¿HACEMOS BIEN LAS REUNIONES?

Es muy habitual en el ámbito laboral oír decir a muchos compañeros “no tengo tiempo” “el día no tiene suficientes horas para todas las tareas que debo realizar”; sin embargo olvidan que al organizarnos, planificarnos y priorizar las tareas, se puede llegar a todo.

El tiempo es oro aunque no lo parezca y, como decía Séneca, “nuestro tiempo, en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda los perdemos sin darnos cuenta”.

Muchas veces se nos pasa la jornada laboral sin saber muy bien cómo ha pasado porque hicimos muchas cosas pero no las más prioritarias para nuestro trabajo porque te robaron tu tiempo o mejor diría yo que te lo dejaste robar.

Uno de los ladrones de tiempo más perniciosos son las reuniones de trabajo. Siempre he dicho que son la forma más “eficiente” de perder tiempo y dinero para las organizaciones. Suelen ser muchas, largas e inútiles. Debemos saber para qué nos reunimos teniendo un objetivo claro. Mark Twain dijo: “cuando hemos perdido de vista definitivamente nuestro objetivo es entonces cuando redoblamos nuestro esfuerzo”. Dedicamos el doble de tiempo cuando no tenemos claro qué hacer, debemos focalizarnos hacia las metas que previamente hemos identificado.

REUNIONES QUE NO DEBERÍAN LLEVARSE A CABO:

1. LAS REUNIONES “MISTERIOSAS” o sin orden del día: son totalmente improvisadas, en las que uno no sabe si se hablará de los resultados económicos, de la enésima victoria de Nadal, de la interminable crisis o de qué. En el momento de comenzar se lanza el tema elegido que coge a los asistentes por sorpresa, sin datos, sin información... que conllevará una segunda reunión, donde cada uno de los integrantes podrá defender su área. También se habla y habla sin dirección alguna y aunque se traten los temas que el organizador de la misma tuviera en su cabeza, se tarda en llegar a esos temas o simplemente, hace que la reunión sea interminable.

2. LAS REUNIONES “HASTA CUANDO SEA”. Son reuniones sin hora de finalización y son peores que una maratón non-stop de películas pastelonas. No puede ser que duren tanto porque no se está resolviendo el fin del mundo. Debemos aprender a resumir e intentar ser breves. Tampoco es aceptable una subespecie. LAS REUNIONES “AHORA VOY” o “EMPEZAD SIN MÍ”. Suele pasar que quien convoca la reunión no acude a la hora, o deja a sus invitados que empiecen sin él... ¿De qué querrá que se hable si quien la convoca no está? Hay que ser metódicos e intentar, por todos los medios, seguir el horario establecido en el orden del día. Cada tema debe tener su espacio de tiempo y evitar por todos los medios saltar de tema en tema sin orden lógico. Este tipo de reuniones consiguen que sus asistentes se descentren, o saquen a relucir las diferencias con otros compañeros/departamentos, sin venir al caso.

3. LAS REUNIONES “PER TUTTI”. Las reuniones con miles de asistentes que parecen más una quedada de antiguos alumnos del colegio o de la universidad de tu promoción porque hay algunos que no sabes quienes son y te preguntas a ti mismo ¿estos trabajan aquí? A las reuniones deben asistir las personas estrictamente necesarias porque a mayor número de personas se duplica el tiempo de la reunión para no llegar a nada. Hay personas en las empresas que les encanta coleccionar su asistencia a reuniones porque así pasan el rato. Cuantas veces os habéis planteado la pregunta ¿son necesarios todos los que están en la reunión? Incluso... ¿Y a mí, para qué me han convocado, si esto no va conmigo?

4. LAS REUNIONES “ME COMPROMETO A... NO HACER NADA”. Se suele llegar a acuerdos o reparto de tareas con muchas ganas en la misma reunión, pero a los días, todo el mundo se olvida de lo pactado y de las tareas que tienen que hacer porque, al final, nadie lo va a controlar. Eso sí, igual en un mes la reunión vuelve a convocarse, para hablar de lo mismo y comprometerse a... hacer nada.

5. LAS REUNIONES “BATALLA CAMPAL”. Como ya he comentado en el punto uno, las reuniones sin agenda suelen terminar en reproches interdepartamentales o entre compañeros. La cuestión es buscar culpables que no sean uno mismo. Sólo se escuchan excusas baratas y argumentos que vuelven hacia atrás en vez de avanzar. No podemos llevar las reuniones a lo personal porque, naturalmente, cada uno defenderá su postura. Una reunión de este tipo no es como la camorra aunque a veces lo parece y más de uno si pudiese………

6. LAS REUNIONES “OTELO”. Se trata de una reunión monólogo donde suele haber más gente, sin embargo, hay determinadas personas que toman la palabra y ya no la sueltan, hablando y hablando, sin dejar meter baza e incluso, contradiciéndose. Estas personas se equivocaron de carrera y deberían plantearse la faceta teatral para ir de gira.

7. LAS REUNIONES “SÍ, SÍ, QUÉ BONITO ES TODO”: Quizás sean las más peligrosas, pues demuestran la gran hipocresía que existe dentro de las empresas. Todos los asistentes parecen estar de acuerdo con todo lo debatido, pero tras abandonar la reunión les falta tiempo para empezar a despotricar: “¡Fíjate lo que me han hecho! O ¡no me han dejado hablar!... El momento para haber protestado y defendido la postura propia era antes. Nuestro sabio refranero español ya lo dice claro: “habla ahora o calla para siempre”.

8. LAS REUNIONES “AL FINAL DEL HORARIO LABORAL”.Todos tenemos muchas cosas que hacer. Pero si la jornada termina a las 6, no es lógico poner una reunión a las 6. Los asistentes llevan todo el día trabajando por lo que el nivel de atención bajará. Si además, sumamos esta a una reunión “misteriosa”, “hasta cuando sea” y “empezad sin mí”, “per tutti” “batalla campal” “Otelo”... puede llevar a una catástrofe.

Podríamos continuar con más y más tipos, haciendo una lista interminable. Pero me quedo con estos 8 tipos, como pincelada anecdótica. Quiero mostrar con todo esto que las reuniones tienen que ser provechosas para todos, centrándose en los temas a tratar, con la preparación suficiente, el tiempo controlado y los asistentes necesarios. Sólo así, tendremos reuniones eficaces.

¿Qué otro tipo de reunión pérdida de tiempo añadiríais vosotros?

COMO PASABA POR AQUÍ, APROVECHO PARA...

El tiempo es oro y, cada vez más, debemos saber aprovecharlo al máximo, pasando a controlar a los ladrones de tiempo que existen en todas las compañías sin dejar que ellos os controlen a vosotros.

Está claro que tener el 100% del tiempo controlado es imposible, sin embargo, al menos sí que lo debéis de hacer con el 60% de vuestro tiempo laboral y dejar el 0tro 40% para los imprevistos, que siempre surgen y van a precisar de vuestra atención.

Hoy quiero céntrame en las personas de nuestro entorno laboral que nos roban nuestro tiempo de trabajo en más de una ocasión. Aunque parezca duro y directo, diré que los principales culpables de esto somos nosotros mismos por no saber establecer limites y decir que no.

Estas personas suelen aprovechar la táctica del “ya que pasaba por aquí aprovecho...” para tratar asuntos con nosotros que no estaban previstos y que nos hacen dejar otras cosas para atenderles a ellos. Estas situaciones son muy típicas pero debemos saber plantarles cara de forma adecuada.

Para empezar, es necesario acostumbrar a las personas a fijar día y hora para tratar los asuntos que quieran y así poderles dedicar todo nuestro tiempo, repercutiendo en una mayor efectividad y productividad de ambas partes. Por ejemplo, para dudas y sugerencias, va bien establecer todas las semanas un rato el mismo día y hora para que la gente sepa cuando debe acudir.

Así, las personas que no tengan cita para tratar determinados asuntos con nosotros no tendremos que dejarles que nos avasallen porque en ese momento, estaremos ocupados. El mundo, desgraciadamente para ellos, no gira a su alrededor. Nuestra atención debe estar en los temas en los que estemos trabajando en esos momentos.

A estas personas que acuden sin que este previsto, no habrá que dejarles ni que se sienten y, si es posible, atenderles fuera de nuestro despacho porque, de esta forma, serán breves al ver que no es el mejor momento para tratar ese asunto y concertar día y hora para gestionar el tema pertinente.

Pero no siempre es fácil que esto ocurra. Suelen ser personas que se “embalan” y requieren atención en ese preciso momento. Hay que cortarles educadamente y decirles que en cuanto te quedes libre, pasas por su despacho para ver qué quieren y así poderles prestar toda vuestra atención. Cada cosa tiene su momento y esto hay que dejarlo claro a los “polizones del tiempo”.

Por supuesto, hay que insistir que no es que no queramos atenderles sino que tenemos otras cosas previstas ya para ese momento y que para poder dedicarle el tiempo que precisan sus asuntos, lo mejor es dejarlo para otro momento que nos vaya bien a las dos partes.

Tenemos que mantenernos firmes porque como cedamos una vez estaremos perdidos; seguirá el mismo modus operandi en ocasiones sucesivas, siendo bastante complicado de parar una vez que ya se tiene la costumbre de hacerlo así.

Lo mejor también es acostumbrar a las personas a englobar varios asuntos el día y hora que se quede para aprovechar el tiempo y, así, evitar tener que reuniros varias veces si se puede todo ceñir a una vez.

Por supuesto, no debemos de ser bruscos al decir este tipo de cosas y ser amables y educados para evitar problemas y malentendidos, no por lo que digamos sino por como lo hagamos.

Es conveniente acostumbrar a las personas a qué es lo adecuado porque, aunque os parezca increíble, pensando que todo el mundo tiene claros unos límites os puedo asegurar que siempre hay alguien que no los tiene. Imaginemos, por ejemplo, que estamos en nuestro despacho reunidos tratando un asunto privado con otras personas con la puerta cerrada. Mensaje que se ha de leer: no se nos debe molestar. Os puedo asegurar que no siempre esto es tan obvio para según que gente. Si alguien nos interrumpe, tendremos que volver a las mismas palabras: En ese momento no podemos atenderle e indicarle que más tarde nos pondréis en contacto con él para ver qué quiere y fijar una cita que nos vaya bien a ambos. Aunque insista, debemos hacerle ver que tenemos para un rato y que no queremos hacerle esperar fuera; así que lo mejor es hacer lo que les decimos siendo breves para que podamos continuar con lo que estábamos haciendo.

Es muy importante marcar nuestro territorio y hábitos para que la gente se acostumbre a ellos, sin embargo, para ello debemos acostumbrarles a cumplirlo desde el principio. Si a los que vayan sin hora no les atendemos, seguro que a partir de ese momento, se acostumbran a hacer lo correcto. Bien explicado no tiene que suponer ningún problema para nadie porque esto es significativo de que valoramos el tiempo de trabajo y queremos sacarle el máximo provecho posible.

¿Os pasan este tipo de cosas a menudo? ¿Cómo las tratáis?

Para finalizar, ya sabemos que debemos saber decir que no sin ningún problema porque, si no todo lo que nos pase será responsabilidad nuestra y no de los demás. Simplemente les estamos diciendo “ahora no puede ser y que habrá que buscar un momento mejor”. Hay que anticiparse a las personas y a las circunstancias, teniendo previstas todas las posibilidades y argumentos de cara a salir triunfadores. Las empresas deben invertir tiempo en educar a sus personas en estos temas tan importantes y tan mal gestionados.

TODO LO QUE TENEMOS QUE HACER ¿ES URGENTE?

Todos creo que tenéis claro cada vez más lo importante que es saberos gestionar vuestro tiempo para poder llegar a todas vuestras tareas y responsabilidades profesionales en el plazo establecido.

De todas formas, bajo mi punto de vista, esto simplemente está claro a nivel teórico porque luego, a la hora de la verdad, no se nota. Hoy en día, habría que lanzar en las organizaciones la siguiente pregunta ¿Quién no ha recibido en mayor o menor medida un curso sobre cómo gestionarse su tiempo de forma eficaz?

Las empresas son conocedoras de lo importante que es que sus trabajadores sepan sacar provecho de su tiempo y, por ello, deciden invertir dinero en este tipo de formaciones. De la misma forma, aquellos trabajadores que quieran aprenderlo por su cuenta tienen multitud de cursos gratuitos presénciales y online.

Los temas que se suelen tratar es cómo y cuándo chequear el correo electrónico, por ejemplo, que es un gran ladrón de tiempo, a diferenciar entre asuntos urgentes, importantes y sin trascendencia, a marcar limites a los demás para que respeten vuestro tiempo, a establecer nada más que lleguéis a vuestro puesto de trabajo un planning con las tareas que debéis ejecutar ese día con una estimación de tiempo objetiva, a saber concretar lo que queréis al hablar por teléfono, etc.

Todo muy fácil visto de forma teórica. El ponerlo en práctica es lo complicado. El éxito dependerá de los asistentes al curso, no ya tanto de los formadores.

Sin embargo, la gran mayoría de los asistentes a este tipo de cursillos, pretende que tras haber recibido la formación, su tiempo de trabajo se gestionará de forma eficiente de forma automática, sin tener que hacer nada diferente. Si pensáis y actuáis así, ya podréis hacer el cursillo tantas veces como queráis que no os será provechoso.

Si por el contrario, se quiere poner en práctica lo enseñado, se deberán establecer los puntos clave a cambiar, haciendo una comparativa entre como se deberían hacer las cosas y como se hacen realmente. Una vez detectados los puntos a cambiar, habrá que ser metódico y hacerlo poco a poco. Si se hacen todos a la vez, se suele caer en el agobio y se terminará dejándolo por imposible. No es cuestión de que en los dos primeros días, en plan radical haya que cambiar todo, para que llegue el tercero y se olvide todo, volviendo a los viejos hábitos. Claramente, una perdida de tiempo. El cambiar los hábitos en la gestión del tiempo requiere constancia para triunfar.

Por supuesto, se debe estar convencido de las ventajas para dedicarle esfuerzo a cambiar. Igualmente no habrá que hacer caso a los demás aunque el cambio les parezca una perdida de tiempo.

Por ejemplo, vamos a pensar que tras el análisis previo uno de vosotros ha detectado que tiene que cambiar:

- Organización y planificación diaria.
- Lectura y gestión del correo.
- Comunicación telefónica.
- Hacer ver a los demás la importancia de sus tareas.

Decidimos comenzar a poner en práctica lo aprendido sobre organización y planificación de tareas. Lo primero que hace esta persona nada más llegar es comenzar por lo primero que encuentran sus ojos, sin pararse a pensar si es necesario hacerlo en ese momento. Simplemente, es porque lo ve como que así ya se lo quita. ¡Nada de eso! A partir de ahora, lo primero que debéis hacer nada más encender vuestro ordenador es sacar vuestra agenda y establecer las tareas previstas para ese día por orden e importancia, marcando un plazo para cada cosa. Debéis comenzar a controlar si lo cumplís y en caso de que no lo hagáis (al principio es normal) hay que buscar los motivos que nos llevaron a no hacerlo para ponerles freno en el futuro. Debéis prestar especial atención en primer lugar a lo realmente importante y no a lo urgentísimo para otras personas. Más adelante, en tiempos libres o muertos que sobren hasta comenzar la siguiente tarea se podrá dedicar tiempo a sacar trabajo necesario como responder emails, hacer llamadas, etc. El proceso se tendrá que ir puliendo día a día.

La lectura y gestión del correo es necesaria y tenéis que hacerlo unas cuantas veces al día para chequear qué ha llegado. Por ejemplo, a primera hora de la mañana, a mitad de la misma, después de comer y a última hora de la jornada. Y el resto de la jornada no se debería mirar para poder avanzar en el resto. Hay quienes viven obsesionados con su correo, quizás porque, en muchas ocasiones, se abusa del mismo. Antes de enviar un correo, se debería uno formular estas preguntas: ¿Es realmente necesario? ¿Qué finalidad tiene el mismo? ¿Qué se quiere transmitir? Incluso, ¿Puede esperar la respuesta?

Otro tema importante es la comunicación telefónica, donde se pierde mucho tiempo de trabajo porque uno se “enrolla” más de la cuenta tratando de todo menos el tema para el que se ha llamado. Igualmente, hay que intentar contestar a ¿Cuál es el motivo de la llamada? ¿Puedo obtener la respuesta de otra forma? ¿Qué quiero decir? ¿Qué necesito obtener? El tiempo no sobra, así que siempre es aconsejable ser breve. En caso de que os llamen debéis de enfocar a las personas que están al otro lado del teléfono a ir hacia lo importante. Si el tema se alarga amablemente debéis de sugerir al otro interlocutor que cuando tenga claro lo que necesita os vuelva a llamar.

Luego esta la polémica por excelencia: hacer ver a los demás la importancia de la tarea que os solicitan. Todo el mundo, cuando necesita algo, es urgentísimo y luego van pasando los días sin acordarse de aquello que pidieron. Una cosa es que sea urgente para quien lo pidió y otra cosa es que tenga máxima prioridad. Así que debéis de concretar con la persona que os solicita algo, independientemente de que cargo ocupe ¿Para cuando se necesita realmente? También tendrá que quedar claro que lo que se solicita es realmente necesario.

Una vez cogida la marcha veréis como os sobra más tiempo; no siempre es cuestión de quedarse más tiempo sino de distribuirse adecuadamente el tiempo, llevando un orden de todas las cosas para que estén bajo control.

Si aun llevando a cabo todo lo aprendido en un curso de gestión del tiempo, no dais abasto, quizás el problema no esté en vosotros sino en la parte de la organización que os distribuye el trabajo y que determina los recursos necesarios en vuestro departamento. Estará quedando patente que tenéis asignadas más tareas de las que podéis gestionar. Así que habrá que reestructurar el departamento para evitar quemar a la gente.

La gestión del tiempo es clave para todos y para conseguir ponerlo en práctica, hay que concienciarse. De nada sirve poner el medio si luego no se ejecuta lo aprendido. Esto supone hacer perder el tiempo y el dinero de toda la empresa.

La cuestión es hacer de una vez por todas que la gestión del tiempo sea efectiva al 100% porque se hacen las cosas con cabeza.