SISTEMAS DE VIDEOCONFERENCIA

Desde hace ya un tiempo, las empresas se encuentran en pleno proceso de recorte de gastos evitables que les permita, por encima de todo, mejorar su perjudicada situación económica.

A la hora de decidir de qué partidas presupuestarias se pueden reducir gastos hay que tener una visión global y objetiva. No sólo hay que reducir costes de personal porque esto no es todo. En más de una ocasión habrá que reducir personal muy a pesar de las compañías, sin embargo, hay que intentar que sea la última opción.

Las reuniones en otros emplazamientos son necesarias. Muchas empresas se han expandido y tienen oficinas en otras provincias, otros países e incluso, en otros continentes. Pero no por ello, han de estar sin comunicación con la central. El coste que suponen los viajes de empresa a las arcas de las compañías, en muchos casos podrían reducirse considerablemente.

Es una cuestión problemática pues afecta, en gran medida, a la cúpula directiva y mandos intermedios. Muchos se dirán ¿Cómo pueden hacerlo? Muy fácil; por ejemplo, en vez de viajar en Business, viajar a partir de ahora, en clase turista hasta que las cosas vuelva a un estado de normalidad. Esto se llama dar ejemplo y que los esfuerzos y sacrificios los han de aportar todos.

Como ya he dicho, muchas empresas que tienen delegaciones en diferentes provincias de España y en otros países los desplazamientos de personal de esas compañías entre delegaciones son muy frecuentes. Determinados puestos requerirán viajar mucho más que otros (puestos directivos, responsables de departamento, comercial, etc.). Sin embargo, esto es lo de menos; lo realmente importante es preguntarse si todos los viajes que se realizan ¿Son imprescindibles? ¿Qué es superior, su coste o su beneficio a nivel global?

Soy de la opinión que muchos de esos viajes NO son necesarios. Por ejemplo, en muchas compañías se está constantemente yendo y viniendo a países muy cercanos sin plantificación, es decir, que ya que uno tiene que desplazarse a una zona concreta, haga la ronda completa en una vez. Esto ahorra tiempo y costes. No olvidemos que los vuelos no dejan de ser una pérdida de tiempo (necesaria) para reunirse en otro emplazamiento.

Las empresas deben plantearse seriamente el hacer una inversión fuerte para implantar un buen equipo de vídeo conferencias en las diversas delegaciones y reducir, así, costes de viajes. De esta forma, muchas reuniones o entrevistas se podrían realizar vía vídeo conferencia en tiempo real. Con este tipo de equipos se reducen los viajes en más de un 40% ó 50%. Es cuestión de hacer números. Por supuesto, algún desplazamiento será necesario, sin embargo, sólo se harán los estrictamente necesarios para tareas vitales e importantes.

Los desplazamientos conllevan perder mucho tiempo porque a pesar de llevar portátil y móvil de empresa no te da tiempo a atender el día a día de trabajo, haciendo que se te acumule el trabajo de oficina y vayas con excesivo retraso en cosas que no deberían esperar.

El viajar sólo cuando sea excesivamente necesario, bien justificado siempre y cuando no haya otra vía para poder solucionar el asunto.

¿Qué opináis?