerlas otros por el escaso plazo para llevarlas a cabo.

Una vez decididas qué tareas delegáis, debéis de hacer un estudio exhaustivo de los miembros de vuestros equipos, analizando sus puntos fuertes, débiles, conocimiento de la compañía, desempeño de las tareas, productividad, motivación… que determinarán de una forma objetiva el grado de madurez laboral de cada colaborador.

No será aconsejable delegar tareas a personas recién llegadas a la empresa o a vuestro equipo, ya que aun precisan asistencia y supervisión para adquirir un ritmo de trabajo adecuado. Las personas, en los comienzos en una empresa, tienen muchas ganas de hacer cosas pero son negativamente productivas porque tienen que adaptarse a la forma de trabajar y de cómo deben hacer sus tareas.

Así que las personas más adecuadas para delegar van a ser aquellos trabajadores que lleven tiempo en el equipo, que pueden asesorar a otros miembros y que tienen un alto grado de conocimiento del departamento y de las tareas que hacen que su nivel de productividad y ejecución esté por encima de la media. Además, están altamente motivados porque son conscientes de su papel, sabiendo que sus empresas les valoran.
Habrá que tener claro que no se puede delegar en cualquiera; saber en quien delegar es muy importante y que dice mucho del responsable.

Una vez decidido en quién delegar, habrá que hacer el traspaso de tareas. Para esto, en primer lugar, será necesario explicar detalladamente el contenido de la tarea, para que sea conocedora de las acciones que debe llevar a cabo, tiempos con los que cuenta. Se le debe de especificar, igualmente, los conocimientos, recursos y medios que van a ayudarle a llevar a cabo esas funciones. También será necesario un tiempo para que pregunte dudas y poderlas resolver adecuadamente. Pero no acaba aquí el traspaso. Será fundamental proporcionarle todo lo que precise para poder llevar a cabo esas tareas con garantías.

Muchas veces, el problema surge porque las personas que delegan funciones en otras personas no les prestan atención, haciendo que se tengan que buscar la vida sin unas directrices claras de lo que tienen que hacer y cómo hacerlo, que es fundamental. Habrá que recordar que nadie ha nacido enseñado.

Una vez hecho el traspaso y las funciones realizadas por otros, será necesario hacer un seguimiento y control de las tarea delegadas. Deben de confiar en esas personas y no actuar a sus espaldas sin avisarles. Deben dejarles que puedan mostrar su iniciativa y ver cómo se las ingenian para buscar alternativas a los pequeños inconvenientes sin intervenir a no ser que sea absolutamente necesario.

Por supuesto, las personas en las que delegáis aprenden de las tareas y también de los que les delegáis porque les transmitís unos valores sobre la importancia que tiene cada cosa que les hará crecer o decrecer en función de cómo lo hagáis.

Las amenazas, no son buenos aliados. Imaginad que se les transmite que “no se pueden equivocar porque lo pagarán caro”. El resultado será que ocultarán esos fallos y no aprenderán porque están atemorizados. Nadie quiere errores, está claro, pero el comentario sería distinto bajo otra perspectiva: “los pequeños errores son un proceso de aprendizaje y que lo que importa es el resultado final”. Esta actitud les reforzará y hará que confíen en vosotros.

Toda tarea tiene unos plazos. Habrá que dejarlos claros para que se puedan respetar.

Finalmente, llegará la evaluación de los resultados. Ambas partes podrán aprender del proceso que les permitirá mejorar en próximas ocasiones. Habrá que recopilar suficiente información de la tarea que se le ha delegado y cómo ha sido su desempeñado que permitirá evaluar de forma objetiva. Se debe hablar abiertamente, tratando todos los puntos, permitiendo que ambas partes se exprese y expliquen. También serán estudiadas las situaciones problemáticas, analizando las causas y como se podría haber evitado. Tampoco habrá que olvidar el análisis de situaciones gratificantes.

No es recomendable sacar conclusiones categóricas sobre su capacidad. Se puede haber debido a que los objetivos estuviesen mal planteados. Todo lleva su proceso y si la persona ha conseguido gran parte de lo esperado, hay que seguir confiando en él para que en próximas ocasiones alcance unos resultados inmejorables. También hace mucho la actitud y predisposición de la persona en la que se delega.

Ya sabéis, delegar requiere seguir todo este proceso. Ahora os pregunto: ¿Hacéis todo esto a la hora de delegar? ¿Qué tenéis en cuenta a la hora de delegar?

Ahora igual os dais cuenta porque determinadas cosas no funcionan en vuestros equipos de trabajo y porque hay colapso de trabajo en determinados departamentos porque quizás hay una mala asignación de sus cargas de trabajo porque la delegación no se efectúa o se hace erróneamente. Es cuestión de seguir los pasos y prestarle atención.

¿A que esperáis?