ENCUESTA CLIMA LABORAL

Es bien sabido que, no se percibe lo mismo acerca de distintos procesos, proyectos, resultados, decisiones, procedimientos... desde los puestos ocupados en la zona superior del organigrama que desde otros niveles. Las percepciones de los empleados influyen en sus conductas y, por este motivo, interesa que sean conocidas y tenidas en cuenta por parte de Dirección.

Las encuestas de clima laboral permiten, a través de una sencilla herramienta como un cuestionario, pulsar el "clima" o sentir de una organización en un momento dado.
La información recogida a través de la encuesta, siempre que ésta se confeccione y se lleve acabo adecuadamente, permite obtener un conocimiento interno de la propia compañía que ningún asesor externo podrá nunca facilitar.

Además de los beneficios que reporta a Dirección, el llevar a cabo un estudio de clima laboral, permite también a los empleados canalizar sus opiniones a través de una herramienta oficial.

El mero hecho de permitir expresar opiniones y saber que éstas van a ser conocidas y, puede que también, tenidas en cuenta por los responsables de la gestión de la compañía, redunda ya de por sí en una mejora del clima laboral.

Aspectos previos

Cuando se inicia un proceso de diagnóstico de clima laboral, es necesario que se defina un promotor. Su principal función será la de impulsar el proceso y avalarlo frente a la organización en la forma deseada.

Algunos ejemplos de los aspectos que conforman el clima laboral de una empresa están relacionados con:

- Comunicación: cómo se comunica hacia el interior (de la Dirección hacia los empleados y entre sí los distintos grupos de empleados) y hacia el exterior (de la organización hacia los clientes, entorno social...)

- Políticas de RR.HH.: retribución, formación, promoción...

- Liderazgo: estilo de gestión por parte de las personas con empleados a su cargo.

- Organización: forma en que se estructura y organiza la compañía.

- Cultura: tipo de cultura que predomina en la empresa.-

Grupos de trabajo: tipo de interrelación entre compañeros de un mismo grupo y, también, de éstos con otros grupos de empleados.

Elaboración cuestionario

A la hora de crear un cuestionario de clima laboral se ha de tener en cuenta una serie de cuestiones relacionadas con:

Temas a encuestar, tipo de preguntas y escala de medición a utilizar, segmentación de los resultados por algún tipo de variable, medios a través de los cuáles se va a distribuir el cuestionario, tratamiento de los datos...

¿Sobre qué temas vamos a encuestar?

Sólo una vez decididos los temas, se procederá a elaborar preguntas que permitan indagar sobre dicho aspecto. Es importante, no encuestar más allá de 5 o 7 temas para evitar saturar el cuestionario.

Además, también se ha de procurar ordenar con cierta lógica los distintos temas dentro de la encuesta. Por ejemplo, puede ser más idóneo comenzar preguntando sobre formación que sobre retribución.

¿De qué forma vamos a preguntar sobre los temas?

A la hora de elaborar las preguntas, hay que recordar algunas reglas como que:
Deben ser claras y lo más breve posibles, hay que redactarlas en positivo y no en negativo, utilizar un lenguaje que puedan entender todos los empleados, evitar emplear siglas o abreviaturas que puedan generar confusiones.

¿Qué escala métrica es la más adecuada?

Si se utilizan escalas textuales, luego se habrán de traducir a una escala numérica para permitir el análisis de resultados.

Por ejemplo, la valoración 1 para las posiciones Totalmente en desacuerdo, la valoración 5 para las posiciones Totalmente de acuerdo (Ejemplo de escala de texto: Totalmente en desacuerdo / En desacuerdo / Ni de acuerdo, ni en desacuerdo / De acuerdo / Totalmente de acuerdo).

Una cuestionario que emplea una escala numérica directamente (por ejemplo, de 1 a 5 o de 1 a 10), debería clarificar muy bien en las instrucciones qué extremos de las posiciones numéricas están reflejando un tipo de opinión más o menos favorable.

¿Se ha de dar la posibilidad de incluir comentarios abiertos?

Sí hay que incluir algún apartado o sección que permita a los empleados expresar su opinión sobre otros aspectos que no han sido recogidos en el cuestionario, o, ampliar su opinión sobre aquellos aspectos que se recogen a través de las preguntas. No obstante, se ha de considerar que el análisis de los datos será algo más costoso (dado que ya no consistirá en un análisis simplemente cuantitativo).


A quién, cuándo y a través de que canal encuestar

Una vez elaborado el cuestionario de la encuesta de clima, todavía quedan algunas cuestiones más por decidir.

Entre ellas:

A quién se va a encuestar dentro de la organización, cuál es el momento idóneo para encuestar, si se desea obtener información segmentada por algún tipo de perfiles, a través de qué medio se va a distribuir el cuestionario, etc.

¿A quién encuestar?

En principio, lo ideal es encuestar a toda la organización. Si ello no es posible, habrán de utilizarse métodos de muestreo estadístico que permitan garantizar la representatividad de los empleados. Otra posibilidad es encuestar a unos colectivos determinados cada vez y que éstos vayan rotándose en cada diagnóstico.

¿Cuál es el momento idóneo para encuestar?

No es fácil decidir cuál es el momento idóneo en una organización para encuestar la satisfacción de los empleados. Siempre será posible encontrar dificultades y, al mismo tiempo, ventajas a cualquier mes/semana del año.

Algunas recomendaciones básicas pueden ser:

Evitar encuestar justo tras una revisión salarial, seguidamente a unos cambios organizativos importantes o a la realización de la evaluación del desempeño.

¿Se han de distinguir perfiles de empleados?

Si se desean matizar los resultados en función de algún tipo de perfil será útil considerar, por ejemplo:
A qué departamento o área de la organización pertenecen los empleados, la posición jerárquica que ocupan, su antigüedad en la empresa, etc.

¿De qué canales de distribución dispongo?

Con los medios tecnológicos existentes en muchas empresas hoy en día, es posible llevar a cabo encuestas de clima online: a través de Internet, la Intranet corporativa o, el mail.

Plan de comunicación

Un Plan de Comunicación específico suele ser uno de los puntos olvidados en muchos procesos de diagnóstico del clima laboral. Nunca hay que perder la oportunidad de comunicar.

Algunos de los puntos que habría de contemplar un Plan de comunicación, son:
- Informar sobre el por qué se lleva a cabo una encuesta de clima

- Comunicar los beneficios de encuestar a los empleados

- Explicar el proceso que va a seguirse de forma previa, durante y tras la encuesta

- Lanzar mensajes corporativos de interés que pueden estar relacionados con la encuesta

- Animar a la participación de los empleados

- Asumir compromisos con los empleados (si va a haberlos)

- Otros.

El Plan de Comunicación beneficiará a los colectivos promotores y a otros relacionados con el proceso de la encuesta, dado que contribuye a reforzar su papel haciendo llegar determinados mensajes a la organización. Este sería el caso, por ejemplo, del director general de la compañía, el director del departamento o responsable del proyecto que tiene a cargo la realización de la encuesta, el responsable de la comunicación interna de la compañía, etc.

Se ha de valorar la posibilidad de incluir en el Plan de Comunicación a otros colectivos relacionados con la compañía.

Se puede hacer también partícipe del diagnóstico de clima a clientes, accionistas, a la sociedad en general, etc. Antes de llevar a cabo una acción de difusión de este tipo, siempre se habrá de analizar adecuadamente su idoneidad, impacto y posibles repercusiones.

Aquellos hitos temporales de clima en los que siempre se debería comunicar, son:

El lanzamiento de la encuesta, los días previos a la finalización del periodo de encuesta, el agradecimiento por su participación a los empleados, la comunicación de los resultados obtenidos...

Algunas herramientas que suelen formar parte de un Plan de Comunicación de Clima, son: una carta del director general que adjuntada al cuestionario, una noticia en el boletín interno y/o un artículo en la revista de la compañía, un folleto promocional, algún objeto diseñado a propósito para hacer marketing de la encuesta, etc.

Acceso a los datos y análisis

El acceso a los datos. No siempre las compañías que llevan a cabo una encuesta de clima disponen del conocimiento, el personal y/o los recursos necesarios para asumir todo el proceso.

Si se cuenta con el apoyo externo de otra empresa, deberá comunicarse a la organización. Los empleados valoran muy positivamente el conocer quiénes tendrán acceso a sus opiniones a través de los cuestionarios que cumplimenten.

Análisis estadísticos. La mayor parte de las encuestas de clima aplican simplemente una estadística básica a la hora de analizar los datos. Generalmente, se presentan unos informes en los que aparecen unos porcentajes directos y gráficos que muestran los resultados de las preguntas y/o aspectos globales encuestados.

En el caso de que se hayan utilizado algunas variables para segmentar a los empleados, éstas permitirán cruzar información y mostrar información más detallada.

Asimismo, si se dispone de datos o indicadores de la compañía que puedan relacionarse con los resultados de clima, éstos podrán enriquecer los resultados estableciendo tendencias y/o posibles relaciones de causa/efecto. Por ejemplo, se pueden relacionar datos de absentismo laboral o de crecimiento de negocio con los resultados de clima.

La confidencialidad de la información. Antes de que comience el periodo de encuesta (o el mismo día) los empleados deberían conocer exactamente qué nivel de confidencialidad existirá respecto a la encuesta de clima. Es muy recomendable garantizar el anonimato.

Se trata de conseguir que los empleados confíen plenamente en que sus opiniones/comentarios vayan a ser tratados de forma anónima y queden diluidos dentro del colectivo al que pertenecen. A través del canal por el que se distribuye, cumplimenta y/o devuelve el cuestionario, los empleados pueden tener ciertas reticencias. Por ejemplo, el mail permite conocer quién es el remitente del cuestionario y a través de una Intranet, es posible reconocer el usuario que está conectado a la red informática de la compañía.

El Plan de comunicación y los antecedentes previos de encuestas de clima en la compañía, van a influir enormemente en la percepción de los empleados acerca de la confidencialidad del proceso. Si los empleados no confían, los resultados y/o la participación pueden verse influidos.


Acciones complementarias a la encuesta

Un cuestionario de clima es la herramienta más popular para diagnosticar el clima laboral en una organización. No obstante, existen otras vías complementarias a esta herramienta como pueden ser, por ejemplo, las entrevistas y las dinámicas grupales.

Tanto las entrevistas como las dinámicas grupales:

- De forma previa al diagnóstico de clima permiten sondear a líderes y grupos de opinión por anticipado. Ellos ayudarán a definir el contenido del cuestionario informando sobre qué temas/aspectos podrían ser interesantes incluir en la encuesta.

- Durante el diagnóstico de clima permiten obtener información cualitativa. Esta información proviene directamente del tú a tú con los empleados y puede ser muy enriquecedora.

- Después del periodo de encuesta permiten interpretar, matizar y/o ampliar la información de carácter más cuantitativo obtenida vía el cuestionario.

La selección de los empleados que han de participar en este tipo de acciones, deben llevarse a cabo cuidadosamente para que sean representativos de la opinión de la organización y fuentes fiables de información.

Si se saben utilizar bien estas herramientas, también nos permitirán implicar de forma directa y personalizada a dichos empleados en el diagnóstico de clima; y, se convertirán en un "eco" positivo de todo el proceso dentro de la organización.

Por último, mencionar que siempre se habrán de establecer claramente cuáles son los objetivos que se persiguen con estas acciones, transmitir dichos objetivos a los empleados participantes, y emplear entrevistadores /dinamizadores grupales preparados.

Difusión de los resultados

¿Qué nivel de transparencia estamos dispuestos a asumir?

La respuesta siempre debería ser: total o nivel máximo independientemente de los resultados obtenidos. No obstante, se ha de valorar el estilo cultural de la organización y si ésta está preparada o no para asumir los resultados obtenidos.

¿A qué colectivos he de transmitir la información?

Los principales son el Director General, el equipo de Dirección, el Director de RRHH y los participantes en el proyecto de diagnóstico de clima. Por defecto, es recomendable que toda la organización reciba algún tipo de información, al menos de los resultados generales. En el caso de que se hayan utilizado segmentaciones, se habrá de decidir qué nivel de información se transmite a aquellos colectivos de los que se tiene mayor nivel de detalle.

Por último, se han de valorar también otros colectivos internos como pueden ser los representantes sindicales, la empresa matriz a la que pertenezca la organización, etc.

¿En qué momento voy a difundir los resultados?

Debería procurarse que el periodo transcurrido entre la encuesta y los resultados (al menos a nivel general) no sobrepase un mes. Hoy en día, los medios informáticos incluso permiten acortar este plazo.

Se ha de tener en cuenta la situación de la empresa, ésta debe considerarse estable (respecto a otros momentos del año, por ejemplo). Y, tampoco, se deben prever cambios drásticos inmediatos que puedan asociarse mediante continuidad temporal a la información de clima.

¿Qué vías se pueden utilizar para comunicar los resultados?

Por ejemplo, los informes. Los informes básicos que se recomiendan, son:

- Un dossier con toda la información al completo.

- Un informe ejecutivo o resumen para el director general

- Un informe resumido para el equipo de dirección

- Un informe específico para el departamento de RRHH...

Pero, no sólo podemos utilizar informes escritos (en papel y/o online) si no que podemos disponer también de otras vías de comunicación como pueden ser:

Las reuniones formales (ya programadas) donde se agenda un punto a tratar que sea el diagnóstico de clima, reuniones y/o presentaciones específicas para comentar los resultados, eventos u actos empresariales con los empleados que puedan ser vehículos de comunicación idóneos, etc.

Plan de clima laboral


Cualquier proceso de diagnóstico de clima laboral genera una serie de expectativas en los empleados que deben ser tratadas adecuadamente.

Cuando la organización encuesta a sus empleados por sus opiniones acerca de distintos aspectos, éstos se preguntan a continuación qué va a hacer la Dirección con dichas opiniones, si va a tenerlas en cuenta o no y en caso afirmativo (lo deseado), qué cambios van a producirse.

En el supuesto de que sea la primera vez que se lleva a cabo un diagnóstico de clima, el manejo de estas expectativas y las actuaciones posteriores de la Dirección van a influir enormemente en la participación, la continuidad y los resultados de la siguiente encuesta de clima.

La comunicación de nuevo va a jugar un papel fundamental a la hora de hacer llegar a la organización los mensajes y compromisos de la Dirección.

Si se decide abordar un Plan de Clima Laboral, entonces se está dando un salto cualitativo en esta materia. Ya no se estará simplemente diagnosticando el clima si no que se entra en una etapa en la que el objetivo es influir en dicho clima y, hacerlo evolucionar, en un determinado sentido.

Es decir, se pretende mejorar el clima laboral en unos aspectos en concreto. La idea sería que con el tiempo acabara incorporándose como una parte más de la cultura organizativa de la empresa.

Dado que el clima se basa en opiniones de los empleados y sus percepciones acerca de la organización, es posible que incluso el mejor plan de mejora no de a corto plazo los frutos deseados.

Es por ello que no se recomienda iniciar esta etapa y generar expectativas en la organización, si la Dirección no está absolutamente convencida, si se concibe como un proyecto a corto o medio plazo, no se van a invertir los recursos necesarios, etc.