ASPECTOS PREVIOS PLAN DE FORMACIÓN

Los aspectos previos de un plan de formación empresarial tienen que ser:

Pensar mas en los trabajadores, que en un futuro traerán la mejora de la empresa, gracias a estos planes que desde la perspectiva de empresa hay que verlos como una inversión.

Captar el interés de los destinatarios del plan y eso se consigue haciéndoles ver desde un principio la utilidad de lo que van a aprender y que se den cuenta que esa formación les va a dar la posibilidad de resolver situaciones presentes y futuras relacionadas con su entorno de trabajo.

Que haya más coordinación entre los diferentes niveles que hay dentro de la empresa.

Hacer que comprendan una serie de valores imprescindibles para alcanzar el éxito en sus diversas tareas, como puede ser el trabajo en equipo, la comunicación interna con sus compañeros de trabajo, etc.

CONSTITUCIÓN DE UN EQUIPO DE TRABAJO

A continuación detallo los distintos ámbitos desde los que se pueden aportar personas a los equipos de trabajo:

1.- Asignación permanente: esto sucede cuando hay un grupo de personas con unos conocimientos que les permiten realizar varios proyectos dentro del mismo tema. Generalmente, esta situación tiene reflejo en la estructura organizativa de la compañía.

2.- Asignación temporal: son personas que se incorporan de la misma unidad organizativa para la ejecución de ese proyecto pero que, al finalizar éste, continúan a disposición del Jefe del departamento o unidad.

3.- Reclutamiento de nuevas personas: esta situación se produce cuando el proyecto requiere más mano de obra de la disponible o con conocimientos no disponibles. Hay que tener en cuenta que, en función de la duración del proyecto, esta situación puede ser inviable, puesto que el tiempo requerido para seleccionar y contratar a una nueva persona puede ser muy alto.

4.- Transferencia de personas de otros departamentos: situación que se produce cuando hay personas “disponibles” en otras unidades de la organización. Estas personas suelen ser las que primero se le ofrecen al Director del Proyecto ante su petición de personal, pero puede constituir una “trampa” al no ser las más adecuadas. Lamentablemente, los responsables de departamento tienden a veces a considerar los empleados que trabajan bajo su mando (y que son recursos de la organización) como "sus" recursos, siendo remisos a desprenderse de determinada gente para aportarlos a un proyecto, cediendo a personal menos cualificado.

5.- Consultores o profesionales: son siempre personas externas a la organización que poseen conocimientos muy específicos de los que no se dispone internamente. En muchos casos, están ligados a las tecnologías que se van a utilizar en el proyecto.

6.- Personal Subcontratado: corresponden a las personas que van a ejecutar una determinada actividad que se externaliza. No las elige el Director del Proyecto ya que pertenecen a la empresa subcontratada. Un caso particular de esta situación es la de emplear “personal ajeno a la empresa” mediante una empresa de trabajo temporal que se asocia (como en el caso de la asignación temporal) al equipo de trabajo, aunque la organización ejecutora del proyecto puede intervenir en el proceso de selección.

En muchas ocasiones la constitución de un equipo de trabajo no se hace para un único proyecto, sino para una “línea de actividad” en la que a lo largo del tiempo se van a desarrollar diversos proyectos de esa unidad o departamento.

Es necesario formar a los componentes del equipo de trabajo en las técnicas necesarias para el proyecto, puesto que aunque la selección del equipo de trabajo intenta obtener personas con los conocimientos necesarios, nunca es posible cumplir totalmente este objetivo, debido a la posible existencia de conocimientos vinculados a los procesos o productos propios.


Es fundamental por lo tanto, tener en cuenta que los conocimientos que posea un equipo de trabajo, deben renovarse continuamente, aunque no sea necesario aplicarlos inmediatamente en el proyecto.

CAMBIO DE MENTALIDAD

Mucha gente se preguntara a que me refiero con ese título tan vago y generalista. Concretamente me referiré al tema tan polémico de las becas o convenios de prácticas que tienen la posibilidad de realizar las empresas con organismos universitarios para que estudiantes o titulados puedan adquirir su primera experiencia laboral durante un periodo mínimo de 3 meses hasta un máximo de 1 año.

Y voy a contar dos situaciones sobre el mismo tema. Hace 6 años aproximadamente cuando muchos amigos míos finalizaron la carrera, las prácticas eran en cierta manera, un mecanismo de abuso para muchas empresas, ya que ocupaban ciertos puestos reales de trabajo con becarios; valiesen o no, los tenían el máximo tiempo y una vez terminado el tiempo de prácticas, volvían a solicitar a otros becarios.

Pero eso sí, los estudiantes o licenciados que realizaban las prácticas aguantaban ese tipo de abusos empresariales por aprender, ya que estaban 8 horas, tenían que fichar, recibían una cantidad de dinero ridícula (a lo sumo 200 o 300 euros), no tenían días libres y debían justificar todo tipo de ausencias; eran las mismas condiciones que una relación laboral.

En la actualidad podemos decir de forma satisfactoria que ha cambiado. Ya que se ha regulado mucho más este tipo de relación, para evitar el abuso de algunos empresarios sin escrúpulos; pero por el lado de los estudiantes o licenciados que realizan las prácticas también se ha producido un cambio brutal, ya que el importe que reciben mensualmente es mucho más alto (de 450 a 800 euros), se han limitado en muchos casos las horas máximas (35 ó 40 a lo sumo a la semana), incluso el período que en muchos casos no pueden exceder de 3 ó 6 meses, y estoy totalmente de acuerdo, porque en este período se ve perfectamente si una persona es valida o no. En una duración superior, el becario ya no va a aprender sino que realiza simplemente un trabajo normal. Actualmente muchas empresas dan a los becarios días libres, sin tener obligación, porque no hay relación contractual.

Sin embargo las personas que realizan prácticas no valoran este tipo de mejoras y exigen desde el primer día todo tipo de derechos, olvidándose que también tienen obligaciones, y cierta culpa de esto lo tiene la Universidad, que durante la carrera, les llena la cabeza de falsas esperanzas.

Ni mucho menos estoy diciendo que haya que volver a la situación de hace años; pero si que las personas recién salidas de la carrera tienen que aprender a saber el esfuerzo que cuesta conseguir las cosas en esta vida y que para construir una buena carrera profesional hay que ir paso a paso, ya que la casa no se puede comenzar a construir por el tejado.

Y en este mundo empresarial cada día mas competitivo, a parte de tener una preparación académica, hay que tener una serie de valores y cualidades, que desgraciadamente se aprenden en el periplo profesional que a cada uno nos depare esta montaña rusa que es la vida laboral.

VALORES EMPRESARIALES

Todas las empresas es lógico que tengan unos valores principales a inculcar a sus miembros y que son los principales parámetros por los que se va a regir esta organización en su trayectoria en el sector a nivel tanto interno tanto como externo.

Pero tienen que ser unos valores que dignifiquen y engrandezcan a cada compañía empresarial y que sean un ejemplo a seguir por otras organizaciones.

La única pega de este aspecto a mi humilde parecer es que hay muchas multinacionales extranjeras que quieren inculcar sus valores en los diferentes países en los que se establecen, y con esto están abocadas al fracaso, por que se tienen que dar cuenta que se tienen que adaptar a la forma de trabajar de cada país, y a día de hoy esto no la hacen grandes multinacionales inglesas e irlandesas instaladas en ciudades españolas.
Pongo un ejemplo para que se pueda entender, ciertas compañías establecen como valores principales a seguir, ciertos aspectos generalistas, que hacen cumplirlos a sus trabajadores a raja tabla, como compañeros, comunidad, y esto no es lógico, por que estas compañías pueden seguir esos valores como estandarte de la compañía, quiero decir con esto, que estos valores como el valor comunidad, lo pueden engrandecer, haciendo una activa obra social, pero lo que no puede es subjetivizar este valor, haciendo que sean los trabajadores los que tengan que prestarse a realizar colaboraciones con diferentes asociaciones sin animo de lucro, lógicamente de forma voluntaria, hasta aquí totalmente de acuerdo, pero el problema viene cuando esto lo vinculan a la evaluación del desempeño, y a los trabajadores que han declinado hacer este tipo de actividades voluntarias, se lo contabilizan negativamente, o por otro lado lo valoran positivamente a los trabajadores que lo han realizado, ya que esto tiene que estar al margen de las evaluaciones del desempeño, por que este tipo de herramientas tiene que valorar aspectos objetivos y medibles del rendimiento laboral, que se marque a cada tipo de trabajadores, por que sino este tipo de compañías están quitándole validez, a este tipo de valores, tan importantes a día de hoy, y utilizando una doble moral, según les interese.

Esto simplemente es una reflexión con la que se puede estar de acuerdo o no, y por supuesto estoy abierto a oír todo tipo de opiniones al respecto, por que como en todos los temas profesionales, ninguna opinión es la correcta y ganadora.

BONUS EMPRESARIAL

Actualmente hay muchas formas de incentivar a los empleados con un variable que complemente el salario fijo mensual de los trabajadores, normalmente este tipo de formulas suelen ser anuales o semestrales, y raramente trimestrales.

Para poder establecer un sistema de estos en las empresas hay muchas formulas y sistemas que pueden utilizarse para establecer estas políticas en los diferentes tipos de empresas, pero lo que esta claro es que para que funcione, tienen que estar bien establecidos todos los criterios, y hacer una correcta comunicación a todos los miembros de la organización y por supuesto cumplir lo establecido.

Por que lo que nunca puede funcionar son esas formulas mixtas que establecen grandes mutinacionales que se implantan en España, es decir, aquellas que para premiar con ese extra a sus trabajadores, tienen en cuenta criterios objetivos (medibles) en un 50% y por otro lado tienen en cuentan para el otro 50% criterios subjetivos (comportamiento, valores de la empresa, relaciones con los compañeros, etc.), ya que estos criterios subjetivos son empleados para poder justificar la manipulación de estas técnicas por parte de los responsables de la empresa.

Luego es lógico que la empresa pueda establecer sus propias reglas internas para cubrirse las espaldas, me refiero, a clausulados propios como por ejemplo establecer para poder cobrar los trabajadores estos variables, periodos obligatorios de permanencia en la empresa, etc.

Tiene su razón, pero lo que no puede ser es tomar este tipo de medidas cuando no lo ha comunicado previamente al trabajador afectado al comienzo de su relación contractual con esa empresa.

Es la pescadilla que se muerde la cola, por que la legislación vigente (estatuto de los trabajadores) daba la razón hasta ahora a la parte mas fuerte (la empresa), pero desde este noviembre han cambiado las cosas ya que el Tribunal supremo español ha creado jurisprudencia adjunto los argumentos del tribunal:

"El fallo, emitido el pasado 23 de noviembre, afecta a una comercial de una empresa farmacéutica. En el plan de retribuciones de esta profesional figuraban unas cantidades salariales fijas y otras variables, ligadas estas últimas al volumen de ventas obtenido. Simultáneamente, la empresa, con el fin de fidelizar a sus ejecutivos y evitar fugas de sus profesionales a la competencia, exigía periodos de permanencia superiores a los 18 meses para que los trabajadores pudiesen percibir el 100 por ciento de los incentivos regulados en cada plan de bonus.La sentencia destaca ahora que "no puede servir de excusa, para eludir el pago, la alegación empresarial de que el abono está condicionado a la permanencia de un determinado periodo de prestación de servicios". El Supremo añade que, aunque el artículo 21.4 del Estatuto de los Trabajadores permite la exigencia de periodos de permanencia a los trabajadores cuando hayan, por ejemplo, "recibido una especialización profesional con cargo al empresario para poner en marcha proyectos determinados".Ese tipo de pactos de estancia en la empresa exigen siempre una serie de requisitos, entre los que destaca "su formalización por escrito" y "que se acredite que el cese de la demandante [la ejecutiva] haya causado algún tipo de perjuicio a la demandada [la empresa]", requisitos, ambos, "cuyo cumplimiento la jurisprudencia de la sala exige con rigor".

Esto es un tema muy trivial para ponerse rápidamente de una lado, yo como profesional de los recursos humanos, y viendo los dos lados, creo que mi reflexión es que cada caso es un mundo, y habría que analizar uno a uno, y unas veces tendrá razón la empresa y otros muchos los trabajadores, tiene que haber mayor regulación legal sobre este aspecto, para evitar el gran abuso que se produce a día de hoy.

LA EXPRESIÓN ORAL Y LA FACIAL.LOS SILENCIOS

Ya se ha comentado la importancia que en toda comunicación tienen no sólo los aspectos verbales sino también otros muchos que resultan ser no verbales.


Por lo que respecta a la expresión oral, un aspecto importante es la adaptación del lenguaje al de nuestro interlocutor. Utilizar un registro similar al del entrevistado ayuda a establecer una empatía mayor en la comunicación. La voz debe reflejar diferentes situaciones a través de la entonación, el volumen, las inflexiones, los silencios, etc. Por eso, los puntos principales que cualquier entrevistador debe tener presente respecto a la voz serían:


- mantener el volumen de la voz en un nivel de conversación

- esforzarse por utilizar toda la amplitud del registro vocal


Una voz demasiado fuerte puede resultar amenazante y cobrar un innecesario protagonismo. No hay que olvidar que el 80% ó el 90% de la conversación debe ser obra del entrevistado. Por tanto, él debe ser el "primer actor".


Una voz debe resultar, en consecuencia, variada. De igual forma, la expresión facial acompaña a la voz y debe estar en sintonía con ella. En principio, se puede hablar de sólo tres medios de comunicación en la situación de entrevista: las expresiones faciales, la voz y los gestos. El entrevistador debe ser una persona "facialmente sensible", que reacciona tanto de manera verbal como facial a los comentarios de su interlocutor.


Las expresiones faciales se pueden mejorar de la siguiente manera:


- elevando las cejas de vez en cuando

- sonriendo con más frecuencia


La elevación de las cejas debe acompañar la realización de preguntas importantes. Denota interés y muestra al entrevistador como un ser especialmente receptivo. La sonrisa ayuda también a distendir. En este sentido, añadir que el sentido del humor es una cualidad cada vez más apreciada en el arte de la comunicación.


La mejora de las expresiones faciales se puede entrenar frente al espejo o a través de medios audiovisuales.La experiencia ha demostrado que son pocas las personas que tienen que tienen que preocuparse por la exageración en el uso de las expresiones faciales. Más bien al contrario, la mayoría de nosotros tendemos a atenuarlas más que a exagerarlas.


Otro aspecto de la comunicación que cobra especial importancia en la entrevista es el uso de los silencios. Algunos de sus objetivos fundamentales son:


- estimular la expresión del entrevistado, forzándole a dirigir la atención sobre sí mismo y sobre su situación particular,


- obligar al entrevistado a completar la información más allá de lo que normalmente estaría dispuesto a ofrecer,


- permitir la reflexión sobre lo que se acaba de decir y dar la oportunidad para aclarar y matizar los conceptos,


- incrementar el sentimiento de comprensión y aceptación del entrevistado por parte del entrevistador, y


- facilitar la captación del mundo emocional del candidato a través del lenguaje no verbal manifestado (en el silencio habla el lenguaje corporal de la persona, que se expresa a niveles más espontáneos y menos racionales).

LAS PREGUNTAS

Lógicamente, la persona a la que se está entrevistando espera que se le realicen preguntas como forma de extraer información. Sin embargo hay muchos tipos de preguntas, las cuales causan diferente impresión en el interlocutor. Es importante que la entrevista resulte una conversación y no un interrogatorio. De ahí que mostremos algunos de los tipos de preguntas más útiles que pueden utilizarse.


En principio todas las preguntas se pueden agrupar en torno a dos grandes bloques: preguntas abiertas y preguntas cerradas. Las primeras son las que más especialmente interesa desarrollar en la entrevista ya que requieren una reflexión del candidato y le conducen hacia respuestas descriptivas. De alguna forma, se puede decir que permiten la expresión en función de las características personales. Por contra, las preguntas cerradas son aquellas que se contestan con un "sí" o con un "no".


Preguntas comparativas o de contraste

Son preguntas que indagan en los elementos de confrontación o parecido entre dos realidades interesantes por lo que a información útil se pueda extraer. Se emplean, por tanto, para que el entrevistado establezca comparaciones específicas entre dos situaciones. Es preferible que se comparen diferencias que similitudes, ya que las primeras proporcionan mucha más información.Ejemplo:


¿Qué diferencias encontró usted entre su vida como estudiante en el Instituto y luego en la Universidad?


Preguntas eco

Se trata de preguntas que consisten tan sólo en repetir -como el eco- una palabra, un fragmento de una frase o una frase completa del entrevistado. Se suele acompañar de una entonación interrogante al final y de un pequeño silencio al tiempo que se mira directamente a la persona.Ejemplo:


Entrevistado: Me gustó aquel puesto por la responsabilidad que tenía

Entrevistador: ¿Por la responsabilidad que tenía...?


Preguntas de menú


Son preguntas en las que se muestra al entrevistado la posibilidad de elegir entre una serie de alternativas. Se pretende que continúe hablando acerca de algún tema y se observa cierto bloqueo para continuar. Ejemplo:


Si se está preguntando acerca del interés que un puesto de trabajo concreto tiene para el entrevistado y éste no consigue centrar claramente el interés en algún aspecto concreto, el entrevistador puede recurrir a un tipo de pregunta como la siguiente:

- Existen probablemente muchos motivos por los que a una persona puede interesarle un puesto de trabajo concreto: como medio de ingresos económicos, por prestigio, por que encaja a la perfección con la experiencia aportada, por la seguridad que ofrece, por simple promoción... ¿Cuál de estas razones es la que mejor encajaría en su caso?


Pregunta directa recordatoria


Es relativamente habitual que el entrevistado olvide responder a alguno de loas aspectos que se incluían en la pregunta. Por tanto, el entrevistador debe recordarle de manera simple y directa la cuestión olvidada. Es importante que siempre se plantee como pregunta abierta, que invite a una descripción de la situación.


Pregunta en dos etapas


En ocasiones se puede necesitar más de una pregunta para extraer la información necesaria relativa a algún hito importante en la vida de una persona. Si se plantea el proceso a través de dos preguntas, éstas deberían realizarse de la siguiente manera:


- la primera debe ser de naturaleza más general y pretende identificar un interés específico por alguna cuestión, y


- la segunda debe resultar mucho más específica e intentar alcanzar un mayor nivel de profundidad, con el que se pretende explorar la base del interés mostrado.


Esta técnica se debe emplear con cautela y sin abusar de ella. No s puede acceder al conocimiento de todos los porqués que están detrás de las elecciones del entrevistado. Lo importante es ahondar en aquellos hitos relevantes de la experiencia del entrevistado.


Pregunta de doble filo

Este tipo de pregunta pretende llevar al entrevistado a una situación en la que le resulte fácil admitir sus carencias y se le pueda ayudar a conseguir una mejor visión de sí mismo. Se dice que las preguntas tienen doble filo en la medida en que permiten al entrevistado elegir entre dos posibles respuestas. Normalmente la primera alternativa tiene una forma que la hace de difícil aceptación a no ser que el entrevistado posea esa característica de forma inequívoca. Mientras, la segunda alternativa plantea una fórmula que facilita su aceptación. Ejemplo:


Supongamos que el entrevistador posee ciertos indicios de que su interlocutor es una persona de carácter blando y poco agresivo. Para obtener la información definitiva podría utilizar una pregunta de este tipo:

- ¿Considera usted, entonces, que era todo lo firme que desearía con sus subordinados o era éste un aspecto en el cual podría haber mejorado algo?


Carácter conciliador de las preguntas

Las frases introductorias bien formuladas ayudan a eliminar el aspecto amenazante que pudieran tener las preguntas directas. Estas frases consiguen que el entrevistado perciba la pregunta de manera menos investigadora y, por tanto, más digerible. Ejemplos de este tipo de frases:


- es posible que...

- diría usted que...

- qué impulsó su decisión de...

- cómo fue que...

- a qué atribuye el que...


Otro recurso para eliminar aspereza en las preguntas es introducir el concepto de grado. Es decir, se trata de dar a entender que cierta situación que se ha considerado como desfavorable sólo lo ha sido en cierto grado (y no absolutamente negativa). Ejemplos son: podría, quizá, tal vez, en cierto grado, casi, algún tanto, bastante, un poco, no tanto.


Ejemplos de suavización de preguntas:


Preguntas demasiado directas Preguntas más apropiadas


¿Por qué tuvo problemas con su jefe? ¿A qué atribuye las pequeñas dificultades que experimentó con su supervisor?


¿Cuánto dinero tiene? ¿Ha tenido oportunidad de ir consolidando su situación financiera?


¿Por qué dejo ese empleo? ¿Cómo fue que llegó a dejar el empleo?


¿Su padre era poco tolerante? ¿Es posible que su padre hay sido un poco obstinado en su modo de ser?


¿Le falta confianza en sí mismo? ¿Diría usted que podría adquirir un poco más de confianza en sí mismo?


¿Fue un niño malcriado? ¿Diría usted que lo criaron bastante estrictamente o no tanto?


¿Por qué cambió su trabajo en la empresa ¿Qué impulsó su decisión de cambiar la ingeniería por la actividad docente?


Lo mas recomendable es usar una mezcla de todas en función del puesto de trabajo para el que estemos seleccionando y también en función de como vaya evolucionando la entrevista.

REFORMULACIONES

Las reformulaciones: el refuerzo


Durante la entrevista se producen situaciones que hacen peligrar el correcto desarrollo de la misma y que exigen por parte del entrevistador un esfuerzo de reconducción. Esta función se desarrolla a través de las reformulaciones.


La reformulación cumple tres objetivos principales:


- síntesis: permite repasar lo fundamental de la conversación o de una parte de ella, aportando los datos principales y permitiendo la revisión de algún aspecto que sea necesario aclarar o que haya sido incorrectamente percibido


- control: permite mantener la conversación dentro de los límites relativos adecuados, con lo que el entrevistador se asegura la utilización eficaz del tiempo que está dedicando a la entrevista


- estimulación: permite reforzar al entrevistado mostrándole lo que hasta determinado punto ha aportado y, por tanto, le anima a continuar porporcionando información


En cierta medida, la reformulación actúa como espejo que refleja con dirección al emisor los contenidos de la información que ha transmitido. Debe intentar resumir lo principal de lo dicho, sin extenderse en aspectos aleatorios o intrascendentes. Puede comenzar con expresiones como las siguientes:


- "si he comprendido bien lo que usted ha dicho..."

- "entonces lo que ha tratado de decir es..."

- "es decir, si le entiendo bien, lo que ha querido decir es...", etc.


Se puede hablar de diferentes tipos de reformulaciones:


- reformulación de una intervención larga, con el objeto de remarcar los aspectos principales


- reformulación de un bloque de contenidos, con el objeto de repasar los principales hitos en el bloque considerado


- reformulación aclaratoria, con el objeto de aclarar algún aspecto confuso de la información presentada


Es imprescindible cerciorarse de la fiabilidad de la reformulación. Se debe solicitar el asentimiento formal a la reformulación.

ESCUCHA ACTIVA

La escucha activa

No es casualidad que la primera de las técnicas que se cita para la realización de entrevistas sea la de la escucha activa. Se trata, quizá, de la herramienta más importante y útil de que se dispone.


Para ser capaz de comprender y asimilar la información que el entrevistado va proporcionando es imprescindible adoptar una conducta de escucha activa. Al adjetivar la escucha como activa se pone de manifiesto su papel anticipatorio, capaz de modificar comportamientos para guiarlos por el camino correcto. Escuchar activamente supone prestar atención a todo lo que dice el entrevistado, animarle a ampliar su información asintiendo frecuentemente con la cabeza y realizando breves comentarios de refuerzo.


Por tanto, escuchar activa y eficazmente significa:


- demostrar en todo momento interés real por lo que el entrevistado esté manifestando


- adoptar una actitud de comprensión, en la que tenga tanta importancia el comportamiento verbal como el no verbal


- interrumpir lo menos posible al entrevistado, permitiéndole expresar al completo sus pensamientos


- evitar la emisión por parte del entrevistador de opiniones personales comprometidos (tan sólo en el nivel de pequeños refuerzos)


- no realizar juicios de valor que signifiquen aprobación o desaprobación de lo que el entrevistado manifieste


- no entrar en ninguna discusión ni criticarle abiertamente


- no dar más información que la que sea preciso


- responder cortésmente a las preguntas que realice el entrevistado, procurando no extenderse demasiado (él es el protagonista)


- centrar con educación y cierto tacto la conversación cuando ésta haya devenido hacia temas que no aportan información cara al objetivo que se pretende


- prestar atención tanto a su expresión verbal como a la no verbal


- resumir brevemente, de vez en cuando, lo expuesto hasta ese momento por el entrevistado, reformular.