COMO PASABA POR AQUÍ, APROVECHO PARA...

El tiempo es oro y, cada vez más, debemos saber aprovecharlo al máximo, pasando a controlar a los ladrones de tiempo que existen en todas las compañías sin dejar que ellos os controlen a vosotros.

Está claro que tener el 100% del tiempo controlado es imposible, sin embargo, al menos sí que lo debéis de hacer con el 60% de vuestro tiempo laboral y dejar el 0tro 40% para los imprevistos, que siempre surgen y van a precisar de vuestra atención.

Hoy quiero céntrame en las personas de nuestro entorno laboral que nos roban nuestro tiempo de trabajo en más de una ocasión. Aunque parezca duro y directo, diré que los principales culpables de esto somos nosotros mismos por no saber establecer limites y decir que no.

Estas personas suelen aprovechar la táctica del “ya que pasaba por aquí aprovecho...” para tratar asuntos con nosotros que no estaban previstos y que nos hacen dejar otras cosas para atenderles a ellos. Estas situaciones son muy típicas pero debemos saber plantarles cara de forma adecuada.

Para empezar, es necesario acostumbrar a las personas a fijar día y hora para tratar los asuntos que quieran y así poderles dedicar todo nuestro tiempo, repercutiendo en una mayor efectividad y productividad de ambas partes. Por ejemplo, para dudas y sugerencias, va bien establecer todas las semanas un rato el mismo día y hora para que la gente sepa cuando debe acudir.

Así, las personas que no tengan cita para tratar determinados asuntos con nosotros no tendremos que dejarles que nos avasallen porque en ese momento, estaremos ocupados. El mundo, desgraciadamente para ellos, no gira a su alrededor. Nuestra atención debe estar en los temas en los que estemos trabajando en esos momentos.

A estas personas que acuden sin que este previsto, no habrá que dejarles ni que se sienten y, si es posible, atenderles fuera de nuestro despacho porque, de esta forma, serán breves al ver que no es el mejor momento para tratar ese asunto y concertar día y hora para gestionar el tema pertinente.

Pero no siempre es fácil que esto ocurra. Suelen ser personas que se “embalan” y requieren atención en ese preciso momento. Hay que cortarles educadamente y decirles que en cuanto te quedes libre, pasas por su despacho para ver qué quieren y así poderles prestar toda vuestra atención. Cada cosa tiene su momento y esto hay que dejarlo claro a los “polizones del tiempo”.

Por supuesto, hay que insistir que no es que no queramos atenderles sino que tenemos otras cosas previstas ya para ese momento y que para poder dedicarle el tiempo que precisan sus asuntos, lo mejor es dejarlo para otro momento que nos vaya bien a las dos partes.

Tenemos que mantenernos firmes porque como cedamos una vez estaremos perdidos; seguirá el mismo modus operandi en ocasiones sucesivas, siendo bastante complicado de parar una vez que ya se tiene la costumbre de hacerlo así.

Lo mejor también es acostumbrar a las personas a englobar varios asuntos el día y hora que se quede para aprovechar el tiempo y, así, evitar tener que reuniros varias veces si se puede todo ceñir a una vez.

Por supuesto, no debemos de ser bruscos al decir este tipo de cosas y ser amables y educados para evitar problemas y malentendidos, no por lo que digamos sino por como lo hagamos.

Es conveniente acostumbrar a las personas a qué es lo adecuado porque, aunque os parezca increíble, pensando que todo el mundo tiene claros unos límites os puedo asegurar que siempre hay alguien que no los tiene. Imaginemos, por ejemplo, que estamos en nuestro despacho reunidos tratando un asunto privado con otras personas con la puerta cerrada. Mensaje que se ha de leer: no se nos debe molestar. Os puedo asegurar que no siempre esto es tan obvio para según que gente. Si alguien nos interrumpe, tendremos que volver a las mismas palabras: En ese momento no podemos atenderle e indicarle que más tarde nos pondréis en contacto con él para ver qué quiere y fijar una cita que nos vaya bien a ambos. Aunque insista, debemos hacerle ver que tenemos para un rato y que no queremos hacerle esperar fuera; así que lo mejor es hacer lo que les decimos siendo breves para que podamos continuar con lo que estábamos haciendo.

Es muy importante marcar nuestro territorio y hábitos para que la gente se acostumbre a ellos, sin embargo, para ello debemos acostumbrarles a cumplirlo desde el principio. Si a los que vayan sin hora no les atendemos, seguro que a partir de ese momento, se acostumbran a hacer lo correcto. Bien explicado no tiene que suponer ningún problema para nadie porque esto es significativo de que valoramos el tiempo de trabajo y queremos sacarle el máximo provecho posible.

¿Os pasan este tipo de cosas a menudo? ¿Cómo las tratáis?

Para finalizar, ya sabemos que debemos saber decir que no sin ningún problema porque, si no todo lo que nos pase será responsabilidad nuestra y no de los demás. Simplemente les estamos diciendo “ahora no puede ser y que habrá que buscar un momento mejor”. Hay que anticiparse a las personas y a las circunstancias, teniendo previstas todas las posibilidades y argumentos de cara a salir triunfadores. Las empresas deben invertir tiempo en educar a sus personas en estos temas tan importantes y tan mal gestionados.