SUCESOR Y SUCEDIDO

Las empresas van evolucionando cada segundo. Dentro de ese devenir de acontecimientos es lógico que unas personas lleguen y otras se vayan. Pero ya no hablo simplemente de una jubilación. El trabajo para toda la vida no existe. Las personas cambian y buscan mejores condiciones de trabajo, no ya monetarias, sino también profesionales. La ley de la oferta y la demanda esta ahí, como debe ser.
Hoy quiero prestar atención al proceso de preparación de las transiciones del cambio en las organizaciones entre el trabajador que se va y el que se llega a sustituirle.

Normalmente, las empresas no suelen prestar mucha atención a esto porque piensan que todo el mundo es sustituible. Unas personas serán más necesarias que otras y su marcha hará mayor o menor daño según su importancia dentro del funcionamiento de la empresa. Es responsabilidad de las compañías asegurarse que, se vaya quien se vaya, se note lo menos posible en el funcionamiento de las mismas. Para ello, habrá que hacer las cosas con tiempo para que todo se quede claro y no haya dudas posteriores que luego tengan mala solución.

Así que es necesario que coincidan un tiempo prudencial, sustituto y sustituido para que el primero pueda hacerse cargo del puesto con todos los datos y procedimientos. Si esto no es posible, al menos tendrían que mantener varias charlas telefónicas o dejarse unas pautas para ayudar al nuevo. En este caso el que más puede ayudar es el sustituido que conoce la empresa y como funciona el área en el que trabajaba, que debe “abrirse” al nuevo para proveerle de todo lo necesario.

Normalmente esto suele ser vital cuando las personas sustituidas ocupaban puestos de cierta responsabilidad. Aunque yo creo que se debe prestar atención siempre en su justa medida en función de las posiciones de los protagonistas. No olvidemos que todos los puestos son importantes o deben de serlo porque para que las cosas funcionen todas las personas de la cadena deben hacer su papel dentro de la empresa.

Habitualmente cuando hay un proceso de transición entre personas se hace “sobre la marcha” sin preparación alguna. El trabajador sustituido que se ha ido pasa a ser el “peor del mundo” según la rumorología. Incluso se aprovecha para responsabilizarle de cosas que no era responsable o jugar sus cartas. El recién llegado a ese puesto viene con grandes ideas y tiene mucho potencial, pero tendrá que hacerse a la empresa.

Un buen trabajador que abandona la empresa debe dejar todos los temas que gestiona solucionados o en manos de otras personas que puedan sacarlos adelante. Deberá comunicar con suficiente antelación a todos sus clientes, compañeros que se marcha para que estén informados y puedan saber a quién dirigirse a partir de ese momento. En caso de que tenga algún problema con alguien debe dejarlo solucionado antes de su marcha o al menos intentarlo. Deberá transmitir los conocimientos o datos necesarios para su trabajo que sólo el conozca a otras personas de la compañía, lo más recomendable a la persona que le va a sustituir si le surge la oportunidad.

Pero no siempre es posible. A veces el trabajador sustituido se le cesa de forma fulminante, sin posibilidad de reacción. El trabajador sustituido tendrá más problemas en adaptarse, pues tendrá que investigar todo sin información.

También hay que erradicar el sentimiento del trabajador sustituido en el que considera a su sustituto como su enemigo. Él no tiene la culpa de los problemas que le hayan podido surgir al anterior en esa compañía. Porque ante todo se debe ser profesional.

El trabajador recién llegado debe ir con la mente abierta. Será fundamental preguntando en primer lugar qué se espera de él. También deberá investigar o solicitar que se le faciliten los temas pendientes que dejó su predecesor. Si el puesto es de responsabilidad, tendrá que conocer a los colaboradores o subordinados y ponerse al día, dejándoles claro cuál va a ser su papel y evitar, así, suspicacias. Por supuesto si se encuentra con algún problema o escollo deberá solucionarlo sin tirar balones fuera como hacen muchos diciendo “yo no se nada de esto” y “el responsable de ello es el anterior en mi puesto.” Sea esto o no verdad, el nuevo responsable debe lidiar los problemas. De nada sirve mirar atrás. Hay que ser resolutivos y buscarse la vida.

Si las cosas se hacen bien, la compañía sale ganando ya que se llevará todo el proceso con normalidad y profesionalidad que hará que su imagen salga reforzada.

Por regla general, cuando alguien dice que se va de una compañía (salvo contadas excepciones) el período entre el día que lo comunica hasta que se va, le suelen dejar de lado sin preocuparse por él, por lo que hacia, aportaba y sabía. Pero la actitud es la errónea. Es importante prestarle atención porque, hasta el ultimo segundo que pase ahí, es trabajador de vuestra compañía y debéis saberlo aprovechar. De nada sirve acosarle a llamadas una vez se haya ido. Como dice una canción… Tuvisteis vuestra oportunidad y la dejasteis escapar.

Tiene que quedar claro que sustituido y sustituto tendrán puntos de vista y formas de hacer las cosas distintas que no, por ello, tienen que ser negativas.

La empresa ha de ser consciente que toda transición ha de planearse. No es bueno traer a una persona nueva y no dotarle de la información necesaria para hacer su trabajo. Siempre es conveniente que los colaboradores estén al tanto de todo lo que hace el que se va, para que cuando venga el nuevo, pueda ponerse al día lo antes posible. Todo es cuestión de mirar por el bien de la empresa.