SISTEMAS DE VIDEOCONFERENCIA

Desde hace ya un tiempo, las empresas se encuentran en pleno proceso de recorte de gastos evitables que les permita, por encima de todo, mejorar su perjudicada situación económica.

A la hora de decidir de qué partidas presupuestarias se pueden reducir gastos hay que tener una visión global y objetiva. No sólo hay que reducir costes de personal porque esto no es todo. En más de una ocasión habrá que reducir personal muy a pesar de las compañías, sin embargo, hay que intentar que sea la última opción.

Las reuniones en otros emplazamientos son necesarias. Muchas empresas se han expandido y tienen oficinas en otras provincias, otros países e incluso, en otros continentes. Pero no por ello, han de estar sin comunicación con la central. El coste que suponen los viajes de empresa a las arcas de las compañías, en muchos casos podrían reducirse considerablemente.

Es una cuestión problemática pues afecta, en gran medida, a la cúpula directiva y mandos intermedios. Muchos se dirán ¿Cómo pueden hacerlo? Muy fácil; por ejemplo, en vez de viajar en Business, viajar a partir de ahora, en clase turista hasta que las cosas vuelva a un estado de normalidad. Esto se llama dar ejemplo y que los esfuerzos y sacrificios los han de aportar todos.

Como ya he dicho, muchas empresas que tienen delegaciones en diferentes provincias de España y en otros países los desplazamientos de personal de esas compañías entre delegaciones son muy frecuentes. Determinados puestos requerirán viajar mucho más que otros (puestos directivos, responsables de departamento, comercial, etc.). Sin embargo, esto es lo de menos; lo realmente importante es preguntarse si todos los viajes que se realizan ¿Son imprescindibles? ¿Qué es superior, su coste o su beneficio a nivel global?

Soy de la opinión que muchos de esos viajes NO son necesarios. Por ejemplo, en muchas compañías se está constantemente yendo y viniendo a países muy cercanos sin plantificación, es decir, que ya que uno tiene que desplazarse a una zona concreta, haga la ronda completa en una vez. Esto ahorra tiempo y costes. No olvidemos que los vuelos no dejan de ser una pérdida de tiempo (necesaria) para reunirse en otro emplazamiento.

Las empresas deben plantearse seriamente el hacer una inversión fuerte para implantar un buen equipo de vídeo conferencias en las diversas delegaciones y reducir, así, costes de viajes. De esta forma, muchas reuniones o entrevistas se podrían realizar vía vídeo conferencia en tiempo real. Con este tipo de equipos se reducen los viajes en más de un 40% ó 50%. Es cuestión de hacer números. Por supuesto, algún desplazamiento será necesario, sin embargo, sólo se harán los estrictamente necesarios para tareas vitales e importantes.

Los desplazamientos conllevan perder mucho tiempo porque a pesar de llevar portátil y móvil de empresa no te da tiempo a atender el día a día de trabajo, haciendo que se te acumule el trabajo de oficina y vayas con excesivo retraso en cosas que no deberían esperar.

El viajar sólo cuando sea excesivamente necesario, bien justificado siempre y cuando no haya otra vía para poder solucionar el asunto.

¿Qué opináis?

REDUCIR COSTES, CON CABEZA

Las empresas, en épocas difíciles, tienen que recortar costes para sobrevivir y salir reforzadas de estas situaciones. Lo que pasa es que tienen que tener habilidad y saber por donde recortar. Imaginemos que los jardineros, al podar a los árboles para que salgan los nuevos brotes con más fuerza, cortasen por donde les pareciese, sin seguir las pautas correctas; esto supondría que pudiesen poner en serio peligro la vida de esos árboles por enfocar mal su trabajo.

En las empresas pasa exactamente igual; hay que saber dónde recortar para salir bien paradas y no verse más resentidas por haber tomado malas decisiones.

Un empresario que tenía un pequeño restaurante de carretera desde hacia años se aventuró no hace demasiado a arriesgarse y modificar sus pautas de negocio para ver qué pasaba. Decidió comprar un solar anexo para construir un aparcamiento y una zona para que jugasen los niños con vigilancia de empleados. Contrató personal especializado en la barra y en la cocina para que la gente quedase satisfecha dando menús acordes a lo que pedían. Pasó, poco a poco, de estar “a medio gas” a estar llenos y que todos los días fuese más y más gente, haciendo que su pequeño negocio fuese prosperando.

Un buen día, llegó su único hijo, al que le había dado la educación que él nunca había tenido, que venía de estudiar su MBA del extranjero, en una de las instituciones mas reconocidas y le dijo “¿Pero qué haces, Papa? ¿Cómo se te ocurre invertir todo este dinero en estos momentos de crisis agonizante en la que nos encontramos?”. El padre, lógicamente, se fío de su hijo, que para eso era el que sabía de negocios y decidió congelar sus inversiones, recortando de forma drástica para recuperarse. Empezó por cerrar el parking y la zona de ocio de los niños. Redujo su personal a la mitad, quedándose con los que menos experiencia tenían, porque su coste era menor. Como era de esperar, el volumen de personas que asistían a su negocio de carretera se reducía cada día más, hasta que un día, dejo de ir la gente, quedándose vacío, por lo que generó perdidas y se vio obligado a despedir a todos sus trabajadores y cerrar lo más preciado para él: su negocio de toda sus vida.

Ese día, le dijo a su mujer: “¡Qué razón tenía el sabio de nuestro hijo! Esta crisis no la había visto jamás en todos mis años de experiencia como empresario”.

¿Cuál es la moraleja?

Pues muy sencilla. No debéis dejaros llevar por el pesimismo existente en el ambiente global. A este empresario no le fue mal por la supuesta crisis, sino porque en dos días se cargó toda su estrategia, que hasta la fecha, le había funcionado. Los clientes dejaron de ir, no por la crisis, sino porque redujo la calidad y cantidad de los servicios ofrecidos, que era la razón por la que los clientes apostaban por ese sitio, recomendándolo sin dudarlo.

Así que nada de ver fantasmas donde nos los hay. Debéis de guiaros por vuestra propia experiencia, sin exagerar ni ser más dramáticos de la cuenta.

Los empresarios tendrán que tener cuidado de tomar las decisiones correctas, con cabeza, sabiendo lo que hacen y por qué lo hacen, para evitarse sorpresas negativas. Imaginaros que ahora las empresas deciden congelar toda su inversión en marketing para darse a conocer, en innovación para seguir mejorando, que les permitirá ser más competitivas y en formación para que sus trabajadores estén cada día más especializados, redundando en mayor productividad en el desempeño de su trabajo. Quizás se ahorre, pero esto hará que os quedéis en el camino, perdiendo poco a poco fuelle y dando argumentos a los que confían en vosotros para dejar de hacerlo.

Actualmente, son momentos para apretarse el cinturón lo justo y necesario para seguir en el nivel esperado porque se sigue apostando por el futuro de la empresa por encima de todo.

En estos momentos, más que nunca, debéis diferenciaros de los demás y demostrar a todos porque os merecéis estar en una posición privilegiada en vuestro sector o por el contrario dar la razón a los que sabían que tarde o temprano caeríais por desinflaros en las épocas duras que es donde realmente se ve la verdadera cara de cada empresa.